KonzepteRegeln für eine erfolgreiche Umsetzung

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Konzeptarbeit scheitert oft wegen unklarer Ziele und mangelnder Kommunikation. Fünf Regeln können helfen, dies zu verhindern.
erschienen: 08.12.2015
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Der Begriff Konzept ist in aller Munde und verbreitet sich rasant. Überall und quer durch alle Funktionen werden permanent verschiedenste Konzepte entwickelt. Denn Konzepte braucht man dort, wo Neues entstehen oder Bestehendes überarbeitet werden soll. Bis zu 40 Prozent der Arbeit bei qualifizierten Kräften beinhaltet mittlerweile die konzeptionelle Erarbeitung von Themen, Produkten oder Prozessen. Tendenz steigend.

Viele Konzepte scheitern an mangelnder Kommunikation

Bei einer solchen massiven Investition an Zeit und Geld muss es doch eigentlich brauchbare Ergebnisse geben. Tatsächlich ist häufig das Gegenteil der Fall. Wie oft werden mit Schwung und großen Worten Themen angeschoben, konzeptionelle Ausarbeitungen in Auftrag gegeben und pilotiert, um dann zu versanden.

Die größten Hürden dabei sind unklare Ziele und mangelnde Kommunikation mit dem Auftraggeber und den Stakeholdern. Dies betrifft zum einen die direkte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, zum anderen die Kommunikation in das Unternehmen hinein. Diese Abstimmungsthemen, die vergleichbar einfach zu bewältigen sind, sind noch gravierender als die Themen „mangelnde Ressourcen“ und „zu hohe Anforderungen“.

Die gute Nachricht: Diese Faktoren sind sowohl von Seiten des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers steuerbar. Mit einem geschärften Bewusstsein für die Prozesse und Stolpersteine und etwas Handwerkszeug lassen sich diese Misserfolgsfaktoren in Erfolgsfaktoren für Konzepte und Projekte umwandeln. So vielfältig Konzepte auch sein mögen: Gute Konzepte, die Aussicht auf eine erfolgreiche Umsetzung haben, folgen den fünf Kriterien des „Zebra-Prinzips“. Gelungene Konzepte sind danach:

  • Zielorientiert
  • Empfängerorientiert
  • Beherzt auf den Punkt gebracht
  • Realistisch geplant
  • Auslöser für Aktivitäten

Gelungene Konzepte sind zielorientiert

In gelungenen Konzepten sind die Ziele präzise herausgearbeitet. Sie bilden die Grundlage der konzeptionellen Arbeit und stellen den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel dar. Es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten zu Beginn der Arbeit ein gemeinsames Zielverständnis haben. Damit ist die wichtigste Hürde zum Erfolg bereits fest im Griff.

Des Weiteren muss für Abstimmungstermine gesorgt werden, um die Zielerreichung zu überprüfen und auch bei Änderungen der Ziele, der Rahmenbedingungen und sonstigen Wäg- oder Unwägbarkeiten weiterhin zielorientiert vorgehen zu können. Denn: Nicht immer ist die Zielgerade eine Gerade.

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Gelungene Konzepte sind empfängerorientiert

Selbst die treffsichere Herausarbeitung des Ziels und die systematische Erarbeitung der Inhalte sind keine Garantien für ein erfolgreiches Konzept. Der zweithäufigste Grund für das Scheitern liegt – wie bereits festgestellt – in der mangelnden Kommunikation. Das betrifft zum einen die Notwendigkeit, überhaupt und regelmäßig mit den Auftraggebern, Stakeholdern und später ebenso mit denjenigen zu kommunizieren, die das Thema umsetzen werden. Zum anderen betrifft es die Art der Kommunikation. Wichtig ist also, dafür zu sorgen, dass die Ideen nachvollzogen und verstanden werden können.

Ein Problem ist auch, dass die meisten Konzepte aus der Sicht und Erfahrungswelt des Autors geschrieben sind und hartnäckig in dieser Welt bleiben. Kommt der Empfänger nun aus anderen Fachbereichen, etwa aus der IT, oder aus einer anderen Branche und findet keine Übersetzungsarbeit statt, dann kann er die Konzepte oft schwer oder kaum nachvollziehen. Gute Konzepte hingegen sind von Experten geschrieben, beinhalten Expertise des jeweiligen Fachgebiets, liefern aber eine empfängerorientierte Aufbereitung. Gelungene Konzepte sind für Fachfremde insofern nachvollziehbar, als das Ziel, der Nutzen und die geplante Vorgehensweise empfängerorientiert formuliert und strukturiert werden.

Gelungene Konzepte sind beherzt auf den Punkt gebracht

Häufig sind Konzepte zu umfangreich gehalten, sprachlich umständlich formuliert und nicht schlüssig aufgebaut. Die meisten Rezipienten – und ganz besonders Entscheider – haben jedoch wenig Zeit und wollen ohne Umwege erfahren, worum es geht. Leseverhaltensforscher haben herausgefunden, dass innerhalb der ersten drei Sekunden entschieden wird, ob ein Text interessant erscheint.

Das Konzept sollte also lieber in Sprache und Struktur beherzt auf den Punkt gebracht werden. Einfache und verständliche Formulierungen und ein transparenter roter Faden helfen dem Leser. Kernbotschaften fokussieren sowohl den Schreiber als auch den Leser beziehungsweise Zuhörer.

Gelungene Konzepte sind realistisch geplant

In der Konzeptarbeit müssen zwei Arbeitsprozesse geplant werden: die Konzepterstellung selbst und die Lösungen und Aktivitäten, die in dem Konzept vorgeschlagen werden. Zunächst sollte der Arbeitsprozess der Konzepterstellung geplant werden. Dies braucht Zeit und passiert oft neben dem normalen Arbeitspensum. Beinhaltet das Konzept Vorschläge für Lösungen und Aktivitäten, sollten diese in einem realistischen und anschaulichen Zeitplan dargestellt werden. Erst dann kann der Leser nachvollziehen, wie und mit welchem Aufwand die Lösungsvorschläge umgesetzt werden können.

Gelungene Konzepte sind Auslöser für Aktivitäten

Gelungene Konzepte bieten intelligente, wirtschaftliche und pragmatische Ideen für Probleme und Ziele. Sie zeigen Lösungen auf, beschreiben eine klare Strategie und kommen je nach Detaillierungsgrad auch zu konkreten Empfehlungen für Aktivitäten, wie das Ziel erreicht werden kann. Gelungene Konzepte wollen klar zeigen, was zu tun ist und fordern zu konkreten Aktivitäten auf. Konzepte, die Aussicht auf eine erfolgreiche Umsetzung haben, bieten dem Leser somit Antworten auf seine wichtigsten Fragen:

  • Wozu soll ich das jetzt lesen?
  • Was soll ich dann tun?

Dieser Brückenschlag liefert den entscheidenden Impuls, um den Stein ins Rollen zu bringen.

Fazit

Konzeptarbeit kann gute Ergebnisse bringen und Spaß machen. Die Misserfolgsfaktoren der Konzeptentwicklung sind vorhersehbar und steuerbar. Mit einem geschärften Bewusstsein für die Prozesse und Stolpersteine und etwas Handwerkszeug lassen sich diese Misserfolgsfaktoren elegant in Erfolgsfaktoren umwandeln und souverän managen.

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Über die Autorin
Katja Ischebeck

Katja Ischebeck ist Beraterin, Trainerin, Buchautorin und Coach mit langjähriger internationaler Erfahrung im Personalmanagement in unterschiedlichen Branchen. Seit 2004 leitet sie Ischebeck Consulting und bietet mit einem Netzwerk an Experten Trainings und Coachings an.

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