KonzeptentwicklungDen Auftrag für ein Konzept klären

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Wenn Sie ein Konzept erarbeiten sollen, geht es zuerst um die Auftragsklärung. Vier Dinge sind dafür wichtig.
erschienen: 30.11.2016
Schlagwörter: Konzeptentwicklung
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Wichtige Konzepte, ob mit der Chefin oder anderen Auftraggebern, werden oft zwischen Tür und Angel besprochen. Zum Beispiel sagt die Chefin:

„Wir müssten mal xy tun. Erstellen Sie dafür bitte ein Konzept!“

Als Mitarbeiter stehen Sie dann da und wissen nicht so richtig, worum es eigentlich geht. Deshalb sollten Sie bei jedem Auftrag für ein neues Konzept folgende Dinge tun:

Besprechungstermin zur Auftragsklärung geben lassen

Fordern Sie von Ihrem Auftraggeber ein, dass er sich für die Klärung des Konzeptauftrags Zeit nimmt. Manchmal reichen dafür ein paar ungestörte Minuten. Bieten Sie an, zu ihm zu kommen, um die Ziele, den Auftrag und die Rahmenbedingungen zu klären.

Fragen stellen

Stellen Sie Ihrem Auftraggeber beim Gespräch über die Auftragsklärung Fragen wie:

  • Worum geht es?
  • Was soll getan werden?

  • Was soll erreicht werden?

  • Worauf gilt es zu achten?

Am besten ist, Sie überlegen sich schon vor dem Gespräch wichtige Fragen, damit Sie sich ein Bild machen können. Dann gehen Sie diese mit Ihrem Auftraggeber systematisch durch. Wenn dieser keine klaren Antworten geben kann, dann stellen Sie zumindest diese Frage:

„Sind Sie damit einverstanden, dass ich mir Gedanken zur Vorgehensweise und zur Lösung mache und wir das am … besprechen?“

Wichtiges schriftlich festhalten

Zeigen Sie bei einem solchen ersten Gespräch, dass Sie professionell arbeiten. Hören Sie aufmerksam zu und stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Auftraggeber richtig verstehen. Bleiben Sie beim Thema und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail. Finden Sie heraus, welche Ziele und welche Rahmenbedingungen wichtig sind. Klären Sie, wann das Konzept vorliegen soll, wann Sie den Zwischenstand präsentieren oder wann Sie vom Fortschritt berichten sollen. Schreiben Sie vor allem so viel wie möglich mit.

Gesagtes zusammenfassen

Fassen Sie am Ende das Gespräch noch einmal zusammen und fragen Sie:

„Habe ich das so richtig verstanden?“

Sagen Sie, was Sie als nächstes tun werden. Oft ist es hilfreich, den Auftrag aufzuschreiben und diese Auftragsbeschreibung Ihrem Auftraggeber vorzulegen. Verbinden Sie damit die Frage:

„Habe ich Ihren Konzeptauftrag richtig verstanden und zusammengefasst?“

Darauf können Sie sich dann bei der Ausarbeitung des Konzepts beziehen.

Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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