KündigungKündigungsschreiben rechtssicher formulieren und zustellen

© KonstantinosKokkinis - Fotolia.com
Will ein Arbeitgeber Mitarbeitern kündigen, muss er wissen, wie er das Kündigungsschreiben formuliert. Auch das Wissen über die Zustellung und den Zugang der Kündigung beim Mitarbeiter ist wichtig.
erschienen: 24.07.2014

Kündigung schriftlich erklären

Jede Kündigung muss schriftlich erfolgen und vom Aussteller eigenhändig mit Namen unterzeichnet werden. Dabei genügt ein Schriftzug, der die Identität des Ausstellers ausreichend kennzeichnet. Ein Namenskürzel hingegen genügt nicht.

Eine Kündigung per Telefax sowie die Übergabe einer Kopie des Kündigungsschreibens reichen nicht aus. Dasselbe gilt für eine E-Mail oder SMS sowie die Verwendung einer lediglich eingescannten Unterschrift. Auch die schriftliche „Bestätigung“ einer vorher mündlich ausgesprochenen Kündigung wahrt die Schriftform nicht. Die Kündigung kann grundsätzlich zu jeder Zeit an jedem Ort formwirksam erklärt werden.

Kündigung in bestimmten Fällen begründen

Eine schriftliche Begründung der Kündigung ist im Grundsatz nicht erforderlich. Ein Begründungszwang kann sich aber aus einzelnen gesetzlichen Bestimmungen ergeben. Beispiele: Kündigung einer Frau während der Schwangerschaft und Kündigung von Auszubildenden. Verstößt der Arbeitgeber gegen einen gesetzlich oder tarifvertraglich vorgeschriebenen Begründungszwang, ist die Kündigung nichtig.

Kündigungserklärungen müssen klar und eindeutig formuliert sein, damit sie das Arbeitsverhältnis auflösen. Unklarheiten gehen zu Lasten des Kündigenden. Dabei braucht das Wort „Kündigung“ nicht aufzutauchen. Es muss sich aber zumindest aus dem Gesamtzusammenhang zweifelsfrei ergeben, dass eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses gewollt ist.

Kündigungszeitpunkt nennen

Aus einer Kündigung muss sich auch ableiten lassen, wann das Beschäftigungsverhältnis aufgelöst werden soll – fristlos oder fristgerecht. Ein Schreiben mit dem Inhalt „Hiermit kündigen wir das Arbeitsverhältnis“ lässt offen, ob eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung gewollt ist.

Aus der Kündigung muss hervorgehen, zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis beendet sein soll. Dabei müssen keine Daten genannt werden. Es genügt, wenn sich aus der Kündigungserklärung der letzte Tag des Beschäftigungsverhältnisses für den Betroffenen ermitteln lässt. Beispiel: „ ... zum nächst möglichen Zeitpunkt“.

Tipp: Formulierung einer Kündigung

„Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich unter Einhaltung der gesetzlichen beziehungsweise tarif- oder einzelvertraglichen Kündigungsfrist zum ..., hilfsweise zum nächsten zulässigen Termin“.

Wer darf kündigen?

Zur Kündigung sind – je nach Gesellschaftsform – die jeweils zuständigen Organe des Unternehmens berechtigt. Kündigt der Arbeitgeber persönlich, handelt es sich bei der AG um den Vorstand, bei der GmbH um den Geschäftsführer, bei der OHG um den Gesellschafter, bei der KG um den Komplementär und bei einer GbR um alle Gesellschafter.

Wer darf die Kündigung stellvertretend aussprechen?

Lässt sich der Arbeitgeber im Kündigungsschreiben vertreten, können dies der Personalleiter, der Prokurist oder der General- oder Handlungsbevollmächtigte des Unternehmens sein. Der Personalleiter gilt per se als kündigungsberechtigt. Die Vorlage einer Vollmacht beim Ausspruch der Kündigung ist in diesen Fällen nicht notwendig.

Die Kündigung durch einen Vertreter ohne Vertretungsmacht ist jedoch unwirksam. Legt der Vertreter, der die Kündigung unterzeichnet, mit dem Schreiben keine schriftliche Vollmacht vor und weist der Gekündigte die Kündigung deshalb unverzüglich zurück, ist sie unwirksam.

Wann darf die Kündigung nicht zurückgewiesen werden?

Beruht die Vertretungsmacht auf einer gesetzlichen Grundlage oder handelt es sich um eine organschaftliche Vertretung – zum Beispiel Geschäftsführer einer GmbH – ist eine Zurückweisung der Kündigung nicht möglich. Wird die Kündigung von einem Prokuristen ausgesprochen, dessen Prokura im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht wurde, kann die Kündigung wegen einer fehlenden Vollmacht ebenfalls nicht zurückgewiesen werden.

Der Gekündigte darf innerhalb eines angemessenen Zeitraums überlegen, ob er die Kündigung zurückweist. Angemessen heißt: Er sollte nicht länger als eine Woche überlegen.

Beteiligung des Betriebsrats

Vor dem Ausspruch einer Kündigung muss immer der Betriebsrat angehört und ihm müssen auch die Kündigungsgründe mitgeteilt werden. Dies gilt für alle Arten der Kündigung, also ordentliche und außerordentliche Kündigung, Beendigungs- und Änderungskündigung sowie eine Kündigung während der Probezeit beziehungsweise Wartezeit im Sinne des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG).

Bei ordentlichen Kündigungen hat der Betriebsrat sieben Tage Zeit, um sich zur beabsichtigten Kündigung zu äußern, bei einer außerordentlichen Kündigung drei Tage. Vor Ablauf der Anhörungsfrist kann die Kündigung nicht ausgesprochen werden.

Zugang der Kündigung

Entscheidend für die Berechnung und den Beginn der Kündigungsfrist ist der Zeitpunkt, an dem eine Kündigung zugeht. Wichtig: Die Kündigungserklärung geht zu, wenn derjenige, an den sie gerichtet ist, bei gewöhnlichen Verhältnissen von ihr Kenntnis nehmen kann. Die Darlegungs- und Beweislast für den Kündigungszugang trägt der Kündigende.

Wird eine Kündigung persönlich überreicht, genügt die Aushändigung und Übergabe des Schriftstücks. Unter Abwesenden ist die Kündigung zugegangen, wenn sie so „in den Machtbereich des Empfängers“ gelangt, dass dieser unter gewöhnlichen Umständen vom Inhalt der Kündigung Kenntnis nehmen kann.

Problem der Kündigung per Einwurf-Einschreiben

Kündigungen sollten weder per Einwurf-Einschreiben, noch per Übergabe-Einschreiben oder Einschreiben mit Rückschein zugestellt werden. Die Gründe: Das Einwurf-Einschreiben wird unter genauer Datums- und Zeitangabe durch den Zusteller in die vorgesehene Empfangseinrichtung gelegt. Dies stellt aber, wenn überhaupt, nur ein Anscheinsbeweis der Zustellung dar.

Problem der Kündigung per Übergabe-Einschreiben

Beim Übergabe-Einschreiben wird das Schreiben gegen Unterschrift an den Empfänger übergeben. Ist dieser aber nicht anzutreffen, wird ein Benachrichtigungsschein hinterlegt. In diesem Fall erfolgt der Zugang erst bei Abholung bei der Post. Bei beiden Zustellarten kann somit der Inhalt des Schreibens nicht sicher als zugegangen bewiesen werden.

Problem der Kündigung per Einschreiben mit Rückschein

Beim Einschreiben mit Rückschein bestätigt der Empfänger auf dem Rückschein den Erhalt des Schreibens. Auch bei dieser Variante kommt ein Benachrichtigungsschein zum Einsatz, sollte der Empfänger nicht angetroffen werden. Der Zugang erfolgt erst, wenn das Schreiben abgeholt und er Empfang auf dem Rückschein bestätigt wird. Zwar lässt sich beim Einschreiben mit Rückschein ein Zugang vermuten, doch auch hier kann kein sicherer Beweis erbracht werden, dass der Inhalt des Schreibens zugegangen ist.

Kündigung persönlich übergeben

Arbeitgeber sind auf der sicheren Seite, wenn sie die Kündigung am Arbeitsplatz persönlich gegen eine schriftliche Empfangsbestätigung auf einer Kopie des unterschriebenen Originals übergeben. Ist dies nicht möglich, sollte ein Bote beauftragt werden. Bei einer zeitkritischen Zustellung empfiehlt sich die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers.

Der Einwurf in einen Hausbriefkasten bewirkt den Zugang der Kündigung, sobald mit der nächsten Entnahme der Post gerechnet werden kann. Ein nach der üblichen Postzustellzeit eingeworfenes Kündigungsschreiben geht daher im Zweifel erst am nächsten Tag zu, falls mit einer Leerung am selben Tag nicht mehr gerechnet werden kann.

Wird die Kündigung einem sogenannten Empfangsboten ausgehändigt, gilt sie dem wahren Adressaten zu diesem Zeitpunkt als zugegangen. Empfangsboten können Vermieter, Hausangestellte und im Haushalt lebende Familienangehörige oder Lebensgefährten sein.

Zugang der Kündigung bei Abwesenheit

Die Abwesenheit des Arbeitnehmers wegen Urlaubs stellt kein Kündigungshindernis dar. Ein an seine Anschrift gerichtetes Kündigungsschreiben geht deshalb auch dann zu, wenn es dem Arbeitnehmer wegen seines Urlaubs nicht möglich ist, den Inhalt des Schreibens zur Kenntnis zu nehmen. Dies gilt auch dann, wenn dem Arbeitgeber sowohl der Urlaub als auch die Urlaubsanschrift bekannt waren.

Dem Arbeitnehmer, der aufgrund des wirksamen Zugangs der Kündigung die dreiwöchige Klagefrist versäumt, kann jedoch regelmäßig nachträglich klagen. Wenn der Empfänger der Kündigung nicht in der Lage ist, die Erklärung zu verstehen – etwa im Fall von Analphabetismus oder der deutschen Sprache nicht mächtigen Ausländern – gilt die Kündigung erst nach einer angemessenen Zeitspanne, die zur Übersetzung benötigt wird, als zugegangen.

Schließlich gilt: Arbeitnehmer, die den Empfang der Kündigung grundlos verweigern oder den Zugang der Kündigung in anderer Art und Weise arglistig vereiteln, müssen sich so behandeln lassen, als sei die Kündigungserklärung zugegangen.

[Redaktion in Zusammenarbeit mit W&W Publishers, Hanau] 

(keine Bewertung)  Artikel bewerten
Über den Autor
Hendrik Bourguignon

Hendrik Bourguignon ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er ist Partner in der auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei ebl factum rechtsanwälte. Hendrik Bourguignon vertritt und berät Führungskräfte und Unternehmen in allen Fragen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts. Daneben ist er ausgebildeter Wirtschaftsmediator (IHK) und Mitgründer der Frankfurter Mediationszentrale, einem Netzwerk von Wirtschaftsmediatoren im Rhein-Main Gebiet.

Anschriftebl factum rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB
Eschersheimer Landstraße 6
60322 Frankfurt am Main
Telefon+49 69 74749120
E-Mailh.bourguignon@factum-legal.com
Internetwww.factum-legal.com

Weitere Artikel des Autors