KündigungSo führen Sie Trennungsgespräche

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Wer als Vorgesetzter Trennungsgespräche führen muss, sollte die Entscheidung klar und deutlich vertreten sowie auch nach dem Gespräch noch als Ansprechpartner fungieren.
erschienen: 10.03.2015
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Ein professionelles Trennungsgespräch besteht aus zwei Elementen:

  • Klarheit in Entscheidung und Botschaft sowie vorbereitender Organisation
  • Wertschätzung gegenüber der Person und ihren bisherigen Leistungen

In der Praxis jedoch werden Führungskräfte oft nur bezüglich Klarheit sensibilisiert und auch qualifiziert. Weitaus seltener findet die erforderliche Wertschätzung Eingang in die Vorbereitung. Völlig unterbelichtet ist meist auch die Frage nach dem Leistungserhalt. Trotz massiver Einschnitte wird von den Führungskräften die fortwährende Konzentration auf Kunden und Produkte erwartet.

Im Folgenden wird beleuchtet, wie Unternehmen und Führungskräfte Trennungsgespräche bestmöglich gestalten können. Dabei werden jeweils drei Phasen berücksichtigt: Vor dem Gespräch, während des Gesprächs und nach dem Gespräch.

Sich über die Kernbotschaft klar werden

Klarheit bedeutet die Klarheit von Entscheidungen („Das werden wir machen“) und der Botschaft („So wollen wir es machen“ beziehungsweise „so ist es“). Bei Umstrukturierungen oder einer Re-Organisation mit Personalabbau ist das eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, denn unterschiedliche Führungskräfte mit verschiedenen Verantwortungsbereichen müssen die gleiche Botschaft transportieren. Daher gilt es, vor den anstehenden Gesprächen die Kernbotschaften zu entwickeln und mit allen Verantwortlichen abzustimmen. Jeder Einzelne, der Gespräche führt, muss die gleiche Botschaft transportieren.

Hilfreich ist zudem, neben den Kernbotschaften auch die zeitliche Abfolge abzustimmen. Wer kommuniziert wann? Welche Botschaften kommen von der Geschäftsführung, welche von den Führungskräften? Sollten mehrere Parteien in die Gesprächen involviert sein, also zum Beispiel disziplinarische Führungskraft oder Teamleiter ohne Personalverantwortung, müssen die Rollen gut abgestimmt sein und völlige Klarheit in Bezug auf Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen der Gespräche vorherrschen.

Finden Trennungsgespräche unter dem Eindruck eines Interessenausgleichs beziehungsweise Sozialplans statt, müssen im Vorfeld des Gesprächstermins die wesentlichen Parameter für den betroffenen Mitarbeiter geklärt werden. Im besten Falle liegt ein verbindliches Angebotspaket vor, welches der Mitarbeiter im Nachgang zum Gespräch bearbeiten kann.

Entscheidung unmissverständlich aussprechen

Während des Gesprächs muss – nach einer kurzen Begrüßung – die Entscheidung klar und unmissverständlich ausgesprochen werden. Möglicherweise ist es erforderlich, die Entscheidung für eine Trennungsabsicht mehrmals zu wiederholen, da der Gesprächspartner wie unter Schock steht und gar nicht richtig zuhören kann. Wichtig sind in diesem Zusammenhang persönliche Botschaften mit aktiven Formulierungen, um die Verantwortungsübernahme zu verdeutlichen. Beispiele: „Ich werde ...“ oder „wir werden ...“ beziehungsweise „wir wollen ...“. Nicht hilfreich sind Entschuldigungen oder abstrakte Ausflüchte nach dem Motto: „Es ließ sich nicht vermeiden, dass ...“ oder „die schwierige Situation macht es erforderlich, dass ...“.

Zum Abschluss beziehungsweise im Nachgang des Gesprächs sollten konkrete nächste Schritte vereinbart werden. Zumindest jedoch ein zweites Gespräch, in dem gegebenenfalls detaillierter über die Entscheidungsgründe und das Verhandlungsangebot gesprochen wird. Wichtig im gesamten Gesprächsprozess ist die Konstanz der Kernbotschaften, damit die Glaubwürdigkeit des Unternehmens beziehungsweise der Führungskraft nicht leiden.

Respekt durch Wertschätzung entgegenbringen

Wertschätzung ist eine unbedingte Haltung gegenüber einer anderen Person – und zwar unabhängig von Taten oder Leistungen. Im Rahmen von Trennungsgesprächen spielt deshalb die Haltung eine bedeutende Rolle, da es sich um eine Extremsituation handelt. Dies führt dazu, dass die Rollen in den Hintergrund rücken und die Begegnung zweier Menschen in den Vordergrund. Somit ergibt sich ein scheinbarer Widerspruch: Wertschätzung im Anbetracht von Arbeitsplatzverlust und unsicherer Zukunft. Aber gerade deshalb ist Wertschätzung wichtig, weil sie das Wesentlichste ist, was die Führungskraft ihrem Mitarbeiter an Respekt entgegenbringen kann.

Vor dem Gespräch zeigt sich Wertschätzung etwa an einer persönlichen, zeitnahen Einladung. Des Weiteren sollte dem Betroffenen eine angemessene Gesprächszeit eingeräumt werden. Zu sind 45 bis 60 Minuten. Zwar endet das erste Gespräch in der Regel nach rund 30 Minuten, erlaubt bei diesem Zeitrahmen aber anschließend eine Verarbeitung und Würdigung des Erlebten, ohne gleich gehetzt in den nächsten Termin zu eilen.

Auch nach der Trennung noch Ansprechpartner sein

Um dem Gesprächspartner die uneingeschränkte Aufmerksamkeit zu Teil werden zu lassen, sollte das Trennungsgespräch störungsfrei ablaufen. Small Talk als Gesprächseröffnung ist ungeeignet, denn er erhöht die emotionale Hürde, wenn es anschließend zur Verkündung der Trennung kommt. Besser geeignet ist ein expliziter Dank für die Wahrnehmung des Termins.

Im Nachgang zum Gespräch zeigt sich die Wertschätzung, die die Führungskraft dem betroffenen Mitarbeiter entgegenbringt, auch über ihre weitere Verfügbarkeit. Die Führungskraft sollte noch ansprechbar sein, um dem Betroffene nicht das Gefühl zu geben, er werde übersehen. Daneben können Unterstützungsangebote formuliert werden, die zeigen, dass der Führungskraft das persönliche Schicksal nicht egal ist.

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Über die Autoren
Michael Riermeier

Michael Riermeier ist Geschäftsführer und Berater der Raum Für

Führung GmbH. Er begleitet sowohl Mittelständler als auch DAX-Konzerne bei strategischen Veränderungs- und Führungsfragen.

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Burkhard Ihssen

Burkhard Ihssen ist Mitarbeiter und Berater der Raum Für Führung GmbH. Eines seiner Schwerpunktthemen ist die Konzeption und Durchführung von firmeninternen Maßnahmen bei Veränderungs- und Trennungsprozessen.

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