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KVPBeispiele für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

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KVP ist eine Denkhaltung für alle im Unternehmen. 37 Beispiele zeigen, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen. Und sich Ärger, Zeit und Kosten sparen.
erschienen: 10.09.2014

Was ist KVP?

Unternehmen und ihre Mitarbeiter sind nur erfolgreich, wenn sie sich ständig verbessern. Mit dem Begriff „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) werden die unablässige Suche nach Verbesserungspotenzialen und alle Maßnahmen, diese auszuschöpfen, bezeichnet. KVP ist eine Denkhaltung aller Mitarbeiter, die im Unternehmen fest verankert werden soll. Im Alltag gibt es an jedem Arbeitsplatz immer Möglichkeiten und unzählige Beispiele zur Verbesserung.

StichwortKontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess fasst alle Maßnahmen zusammen, die geeignet sind, Produkte, Service, Prozesse und einzelne Tätigkeiten in einem Unternehmen zu verbessern. Die Maßnahmen beziehen sich meist auf die Denkhaltung der Mitarbeiter, die ständig prüfen sollen, wo und wie sie ihre Arbeit verbessern können, sowie auf dabei eingesetzte Methoden und Werkzeuge. Wichtig sind viele kleine und schnell zu realisierende Maßnahmen, weniger große und langwierige Projekte.

Besondere Merkmale der kontinuierlichen Verbesserung sind demnach:

  • KVP ist eine Denkhaltung aller Mitarbeiter, die diese tief verinnerlicht haben.
  • KVP zeichnet sich durch die Vielzahl von Maßnahmen aus, die schnell und unbürokratisch im Alltag umgesetzt werden.
  • Für KVP gibt es keine Beschränkungen in Bezug auf den Anwendungsbereich; Produkte, Services, Prozesse, Tätigkeiten, Technik, Arbeitsplatz – alles kann verbessert werden.
  • Für KVP gibt es kein Ende – es gibt immer etwas zu verbessern.
  • KVP bedient sich unterschiedlicher Methoden und Werkzeuge; entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise.
  • Wichtig sind Prinzipien wie: Aussortieren, Vermeiden, Sauberkeit, Aufräumen, Ordnung, Einfachheit, Standardisierung sowie Regeln festlegen und einhalten.

Die Denkhaltung „kontinuierliche Verbesserung“ wurde maßgeblich geprägt von Toyota und dem sogenannten Toyota Produktionssystem. Es hat mit Lean Management und unter dem japanischen Begriff „Kaizen“ seit Anfang der 1990er Jahre weite Verbreitung gefunden.

KVP wird von Innovationsmanagement, Wertanalyse oder betriebliches Vorschlagswesen abgegrenzt, die eher einen im jeweiligen Unternehmen formal festgelegten Prozess meinen. Demgegenüber werden Maßnahmen bei KVP eher informell umgesetzt.

Beispiele für den Einsatz von KVP

So vielfältig die Prozesse und Tätigkeiten in einem Unternehmen sind, so vielfältig sind die Beispiele für mögliche oder realisierte Verbesserungen. KVP kann überall eingesetzt werden. Ein paar Beispiele sollen deutlich machen, in welchen Bereichen kontinuierliche Verbesserungen möglich sind:

Büroarbeitsplatz

Der Schreibtisch und die Ablage sollen so aufgeräumt werden, dass nur die wirklich benötigten Dinge aufgehoben werden. Diese Dinge liegen an einem definierten Platz und in einer festgelegten Ordnung beziehungsweise Sortierung. Die Mitarbeiter müssen dann nicht lange danach suchen, Abläufe werden beschleunigt, und es passieren weniger Fehler.

Beispiele für KVP am Arbeitsplatz:

  • Auf dem Schreibtisch gibt es eindeutig beschriftete Fächer oder Mappen für einzelne Vorgänge oder Projekte.
  • Stifte, Locher, Hefter und andere Arbeitsgeräte, die täglich gebraucht werden, sind in Griffweite.
  • Was nicht täglich gebraucht wird, hat einen festen Ablageplatz und befindet sich dort, wenn es nicht benutzt wird.
  • Mappen, Ordner und Schränke sind eindeutig beschriftet.
  • Farben werden als Ordnungs- und Orientierungshilfe eingesetzt.
  • Für komplexe Aufgaben gibt es Checklisten und Prozessbeschreibungen.
  • Wichtige Telefonnummern sind immer verfügbar.
  • Alle Dokumente und Dateien werden schnell gefunden, weil sie eindeutig und verständlich benannt sind.
  • Bei der Dateiverwaltung wird mit Favoriten gearbeitet.
  • Dinge, die nicht gebraucht werden, werden regelmäßig aussortiert und entsorgt.
  • Für Routinebearbeitungen an Dokumenten gibt es Shortcuts (mehrere Schritte mit einem Tastebefehl).

Fertigung und Montage

In der Fertigung und Montage geht es darum, dass die Mitarbeiter keine langen Wege gehen, dass alle Werkzeuge und Werkstücke im direkten Zugriff sind und dass alle Bewegungsabläufe leicht fallen. Zudem sollen keine Fehler bei der Bearbeitung passieren. Dazu müssen alle Maschinen, Werkzeuge, Messgeräte, Zuführungen von Werkstücken und Material, Abführungen von bearbeiteten Stücken sowie die dabei notwendigen Informationen perfekt aufeinander abgestimmt werden.

StichwortPoka Yoke

Um Fehler zu vermeiden, werden Werkstücke und Werkzeuge so konstruiert, dass nichts falsch bearbeitet oder montiert werden kann. Dieses Prinzip wird auch als Poka Yoke bezeichnet. Danach werden die einzelnen Teile farblich eindeutig markiert; oder ihre Form verhindert, dass sie falsch zusammengefügt werden.

Poka-Yoke-Prinzip. Quelle: business-wissen.de
Poka-Yoke-Prinzip. Quelle: business-wissen.de

Das Bild veranschaulicht das Prinzip von Poka Yoke. Wenn der Stecker nur auf eine Art eingesteckt werden soll, dann muss er durch Form oder Farbe eindeutig konstruiert sein.

Weitere Beispiele für KVP in Fertigung und Montage:

  • Werkzeuge oder Messgeräte liegen nicht herum, sondern befinden sich in Griffweite.
  • Jedes Werkzeug oder Messgerät hat seinen eigenen, definierten Platz.
  • Der Arbeitsplatz ist sauber.
  • Alle wichtigen Informationen sind sichtbar und verständlich (wenn notwendig, auch in unterschiedlichen Sprachen).
  • Fertigungsunterlagen oder Fertigungsinformationen wie etwa Statistiken sind geschützt oder in elektronischer Form schnell abrufbar.
  • Handbücher sind speziell für den Arbeitsplatz aufbereitet (zum Beispiel als Prozessbeschreibung oder Checkliste) und für alle Nutzer schnell zu finden und zu nutzen.
  • Die Zuführung von Werkstücken und Materialien ist automatisiert oder erfolgt mit minimalen Bewegungsabläufen.
  • Maschinen und Werkzeuge werden regelmäßig geprüft, gereinigt und gewartet.

Arbeitsbedingungen

Der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters wird daraufhin überprüft, wo er sich bücken, schwere Lasten heben muss oder wo Ermüdung eintreten kann. Außerdem werden Gefahren beseitigt. Es werden einfache Vorrichtungen gebaut, mit denen sich Belastungen und Gefahren vermeiden lassen und die die Arbeitsbedingungen für den Mitarbeiter verbessern; Gesundheitsprobleme sinken und Abläufe können beschleunigt werden. Beispiele für kontinuierliche Verbesserungen:

  • Der Arbeitsplatz ist sauber, aufgeräumt, gut beleuchtet und belüftet.
  • Wer viel am Bildschirm arbeitet, hat einen zweiten Bildschirm und damit mehr Arbeitsfläche und eine bessere Übersicht.
  • Schwere Lasten werden mit speziellen Vorrichtungen gehoben.
  • Wenn sich ein Mitarbeiter bücken, strecken oder verrenken muss, werden die Dinge, nach denen er greift, anders angeordnet.
  • Gefahren durch lose Teile, Elektrizität, Hitze, unbefestigte Einrichtungen oder fehlende Absperrungen werden beseitigt.
  • Gemeinschaftseinrichtungen wie beispielsweise Besprechungsräume, Küchen oder Sanitäranlagen sind sauber und aufgeräumt.

Formulare und Formalitäten

In Unternehmen sind manche Abläufe im Laufe der Zeit sehr komplex geworden, ohne dass dies für den Zweck notwendig wäre. In Formularen müssen viele Angaben gemacht werden, die niemand braucht. Aufgaben oder Tätigkeiten werden mehrfach überprüft, ohne dass dadurch die Qualität verbessert wird. Manager werden über Vorgänge informiert, die für sie irrelevant sind. Beispiele dafür sind Reiseanträge oder Beschaffungsanträge. Die Regelungen, die sich die Unternehmen dabei gegeben haben, sind weitreichender als das, was gesetzlich vorgeschrieben oder zweckmäßig ist. Hier gibt es oft Einsparpotenziale, die im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung erkannt und erschlossen werden können.

Beispiele zeigen Verbesserungspotenziale im Formularwesen auf:

  • einfache und verständliche Sprache verwenden
  • keine unbekannten oder mehrdeutige Begriffe verwenden
  • Musterformular beilegen („so sieht es ausgefüllt aus“)
  • verständliche und kurze Erläuterungen zum Ausfüllen anbieten
  • keine Daten abfragen, die nicht gebraucht werden
  • Lesbarkeit und ausreichende Schriftgröße beachten
  • Felder zum Ausfüllen ausreichend groß gestalten
  • klar erläutern, welches Formular für welchen Zweck gedacht ist („wenn dieser Sachverhalt, dann dieses Formular“)
  • alle Formulare bezüglich Layout und Aufbau gleichartig gestalten
  • alle Formulare aktuell und zentral ablegen und verwalten
  • Telefonnummer angeben, wo man im Zweifel nachfragen kann

Fazit

Wichtig ist, dass sämtliche Prozesse und Tätigkeiten immer wieder auf den Prüfstand kommen: Was kann verbessert werden? Diese Frage muss sich jeder Mitarbeiter jeden Tag aufs Neue selbst stellen, und er muss gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen. Das setzt voraus, dass die Mitarbeiter trainiert werden, ihre Abläufe kritisch zu betrachten, für Sauberkeit und Ordnung an ihrem Arbeitsplatz zu sorgen, Probleme zu analysieren und eigenständige Lösungen kreativ und pragmatisch zu finden. Damit wird die kontinuierliche Verbesserung (KVP) zu einem festen Bestandteil im Denken der Mitarbeiter und in der Unternehmenskultur.

Kaizen im Management-Handbuch
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Über den Autor
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