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LeistungssteigerungWeg mit Blockaden – damit es wieder rund läuft!

Ist wieder einmal ein Brief erst nach Tagen auf Ihrem Schreibtisch gelandet? Oder wurden erneut Waren falsch versandt? In solchen Fällen ist keine Nachsicht angebracht, denn hinter diesen Nachlässigkeiten verstecken sich echte Umsatzkiller, die Ihnen Monat für Monat gute Geschäfte verderben und unnötige Kosten verursachen.
erschienen: 19.10.2009
Schlagwörter: Controlling, Prozesskosten

Besser kommunizieren, besser erreichbar

Sie selbst können nicht jederzeit ansprechbar sein, sondern müssen sich darauf verlassen können, dass Kollegen und Mitarbeiter Nachrichten wirklich weiterleiten, etwa wenn Sie einen Kunden besuchen oder in einer Besprechung sind. Dies geht natürlich nur, wenn Sie Ihr Telefon umleiten und wenn während längerer Abwesenheiten Ihr Posteingang bearbeitet wird. Verlassen Sie sich dabei nicht einfach darauf, dass Ihre Vertretung dies von sich aus tut, sondern sprechen Sie sie darauf an: „Ich bin für zwei Stunden im Meeting und kann ab 15 Uhr zurückrufen.“ Gerade Mitarbeiter der Telefonzentrale sind für solche Nachrichten sehr dankbar, weil sie meist keinen Überblick über Ihr Kommen und Gehen haben.

Gehen Sie Engpässen nach

Auch wenn dies wünschenswert wäre: Nicht immer haben die bearbeitenden Abteilungen ausreichend Kapazitäten, um Aufträge zügig zu bearbeiten. So kann es eben einmal vorkommen, dass sich die geplante Auslieferung einer Ware um einen Tag verzögert. Wiederholt sich dies häufig? Kommt es also stets an einem bestimmten Wochentag zu einem erhöhten Arbeitsaufwand? Dann liegen in Ihrer Firma offensichtlich Kapazitätsprobleme vor - und diese sollten durch den gezielten Einsatz von Personal oder durch eine bessere Arbeitsorganisation behoben werden.

Immer Ärger mit der Technik?

Ihnen fehlen wichtige Softwarekomponenten auf dem Laptop? Über Ihr E-Mail-Programm lassen sich schon wieder einmal keine Anhänge verschicken? Vielleicht haben Sie sich schon an bestimmte Defizite ihrer technischen Ausrüstung gewöhnt. Mit dieser falschen Bescheidenheit schaden Sie Ihrem Unternehmen, denn die Bereitstellung und Wartung dieser Hilfsmittel kostet zwar Geld - aber Geld, das investiert wird, damit Sie besser arbeiten können.

Qualifiziert zum Erfolg

Jeder kann einmal Fehler machen. Ist jedoch eine Schlüsselposition durch einen unqualifizierten Mitarbeiter besetzt und kommt es dadurch immer wieder zu Pannen, sollten Sie das nicht hinnehmen. Sprechen Sie den Mitarbeiter zunächst direkt an und überlegen Sie gemeinsam, wie die Probleme beseitigt werden können. Hilft das nichts, drängen Sie auf Abhilfe, zum Beispiel eine andere Verteilung der Aufgaben, eine Qualifizierung oder eine Versetzung des Mitarbeiters.

Blockaden-Check

Jede Frage, die Sie mit „nein“ beantworten, ist ein Hinweis auf eine Blockade, die Sie beseitigen sollten:

  • Faxe erhalte ich innerhalb von 15 Minuten
  • Wenn ich telefoniere, werden in dieser Zeit eingehende Telefonate angenommen.
  • Anrufe, die ich nicht selbst entgegen nehmen konnte, werden mir so schnell wie möglich zugeleitet.
  • Meine Urlaubs- und Krankheitsvertretung übergibt mir keine unerledigten Fälle.
  • Meine eingesteuerten Aufträge werden ohne grundlose Verzögerung bearbeitet.
  • Es kommt nicht immer wieder bei denselben beteiligten Kollegen zu Problemen.
  • Die technische Ausrüstung funktioniert im Wesentlichen einwandfrei.
  • Alle wichtigen Informationen stehen mir auf Wunsch zeitnah zur Verfügung.
  • Wenn ich unterwegs bin, werde ich bei allen Problemen (Routenplanung, Hilfe bei der Beantwortung von Kundenfragen) unterstützt.
  • Grundsätzlich gibt es Abläufe, die bei Bedarf auch schnell und zuverlässig funktionieren.