Management SummaryEntscheidungsvorlagen kurz zusammengefasst

Das Management Summary bringt Entscheidungsvorlagen auf den Punkt. Wie es geht, zeigt ein Beispiel.
erschienen: 28.10.2014

Das Management Summary einer Entscheidungsvorlage ist in der Regel nicht länger als eine Seite. Dennoch muss es alle Informationen enthalten, damit sich ein Entscheider schnell in ein Thema einarbeiten und eine qualifizierte Entscheidung treffen kann. Das Management Summary konzentriert sich auf die wesentlichen Informationen, stellt die Handlungsoptionen vor und bewertet sie. Meist wird eine der Optionen empfohlen. Alle Details und Hintergründe bleiben außen vor und können bei Bedarf in der Entscheidungsvorlage nachgelesen werden.

Das Management Summary der Entscheidungsvorlage muss sich auf das Wesentliche konzentrieren und darf sich nicht in Details verlieren. Das ist nicht einfach. Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Management Summary aussehen kann. Wenn Sie ein Managment Summary erstellen sollen, orientieren Sie sich an den Fragen, die ein Management Summary beantworten muss.

StichwortEntscheidungsvorlage

Eine Entscheidungsvorlage ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, anhand derer ein entscheidungsbefugter Akteur oder ein Gremium eine Entscheidung treffen kann. Umfang, Form und Inhalt der Entscheidungsvorlage müssen mit dem Auftraggeber oder dem Entscheider abgestimmt werden. Sie hängen ab von der Komplexität des Themas, der Entscheidungssituation, den Folgen, die mit der Entscheidung verbunden sein können, und mit den Anforderungen der Entscheider.

Oft erwarten Entscheider zusätzlich eine Kurzfassung der Entscheidungsvorlage. Die Kurzfassung wird auch Management Summary oder Executive Summary genannt. Sie benennt alle entscheidungsrelevanten Faktoren auf einer Seite.

Beispiel für die Management Summary einer Entscheidungsvorlage

Entscheidungsvorlage zur Einrichtung einer Servicehotline für mehr Kundenzufriedenheit

Es geht um die Auswahl der besten Organisationsform für den Betrieb der geplanten Servicehotline und um die Freigabe für die Umsetzung.

Hintergrund: Kunden haben immer mehr Fragen zu den Produkten. Teilweise beschweren sich die Kunden. Oft gehen diese Anfragen und Beschwerden im Unternehmen verloren und werden nicht angemessen bearbeitet und beantwortet. Einige Kunden haben deshalb zum Wettbewerber gewechselt mit der Folge, dass der Umsatz zurück gegangen ist.

Ziele und Rahmenbedingungen: Die Kundenzufriedenheit soll mit der Einrichtung einer Servicehotline steigen. Das soll zu mehr Kundenbindung beitragen. Wichtig ist:

  • Eine Servicehotline soll Kundenanfragen und Beschwerden schnell und angemessen lösen und beantworten.
  • Die Kosten der Servicehotline sollen innerhalb der bestehenden Budgetplanung von jährlich 200.000 Euro bleiben.
  • Innerhalb eines Jahres soll es messbare Effekte der höheren Kundenzufriedenheit geben.

Mögliche Organisationsformen und ihre Bewertung: Es wurden drei Varianten für den Betrieb einer Servicehotline erarbeitet:

  1. Gruppe innerhalb der Produktentwicklung. Vorteile sind: sehr schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen durch ein eigenständiges Team; vorhandenes Know-how und enge Abstimmung mit Produktentwicklung führen zu qualifizierten Antworten; Aufwand: ca. 160.000 Euro (hoch durch Belastung der Produktentwicklung, Einsatz von Ingenieuren und hohe Personalkosten)
  2. Eigenständiger Betrieb oder Profit Center. Schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen, aber bereichsübergreifende Abstimmungen können die Antwortzeiten verlängern; vorhandenes Know-how führt zu guten Antworten, Nachfragen bei Produktentwicklung sind möglich; Aufwand: ca. 140.000 Euro (für einfache Anfragen kann geringer qualifiziertes Personal eingesetzt werden, als Profit-Center mehr auf Effizienz ausgerichtet)
  3. Externen Dienstleister. Langsame Bearbeitung von Kundenanfragen aufgrund von Know-how-Defiziten und vielen Nachfragen; die Qualität der Lösungen ist zunächst gering, wegen fehlendem Know-how, Kompetenz muss nach und nach aufgebaut werden; Aufwand: ca.120.000 Euro (gering durch geringe Personalkosten und Nutzung bestehender technischer Infrastruktur); hohes Risiko, dass der externe Dienstleister die Kundenanfragen nicht schnell und qualifiziert bearbeiten kann und dadurch die Unzufriedenheit der Kunden sogar steigt.

Empfehlung: Einrichtung einer Servicehotline, die von einer Gruppe innerhalb der Produktentwicklung betreut wird.

Nächste Schritte: Mit dem Auftrag an das Projektteam können alle Maßnahmen für die Einrichtung und den Betrieb der Servicehotline schnell umgesetzt werden.

Welche Fragen muss das Managment Summary einer Entscheidungsvorlage beantworten?

Die folgenden Fragen müssen in der Kurzfassung der Entscheidungsvorlage beantwortet werden. Die Reihenfolge ist wichtig für das logische Verständnis und die Nachvollziehbarkeit.

Worum geht es?

Sagen Sie im Titel und mit den ersten Sätzen, um welches Thema es bei der Entscheidungsvorlage geht. Formulieren Sie möglichst genau, welche Entscheidung getroffen werden soll. Wenn die Entscheider es erwarten, kann hier schon die Handlungsempfehlung benannt sein.

Warum muss eine Entscheidung getroffen werden?

Erklären Sie kurz, warum das Thema so wichtig ist und warum eine Entscheidung getroffen werden soll. Es kann einen konkreten Anlass geben, Chancen und Potenziale können nahelegen, Risiken können drohen, gesetzliche Anforderungen machen notwendig, Mängel müssen beseitigt werden, Kunden oder Mitarbeiter erwarten – so lassen sich Gründe für die Entscheidungsvorlage darstellen.

Welche Ziele werden verfolgt?

Benennen Sie die wichtigsten Ziele, die mit der Entscheidung verbunden sind. Was soll verbessert, optimiert, eingespart, verringert, ausgebaut oder erreicht werden? Ergänzen Sie, in welcher Zeit ein Ziel erreicht werden soll oder für welchen Bereich es gilt. Benennen Sie auch die Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. Aus diesen Zielen und Rahmenbedingungen werden die Kriterien abgeleitet, die im Folgenden bei der Bewertung der Handlungsoptionen herangezogen werden.

Welche Optionen gibt es?

Beschreiben Sie die möglichen Handlungsoptionen, Lösungen, Maßnahmen, aus denen die Entscheider eine auswählen können. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Optionen ist in der Kurzfassung der Entscheidungsvorlage meist nicht möglich. Beschränken Sie sich deshalb auf die Bezeichnung und die wichtigsten Merkmale, die zum Verständnis notwendig sind. Hilfreich ist es, wenn Sie sich dabei an den W-Fragen orientieren (Was? Wer? Wie? Wann? Wo? Womit?). Möglicherweise gibt es nur eine Handlungsoption, die Sie mit der Vorlage vorschlagen. Immer besteht die Möglichkeit, nichts zu tun, alles beim Bisherigen zu belassen. Auch das ist eine Handlungsoption, für die sich die Manager entscheiden können.

Welche Folgen haben die Optionen?

Machen Sie transparent, welche Folgen mit den jeweiligen Handlungsoptionen verbunden sind. Benennen Sie Erträge, Kosten, Vorteile, Nachteile, Chancen, Risiken, Stärken, Schwächen, Verbesserungen, Verschlechterungen für jede einzelne Handlungsoption. Beziehen Sie sich dabei auf die oben genannten Ziele und Kriterien. Sagen Sie gegebenenfalls auch, was passiert, wenn nichts unternommen wird.

Welche Option wird empfohlen?

Fassen Sie die Erkenntnisse Ihrer Analyse und Bewertung in einer Empfehlung zusammen. Sagen Sie, welche Option aus Ihrer Sicht die beste ist – für das Unternehmen oder für die betroffenen Zielgruppen. Formulieren Sie diese Empfehlung so, wie der Entscheider sie akzeptieren kann, also im Allgemeinen als Vorschlag und nicht als Aufforderung oder gar Anweisung.

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Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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