MeetingBesprechungen vorbereiten und durchführen

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Oft verbringen Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit in Besprechungen, neudeutsch Meeting, bei denen viel geredet wird, aber am Ende nichts herauskommt. Damit das nicht passiert, ist wichtig: das Thema auswählen, die Ziele festlegen, die richtigen Teilnehmer einladen und Vereinbarungen schriftlich festhalten.
erschienen: 16.03.2011

Meetings sind Zeitfresser

„Heute bin ich wieder zu gar nichts gekommen. Den ganzen Tag in Meetings gesessen.“ So klagen viele Mitarbeiter in den Unternehmen über das Besprechungsunwesen. Sie sehen die vielen Besprechungstermine in ihrem Kalender und wissen, dass da viele Leute herumsitzen, aber wenig herauskommt. Meetings fressen nur kostbare Arbeitszeit.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Meistens sind die Meetings schlecht vorbereitet und schlecht moderiert: Die Ziele sind unklar, die Tagesordnung (Agenda) fehlt, der Zeitplan ist unverbindlich, die Ergebnisse werden nicht festgehalten. Dazu kommt, dass es zahlreiche Störungen gibt und die Teilnehmer Besprechungen missbrauchen, um ihre Steckenpferde auszureiten und ihr Ego zu beweisen. Für viele Anlässe, zu denen Meetings anberaumt werden, gibt es gute Alternativen.

Meetings sind häufig unnötig

Typische Symptome schlechter oder unnötiger Besprechungen sind:

  • Das Meeting fängt nicht pünktlich an, weil einige Teilnehmer später kommen. Alle anderen warten ungeduldig.
  • Der Chef hält lange Monologe, erteilt nur Anweisungen für seine Mitarbeiter und bügelt konstruktive Vorschläge ab.
  • Die Mitarbeiter berichten von ihren Projekten, was für niemand anderen relevant ist oder was sowieso schon jeder im letzten Projektbericht gelesen hat.
  • Keiner schaut auf die Zeit, was aber nicht so schlimm ist, weil es sowieso keine feste Tagesordnung (Agenda) und keine klaren Besprechungsziele gibt.
  • Es wird nichts mitgeschrieben oder visualisiert.
  • Am Ende drängeln alle Teilnehmer, weil der nächste Termin ansteht. Dann werden noch schnell ein paar wichtige Punkte angerissen, aber nicht geklärt, sondern auf das nächste Meeting verschoben.
  • Ein Protokoll gibt es nicht.

Dennoch gilt: Meetings sind wichtig! Sie intensivieren die Kommunikation und können zu besseren Entscheidungen führen.

Meetings brauchen eine positive Besprechungskultur

Sowohl als Teilnehmer als auch als Leiter oder Moderator eines Meetings sollten Sie darauf achten, dass einige Regeln eingehalten werden, damit Ihre Besprechung erfolgreich, effektiv und effizient ist. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Chef, Ihren Kollegen und Ihren Mitarbeitern an einer positiven Besprechungskultur. Bereiten Sie Ihre regelmäßigen Meetings mit Ihrem Team (Jour fixe), Ihre Projektbesprechungen oder Ihre Besprechungen aus besonderem Anlass richtig vor.

Ein wertvolles Meeting zeichnet aus, dass es Sachergebnisse liefert und dass die Teilnehmer zufrieden sind. Sachebene und Beziehungsebene müssen gleichermaßen beachtet werden.

Meetings vorbereiten

Für jedes Meeting müssen Sie vorab festlegen, worum es überhaupt gehen soll: die Inhalte. Außerdem müssen Sie die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen klären. Und besonders wichtig: Schätzen Sie ein, welche Einstellungen und Meinungen die Teilnehmer zum Meeting mitbringen. Stellen Sie sich diese Fragen:

  • Was ist der Anlass der Besprechung?
  • Warum müssen wir zusammenkommen?
  • Was sind die Inhalte und Themen, die besprochen werden sollen?
  • Wer sollte alles dabei sein?
  • Wer muss außerdem informiert werden?

Wenn Sie diese Fragen für sich oder mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Chef geklärt haben, machen Sie sich an die Arbeit:

Tagesordnung

Erstellen Sie eine Tagesordnung (Agenda). Dort schreiben Sie explizit das Ziel oder die Art des Ergebnisses des Meetings auf. Untergliedern Sie die Inhalte und Themen in einzelne Tagesordnungspunkte (TOPs) und hinterlegen Sie diese mit einem Zeitplan, insbesondere mit Beginn und Ende der Besprechung.

Besprechungsort

Klären Sie, wo das Meeting stattfindet und ob Sie dort alle technischen Voraussetzungen vorfinden (Bestuhlung, Flipchart, Beamer, Pinwand, Getränke etc.).

Einladung

Laden Sie die Teilnehmer ein und bitten Sie um Rückmeldung, ob die Teilnahme klappt. Informieren Sie alle, die außerdem wissen müssen, dass es dieses Meeting gibt.

Protokoll

Klären Sie, wer das Protokoll erstellt oder schreiben Sie selbst die wichtigen Ergebnisse auf Flipchart mit. Erstellen Sie nach dem Meeting ein Protokoll und verteilen Sie es an die Teilnehmer und diejenigen, die die Ergebnisse kennen sollten. Gegebenenfalls genügt auch eine E-Mail an alle mit den wichtigsten Ergebnissen und dem Verbleib.

Tipps für den Ablauf von Meetings

Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich. Alle offen gebliebenen Fragen werden auf einen nächsten Termin verschoben, der dann auch gleich vereinbart wird.

Unterbinden Sie Störungen. Die Teilnehmer sollten geistig anwesend sein und mitarbeiten; keine E-Mails bearbeiten oder sonstige Aufgaben nebenbei erledigen.

Unterbrechen Sie Vielredner und motivieren Sie die Schweiger. Für jedes Meeting gilt immer der folgende Ablauf: (1) Fragen (2) Zuhören (3) Klären (4) Festhalten.

Regelmäßige Meetings

Wenn Sie regelmäßige Besprechungstermine (Jour Fixe) haben, dann klären Sie mit den Teilnehmern, was sie dort jeweils kurz und knapp besprechen wollen. Achten Sie darauf, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Hilfreich ist vielleicht ein Meeting im Stehen. Dann sind die Redebeiträge kurz und alle fokussieren sich auf das wichtige Thema. Oft sind solche Stehbesprechungen ein positiver Aktivator für den Tag. Sie bringen Schwung für das ganze Team.

Checkliste Meeting

Anlass

  • Das Meeting ist wichtig, weil …
  • Das Ziel des Meetings ist  …

Teilnehmer

  • Damit das Ziel erreicht wird, muss dabei sein …
  • Diese Personen muss ich außerdem einladen oder informieren: …

Inhalte

  • Diese Inhalte müssen wir besprechen: …
  • Das sind die TOPs der Tagesordnung (Agenda): …
  • Darauf stehen auch: Thema, Ziele, Termin, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Kontakt

Wir achten auf

  • Wir beginnen und enden pünktlich!
  • Es gilt: (1) Fragen (2) Zuhören (3) Klären (4) Festhalten
  • Jeder spricht kurz, knapp und zur Sache!
  • Wir vermeiden diese Störungen: ...

Organisation

  • Technische Voraussetzungen sind ...
  • Moderation und Protokollführung übernehmen: ...
  • Protokoll und Maßnahmenplan werden erstellt bis ...
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Über den Autor
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