MeetingSo leiten Sie chaotische Besprechungen

Effektiver werden Besprechungen vor allem durch eine klare Struktur. Geht es aber heiß her, kann diese Struktur den gesamten Arbeitsprozess in der Gruppe belasten.
erschienen: 28.04.2015
Schlagwörter: Meeting, Moderieren

Nach einem vermeintlich harmlosen Einwand während des Meetings wird Herr Müller, bis dahin eher besonnen, plötzlich heftig und „sieht an dieser Stelle überhaupt keinen Spielraum für eine Diskussion“. Frau Meier findet es „mal wieder völlig klar“, dass hier „was abgewürgt werden soll“, was Herr Müller natürlich nicht auf sich sitzen lässt. In kürzester Zeit reden – bei ansteigendem Lärmpegel – fast alle gleichzeitig. Bis auf zwei Teilnehmer, die Sie als Leiter des Meetings fragend ansehen. Was passiert hier? Und vor allem: Wie leiten Sie die Besprechung wieder in eine konstruktive Bahn?

Gruppen durchlaufen fünf typische Phasen

Bewahren Sie erst einmal Ruhe und denken Sie nicht, Sie müssten sofort eingreifen. Wenn eine bis dahin geordnete Diskussion plötzlich chaotisch wird, ist die Gruppe vielleicht gerade in die sogenannte Storming-Phase eingetreten. Das ist kein Zeichen schlechter Besprechungsleitung, sondern kann ein ganz normales und sogar wichtiges Durchgangsstadium funktionierender Gruppen sein.

Gruppen durchlaufen nach einem bekannten Modell, das der amerikanische Psychologe Bruce Tuckman entwickelte, typischerweise bestimmte Phasen. Das gilt für ihre Entwicklung als Gruppe insgesamt und auch für jedes neue Thema, das sie behandeln. Und es gilt für dauerhafte oder zeitweise Gruppen aller Art:

Forming

Gründung und Orientierung: gegenseitiges Abtasten, Beziehung aufbauen (Kontakt)

Storming

Auseinandersetzung und Streit: Agenda setzen, Machtfragen klären (Konflikt)

Norming

Regelungen und Übereinkommen: Regeln finden und einhalten (Kontrakt)

Performing

Arbeiten und Leistung: kooperative und erfolgreiche Zusammenarbeit (Kooperation)

Adjourning

Auflösung: Abschluss der gemeinsamen Aufgabe

Die Phasen können unterschiedlich lang andauern und unterschiedlich intensiv ablaufen. Eines bleibt aber gleich: Jede Phase baut auf der vorhergehenden auf, keine kann deshalb ohne Schaden für den weiteren Ablauf übersprungen werden.

Streit macht blinde Flecken sichtbar

Was macht die Storming-Phase so wertvoll? In Storming-Phasen geraten die Beteiligten deshalb so heftig aneinander, weil Kernfragen der Gruppe berührt sind: grundsätzliche Ziele, Grenzen und Macht. Kommt eine Storming-Phase für Sie überraschend, zeigt das vor allem, dass ein sensibler Punkt bisher nicht für Sie – und vermutlich auch für andere Teilnehmende – sichtbar war. Das Ausbrechen einer Storming-Phase macht deshalb blinde Flecken sichtbar. In Storming-Phasen geht es oft nur vordergründig um das inhaltliche Thema. Im Mittelpunkt steht vielmehr der Lebensnerv der Gruppe:

  • Was sind ihre grundsätzlichen Ziele?
  • Wo sind Grenzen des Aushandelns?
  • Wer hat die Macht, die Agenda zu setzen?

Storming ist abhängig von der Machtverteilung

Das Storming wird umso heftiger ausfallen, je stärker ein Punkt das Selbstverständnis der Gruppe oder einzelner Mitglieder berührt, je mehr eine Grenze der bisherigen Diskussion verschoben werden könnte und je offener die grundsätzliche Machtverteilung in der Gruppe ist. Solche Fragen stehen meist nicht auf der offiziellen Tagesordnung. Sie sind auch nur beschränkt planbar. Deshalb ist es umso wichtiger, wenn sie angesprochen werden. Damit wird der Weg frei, Regeln dazu zu vereinbaren (Norming) und sich dann auf die Lösung der inhaltlichen Aufgabe (Performing) zu konzentrieren.

Storming-Phasen können jederzeit auftreten. Gruppen durchlaufen ihre Phasen im Großen und im Kleinen. Die Frage nach grundsätzlichen Zielen, Grenzen und Macht stellt sich also nicht nur beim Zusammenkommen der Gruppe, sondern kann bei jedem neuen Thema und bei jedem Unterpunkt eines Themas wieder aktuell werden.

Storming-Phasen leiten

Storming-Phasen nutzen Sie dann optimal, wenn Sie als Besprechungsleiter eine Balance zwischen Zulassen und Grenzen setzen herstellen können. Gute Balance heißt hier nicht, dass Chaos und Struktur gleiche Zeitanteile bekommen. Gute Balance heißt: Lassen Sie ausreichend helles Licht zu, damit der blinde Fleck erkennbar wird, aber lassen Sie das Licht nicht so grell werden, dass unter dem Fleck verbrannte Erde zurückbleibt.

Eine Besprechung in einer Storming-Phase zu leiten ist nicht ganz einfach. Einerseits sollen wichtige Punkte, die offensichtliche Aufreger sind, ja gerade angesprochen werden. Andererseits schlägt die Storming-Phase in eine destruktive Kraft um, wenn sie unüberbrückbare persönliche Gräben zwischen den Gruppenmitgliedern schafft, Ihre Autorität als Besprechungsleiter zerstört oder die Diskussion sich nur noch im Kreis dreht. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, eine gute Balance herzustellen:

Lassen Sie das Chaos bewusst zu

Wenn Teilnehmende sich plötzlich und heftig jenseits der Tagesordnung äußern, ist die Versuchung groß, als Besprechungsleiter auf die Rückkehr zur Struktur zu drängen. Dahinter steht oft auch der Wunsch, sich und andere schnell aus der unkomfortablen Situation zu befreien. Widerstehen Sie dem trotzdem! Machen Sie sich bewusst, dass Sie gerade die Chance haben, etwas Wichtiges für die Aufgabenstellung der Gruppe zu hören. Lassen Sie den Sturm deshalb erst einmal losbrechen. Nehmen Sie in Kauf, dass andere Teilnehmer möglicherweise erst einmal irritiert sind über Ihr Nichteingreifen.

Weisen Sie Gefühlsäußerungen nicht zurück

Menschen reagieren stark emotional, wenn Dinge gefährdet scheinen, die für uns von besonderer Bedeutung sind und uns in unserem Selbstverständnis berühren. Nicht jeder zeigt sie offen, aber unser Gehirn macht es jedem von uns unmöglich, rational über ein Thema nachzudenken, solange wir noch mit unseren Gefühlen beschäftigt sind. Schneiden Sie deshalb als Besprechungsleiter auch emotionale Äußerungen nicht gleich mit Forderungen ab wie: „Wir sollten doch sachlich bleiben“.

Weisen Sie emotionale Äußerungen auch nicht stillschweigend dadurch zurück, dass Sie sie einfach ignorieren. Ignorieren ist nur dann ein Zeichen von Takt, wenn ein ungewolltes Missgeschick kommentarlos übergangen wird. In einer Diskussion, zumal in einer Storming-Phase, vermittelt Ignoranz das Gefühl, nicht ernst genommen zu werden.

Fragen Sie nach der Befürchtung der Teilnehmer

Wenn Teilnehmer sich heftig äußern, steckt meist nicht böser Wille, sondern eine konkrete Befürchtung dahinter. Fragen Sie deshalb in ruhigem Ton nach: „Was ist Ihre Befürchtung?“ Oft greifen Teilnehmer gern das Angebot auf, ihre Sicht näher zu erläutern. Das wiederum ermöglicht es, wieder ins Gespräch über das sachliche Anliegen zu kommen, auch in der Gruppe.

Achten Sie auf gegenseitigen Respekt untereinander

Auch stürmische Äußerungen zuzulassen bedeutet nicht, dass es dabei keine Grenzen gäbe. Gegenseitiger menschlicher Respekt ist die Basis jeglicher konstruktiver Zusammenarbeit. Wenn Teilnehmende diese Basis gefährden, ist es Ihre Verantwortung als Besprechungsleiter, klare Grenzen zu setzen und auch durchzusetzen. Umso mehr gilt das, wenn Sie gleichzeitig Führungskraft sind, also besondere Verantwortung für die Kultur in Ihrem Unternehmen tragen.

Aber wo liegt die Grenze? Das lässt sich nicht allgemein sagen. In einer miteinander vertrauten und untereinander vertrauensvollen Gruppe werden deutlichere Worte oder auch ein Verstoß gegen die Höflichkeit eher zu verkraften sein als in einer eher distanzierten Gruppe. Vertrauen Sie deshalb Ihrem Gespür. Nicht tolerierbar sind jedoch persönliche Beleidigungen oder Entwertungen anderer Teilnehmer.

Nach der Storming-Phase mit den Ergebnissen weiterarbeiten

Im Anschluss an die Storming-Phase gilt es, die Themen, die daraus hervorgegangen sind, für die weitere Diskussion fruchtbar zu machen. In der Besprechungsleitung steht dann wieder das Strukturieren im Vordergrund.

Es sollte deutlich geworden sein, dass Storming-Phasen kein Selbstzweck sind. Deshalb schließt sich die Norming-Phase an, in der die aufgeworfenen Fragen geklärt werden. Hier kommt dann wieder Ihre Fähigkeit zum Zug, zu strukturieren. Geben Sie jedem Thema aus der Storming-Phase einen Titel, formulieren Sie gemeinsam und schriftlich die genaue Frage zu diesem Thema. Entscheiden Sie, wie das Thema bearbeitet werden soll, bearbeiten Sie es und halten Sie das Ergebnis fest.

Über die Autorin
Dr. Petra Krings

Petra Krings ist gelernte Juristin und berät als Change Managerin (zert.), Moderatorin und Coach (Univ.) Organisationen, Führungskräfte und Einzelpersonen bei ihren Veränderungsvorhaben. Sie verfügt über langjährige Erfahrung als Führungskraft auf unterschiedlichen Ebenen der öffentlichen Verwaltung, von der Kommune bis zum Ministerium. Speziell für das Umsetzen von Vorhaben des öffentlichen Sektors in ihren besonderen gesellschaftlichen, politischen und rechtlichen Umfeldern hat sie das Strategische Umfeldmanagement entwickelt.

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