MeetingVorlage und Tipps fürs Besprechungsprotokoll

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Was gehört in ein Besprechungsprotokoll und worauf müssen Sie beim Protokollieren achten?
erschienen: 19.02.2016
Schlagwörter: Meeting

Das Erstellen von Besprechungsprotokollen ist eine unbeliebte Aufgabe. Wenn Sie beim Protokollieren jedoch systematisch vorgehen, werden Sie die Aufgabe schnell und gut erledigen.

Protokollarten

Es hängt von der Verwendung des Protokolls ab, wie umfangreich es sein muss. Reicht es, nur die Beschlüsse und Ergebnisse festzuhalten, oder ist es auch wichtig zu wissen, wie die Entscheidungen in der Besprechung zustande gekommen sind?

Ergebnisprotokoll

Das Ergebisprotokoll wird erstellt, wenn nur die Ergebnisse des Meetings wichtig sind und nicht die Diskussionen, die zu den Ergebnissen führen. Dann genügt es, nur die Entscheidungen und die beschlossenen Maßnahmen festzuhalten, zum Beispiel bei einem Jour Fixe.

Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll enthält wie das Ergebnisprotokoll die Entscheidungen und die beschlossenen Maßnahmen. Zusätzlich werden die Inhalte der Reden, der Diskussionen und der gestellten Fragen protokolliert. Mit dem Verlaufsprotokoll lässt sich später nachvollziehen, wie es zu einer Entscheidung gekommen ist.

Aufbau eines Besprechungsprotokolls

Das Protokoll beginnt mit dem Protokollkopf. Hier werden die allgemeinen Informationen über die Besprechung festgehalten.

  • Angaben zum Meeting: Datum, Ort, Uhrzeit, Name des Moderators und des Protokollierenden
  • Gegenstand des Meetings: Zweck der Zusammenkunft
  • Teilnehmende: Die Namen eingeladener und anwesender Personen
  • Tagesordnungspunkte: Themenpunkte, die laut Agenda behandelt werden sollen

Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) muss im Protokoll vermerkt werden. Der einzelne TOP gliedert sich nach:

  • Thema
  • Problem, Bericht, Sachverhaltsdarstellung
  • Diskussion (nur für Verlaufsprotokolle)
  • Antrag
  • Verantwortliche
  • Termine
  • Maßnahmen

Je nach Verwendungszweck können einzelne Gliederungspunkte entfallen.

Zu jedem TOP muss ein Ergebnis notiert werden. Wenn Themen aus Zeitgründen nicht diskutiert werden, vermerken Sie, wann das Thema besprochen werden soll. Möglich ist auch ein Vermerk des Zwischenergebnisses, wenn etwa erforderliche Informationen für die Entscheidung fehlen. In diesem Fall notieren Sie den Namen des für die Recherche Verantwortlichen und das Datum, an dem das Ergebnis vorliegen muss.

Sollten Sie ein Ergebnis akustisch oder inhaltlich nicht verstanden haben, klären Sie die Frage noch während des Meetings.

Handschriftlich oder am Computer protokollieren?

Es gibt zwei Möglichkeiten während der Besprechung mitzuschreiben: auf Papier und am Computer. Wenn Sie gleichzeitig zuhören und schnell tippen können, erfassen Sie das Meeting gleich am Notebook. Dabei können Sie direkt mit einer Vorlage arbeiten. Oder Sie schreiben bei der Besprechung von Hand mit und tippen das Protokoll im Anschluss ab.

Tipps für effizientes Protokollieren

  • Bereiten Sie für Fragen und Unklarheiten ein gesondertes, andersfarbiges Blatt Papier vor.
  • Legen Sie für häufig verwendete Wörter Abkürzungen fest.
  • Lassen Sie zwischen den Notizen und am Rand ausreichend Platz für Ergänzungen und Korrekturen.
  • Stellen Sie Namensschilder auf, wenn Sie nicht die Namen aller Teilnehmer kennen.
  • Wird im Meeting mit Flipchart und Whiteboard gearbeitet, können Sie Fotos zur Dokumentation machen und dem Protokoll anhängen.

Protokoll niederschreiben

Im Anschluss müssen Sie das Protokoll in gut lesbare Form bringen, egal ob Sie am Computer oder von Hand protokolliert haben. Dazu können Sie eine Vorlage nutzen:

Vorlage für ein Besprechungsprotokoll
Vorlage für ein Besprechungsprotokoll

Erstellen Sie die endgültige Version des Protokolls so bald wie möglich nach dem Meeting. Sie werden sich noch besser an den Verlauf des Meetings erinnern können und sind nicht nur auf Ihre Aufzeichnungen angewiesen.

Falls Sie das Protokoll am Laptop erstellt haben, korrigieren Sie das Mitgeschriebene. Prüfen Sie die Rechtschreibung, den Satzbau und die Schreibweise der Namen. Ein handschriftliches Protokoll müssen Sie abtippten. Dafür können Sie ebenfalls eine Vorlage nutzen und Ihre Notizen aus dem Meeting in diese übertragen.

Wenn das Protokoll von Ihnen oder einer anderen Person korrekturgelesen wurde, kann es verteilt oder zur Freigabe gegeben werden. Die Empfänger sind die eingeladenen Teilnehmer und die erschienenen Vertreter. Daneben kann der Leiter des Meetings weitere Personen bestimmen, die das Protokoll erhalten sollen.

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Über die Autorin
Alexandra Neidhardt
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