MeetingsWie Sie das Flipchart effektiv einsetzen

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Wichtige Erkenntnisse in einer Besprechung stichpunktartig festhalten. Dafür eignet sich das Flipchart. Worauf Sie beim Einsatz achten müssen.
erschienen: 05.07.2016
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In Besprechungen wird in der Regel viel geredet, aber wenig geschrieben. So fällt es schwer, beim Thema zu bleiben, die Gedanken der anderen nachzuvollziehen und die Diskussion in kurzer Zeit zu einem Ergebnis zu führen. Was dann hilft, ist ein Flipchart. Hier werden Redebeiträge in Stichworten notiert und Zusammenhänge aufgezeigt.

Wenn sich drei oder mehr Personen zu einer Besprechung treffen, etwa zur regelmäßigen Teamsitzung (Jour fixe), für ein Projektmeeting, mit Kunden, Lieferanten oder zur Abstimmungen mit Kollegen aus anderen Abteilungen, kann der Einsatz eines Flipcharts hilfreich sein. Sobald während des Meetings eine Diskussion entsteht, können die Redebeiträge am Flipchart festgehalten werden. Daraus lässt sich dann auch ein Protokoll erstellen.

Flipchart möglichst nah an den Besprechungstisch rücken

Wer von den Meeting-Teilnehmern das Flipchart nutzen möchte, sollte die übrigen Teilnehmer darauf ansprechen und die Frage stellen: „Darf ich die Beiträge auf dem Flipchart mitschreiben?“ In der Regel sind die Teilnehmer froh, wenn jemand diese Aufgabe übernimmt.

Das Flipchart sollte so im Raum platziert werden, dass alle Besprechungsteilnehmer die Aufschriebe problemlos lesen können. Rücken Sie das Flipchart also möglichst nah an den Besprechungstisch und fragen Sie, ob alle mitlesen können.

Kariertes Flipchart-Papier verwenden

Für ein Flipchart eignet sich kariertes Papier. Schlagen Sie es auf die Rückseite des Flipcharts um, so dass das Papier für die Teilnehmer als weiße Fläche ohne Karos erscheint. Sie als Nutzer des Flipcharts können die Linien durchscheinen sehen und diese zur Strukturierung Ihres Textes beziehungsweise fürs Schreiben in gerader Linie verwenden. Achten Sie darauf, dass genügend Blätter am Flipchart vorhanden sind.

Stifte mit Keilspitze verwenden

Verwenden Sie Stifte mit einer breiten Spitze, also einer Keilspitze. Achten Sie darauf, dass die Stifte ausreichend gefüllt sind. Benutzen Sie schwarze Stifte, einen dünnen kleinen für den Text und einen großen für Überschriften und Visualisierungen. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihre eigenen Flipchart-Stifte mitbringen. Sie können dann auch noch zwei bis drei Farben einsetzen, um einzelne Punkte hervorzuheben. Zur Grundausstattung zählen also:

  • Zwei Schreibstifte in schwarz, Keilspitze 2 x 6 mm (einen als Reserve)
  • Ein dicker Schreibstift in schwarz, Keilspitze 6 x 12 mm
  • Weitere Schreibstifte in Rot, Grün und Blau

Leserlich und ausreichend groß schreiben

Schreiben Sie leserlich und groß, so dass alle Teilnehmer problemlos lesen können, was Sie am Flipchart aufschreiben. Schreiben Sie so, als müssten Sie ein Formular ausfüllen. Aber setzen Sie wie bei allen Texten große und kleine Buchstaben ein – nicht nur Großbuchstaben, denn diese sind SCHWERER LESBAR.

Schreiben Sie so groß, dass auch der Teilnehmer ganz hinten im Raum alles lesen kann. Fragen Sie ihn, ob das der Fall ist. Sie können es auch selbst überprüfen, indem Sie sich ganz nach hinten in den Besprechungsraum stellen. Als Orientierung dienen die Karos auf dem Flipchart-Papier. Wenn Ihre Buchstaben etwas mehr als eine Karozeile hoch sind, sollte es ausreichend sein. Die folgenden Beispiele zeigen dies noch einmal in der Übersicht.

Redebeiträge aufs Flipchart bringen

Wenn ein Besprechungsteilnehmer etwas sagt, schreiben Sie es nicht komplett aufs Flipchart, sondern nur ein bis zwei Stichwörter oder Schlüsselbegriffe pro Aussage. Dies reicht für alle anderen Teilnehmer als „Erinnerungsstütze“ während des Redebeitrags, denn gleichzeitig hören sie ja das Gesagte. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Hören Sie konzentriert zu, wenn ein Teilnehmer einen sachlichen Beitrag äußert.
  2. Lassen Sie den Teilnehmer zunächst einige Sätze sagen. In seinem Beitrag können sich mehrere Aussagen befinden.
  3. Schreiben Sie ein bis zwei Schlüsselbegriffe pro Aussage aufs Flipchart und achten Sie dabei auf die richtige Position (siehe unten).
  4. Unterbrechen Sie den Teilnehmer freundlich, wenn der Redebeitrag länger wird; bitten Sie ihn, das bisher Gesagte am Flipchart zunächst festhalten zu können, bevor er weiterspricht.
  5. Bitten Sie die übrigen Teilnehmer um Hilfe, wenn Sie den passenden Schlüsselbegriff nicht finden. Fragen Sie: „Mit welchem Wort oder Begriff können wir das gerade Gesagte am besten ausdrücken und zusammenfassen?“

Beispiel: Schlüsselbegriffe aus Redebeitrag ableiten

Redebeitrag Kunde:
„Wenn wir Ihre Software zur Lieferantenverwaltung einsetzen sollen, müssen wir vorab die genauen Anforderungen der Einkäufer erheben. Außerdem sollten wir klären, welche Informationen die Einkäufer brauchen, die dann in Ihrer Datenbank abgelegt sind. Wir sollten das in Form eines Prozesses darstellen. Und die Geschäftsleitung will natürlich wissen, was das kostet.“

Schlüsselbegriffe fürs Flipchart:

  • Anforderungen Einkäufer
  • Informationen Datenbank
  • Prozess
  • Kosten

Welche Schlüsselbegriffe im Einzelnen wichtig sind, ergibt sich aus dem Kontext, in dem der Redebeitrag steht. Dazu zählen das Thema des Meetings, das bereits zuvor Gesagte und die Intention des Meeting-Teilnehmers.

Anordnung der Schlüsselbegriffe auf dem Flipchart

Im einfachsten Fall schreiben Sie die Schlüsselbegriffe in einer Punktaufzählung (Bullet Points) auf. Lassen Sie dabei das obere Drittel des Flipcharts zunächst frei. Sie brauchen diesen Platz später für die Überschrift und gegebenenfalls für einen Hinweis zu den einzelnen Punkten.

Lassen Sie auch einen linken und rechten Rand. Wenn der rechte Rand etwas breiter ist, können Sie dort später Ergänzungen zu Ihren Schlüsselbegriffen hinzufügen. Schreiben Sie nur soweit nach unten, dass alle Ihren Mitschrieb lesen können.

Zusammenhänge zwischen Begriffen sichtbar machen

Manchmal ergeben sich Zusammenhänge zwischen den Begriffen. Diese können Sie, zum Beispiel mit Pfeilen, Linien oder Kästchen, sofort sichtbar machen. Schreiben Sie dabei immer zuerst den Text auf das Flipchart und lassen Sie zwischen den Wörtern oder Textblöcken genug Platz. Erst danach ergänzen Sie Kästchen, Linien oder Pfeile. Je nach Thema können Sie auch andere Formen der Visualisierung nutzen:

  • Ablaufdiagramm
  • Zeitplan
  • Tabelle
  • Ursache-Wirkungs-Diagramm
  • Entscheidungsbaum
  • Matrix
  • Funktionsdiagramm

Farben zur besseren Übersicht verwenden

Mit Farben können Sie einzelne Begriffe hervorheben, wenn es für die Diskussion Ihrer Ansicht nach hilfreich ist. Sie können damit die Beiträge etwas steuern. Farben sind auch hilfreich, wenn nach und nach viele Begriffe auf einem Flipchart stehen, denn die Besprechungsteilnehmer können so leicht den Überblick verlieren. Mit ein oder zwei Farben können Sie die Übersicht für alle wieder herstellen.

Wenn der Platz auf Ihrem Flipchart-Aufschrieb weniger wird beziehungsweise nicht mehr ausreicht, trennen Sie diese Flipchart-Seite ab und hängen Sie sie an die Wand. Schreiben Sie dann auf der nächsten Flipchart-Seite weiter.

Unübersichtliche Notizen noch einmal neu strukturieren

Manchmal kommt es vor, dass Aufschriebe auf dem Flipchart unübersichtlich sind, weil zu viele Informationen als Text verarbeitet wurden. Oder ein Sachverhalt wurde falsch dargestellt. In diesen Fällen sollten sie die wichtigen – und richtigen – Punkte noch einmal auf ein neues Flipchart-Papier notieren. Diese Vorgehensweise hilft auch, eine Diskussion besser zu strukturieren, wieder auf den Punkt zu bringen, zusammenzufassen oder ein Ergebnis zu formulieren.

Ergänzen Sie zu den Schlüsselbegriffen auf der Flipchart-Seite auch immer eine Überschrift, und bei Bedarf noch einen Hinweis oder weitere Stichwörter, um nachvollziehen zu können, was auf dieser Flipchart-Seite steht.

Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass Sie nicht alle Redebeiträge am Flipchart festhalten müssen. Es genügen die zentralen Schlüsselbegriffe zu einem Tagesordnungspunkt Ihres Meetings. Manchmal genügt eine Seite, die alles in der Übersicht zeigt und die ausreicht, um die einzelnen Redebeiträge im wahrsten Sinne des Wortes auf den Punkt zu bringen. Manchmal braucht es ein paar mehr, um die wichtigsten Aspekte oder Details zu dokumentieren.

Flipchart-Seiten mit abgehandelten Themen aufhängen

Auf einer Flipchart-Seite sollte es nur um ein Thema gehen. Das ist in der Überschrift auch benannt. Wenn das Thema abgeschlossen oder die Seite vollgeschrieben ist, hängen Sie diese Seite an die Wand Ihres Besprechungsraums, sodass sie von allen noch gesehen werden kann. Sie können dazu selbsthaftende Flipcharts nutzen oder die Seite mit einem Klebeband anbringen. Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben, müssen Sie gelegentlich blättern.

Flipchart-Seiten fürs Protokoll fotografieren

Nach der Besprechung fotografieren Sie alle Flipchart-Seiten. Dafür reicht die Kamera Ihres Smartphones aus. Mit Hilfe der Fotos können Sie leicht und schnell ein Protokoll erstellen. Manchmal können die Fotos auch selbst das Protokoll, das sogenannte Fotoprotokoll sein.

Sie können die Fotos auch an alle anderen Teilnehmer des Meetings verteilen, wenn das in Ihrem und im Sinne des Meetingleiters ist. Fragen Sie nach. Für den Versand erzeugen Sie aus den Fotos eine PDF-Datei, in der die Fotos gerade so groß sind, dass die Inhalte der Flipcharts gelesen werden können. Achten Sie deshalb auf die Auflösung und Größe einer Seite. Meistens passen vier Flipchart-Seiten auf eine DIN A4-Seite des Fotoprotokolls.

Seminar- und Trainingsangebot

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Fazit

Mit Ihren Flipchart-Notizen bringen Sie Klarheit und Struktur in jede Diskussion. Es ist wichtig, dass die Informationen auf dem Flipchart für alle gut lesbar und verständlich sind. Das fördert weitere konstruktive Rede- und Diskussionsbeiträge und bringt das Meeting zu einem Ergebnis. Es kommt also gerade nicht darauf an, dass ein kleines „Kunstwerk“ entsteht, wie auf diesem Bild:

Visualisierungstechniken für Flipchart und Präsentationen im Management-Handbuch
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Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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