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Mergers & AcquisitionsNach Fusionen die Einkaufsabteilungen restruktuieren

Die Einkaufsabteilungen können bei Fusionen einen erheblichen Beitrag dazu leisten, Kosten einzusparen. Dabei gibt es allerdings einige Voraussetzungen, damit das optimal gelingt.
erschienen: 09.11.2010
Schlagwörter: Einkauf

Kaum ist die Wirtschaftskrise mehr oder weniger ad acta gelegt, suchen viele Unternehmen schon wieder nach Wachstumsmöglichkeiten – zum Beispiel durch Firmenkäufe. Für diese angedachten Mergers & Acquisitions gilt jedoch: Der Return on Investment muss stimmen – unter anderem aufgrund der Synergieeffekte, die zum Beispiel im Einkauf zu erzielen sind.

Nach Fusionen befinden sich Unternehmen meist in der Situation, dass sie plötzlich zwei Einkaufsabteilungen haben. Diese müssen im Post Merger Integration (PMI) Prozess zusammengeführt werden. Das beinhaltet die Chance, die bisherigen Einkaufsprozesse zu prüfen und neu auszurichten – von der Einkaufsstrategie bis zur Lieferantenbindung. In diesen Prozess sollten die Einkaufsbereiche der fusionierenden Unternehmen schon in der vorbereitenden Due-Diligence-Phase eingebunden werden. Denn dies schafft ein Wir-Gefühl, das durch gemeinsame Erfolgserlebnisse wie rasch erzielte Einsparungen verstärkt werden kann.

Ein Risiko des PMI-Prozesses ist die Ausrichtung der Restrukturierung an einem, meist dem größeren Partner. Das verspielt komparative Vorteile, die ein kleinerer Partner im Einkauf durchaus haben kann und die in der neuen Konstellation positiv zum Tragen kommen könnten. Es gilt also, in der aufgrund des PMI-Prozesses ohnehin angespannten Situation einen kühlen Kopf zu bewahren und den optimalen Weg zur Restrukturierung zu finden.

Die Voraussetzungen schaffen

Bevor an ein Restrukturieren des Einkaufs zu denken ist, gilt es nach Fusionen zunächst den reibungslosen Ablauf der alltäglichen Einkaufsoperationen und -prozesse zu gewährleisten. Erst danach kann mit dem Aufbau der neuen Einkaufsorganisation begonnen werden, die die Best Practices beider Unternehmen vereint. Die folgenden Schritte sind essenzielle Bestandteile einer erfolgreichen Restrukturierung des Einkaufs.

1. Teams stützen die Restrukturierung

Die Mitarbeiter und ihr Engagement sind genauso erfolgskritisch für die PMI wie klar definierte, einvernehmliche Ziele, eine gemeinsame Terminologie und eine fortwährende Kommunikation. In gemischten Teams lässt sich dieser Anspruch am besten realisieren. Das Kernteam sollte aus

  • Vertretern des Einkaufs beider Unternehmen,
  • Vertretern anderer wichtigen Abteilungen (wie Finanzen) sowie
  • internen Kunden

gebildet werden. Um die Workstreams wie die gemeinsamen Materialgruppen zu bearbeiten, können zudem fachliche Teams zusammengestellt werden. Das aktive Mitwirken von Mitarbeitern beider Unternehmen am Restrukturierungsprozess motiviert die Beteiligten dazu, eine „Ownership“ zu entwickeln und zu einer tragenden Stütze der Restrukturierung zu werden. Sogenannte „Sponsoren“ (idealerweise von der Vorstands- und/oder Bereichsleiterebene) unterstützen die Restrukturierung.

2. Die Optimierungs- und Einsparpotenziale ermitteln

Die Teams untersuchen den Status quo und die Best Practices der Einkaufsorganisationen beider Unternehmen, mit dem Ziel, sie in einer Abteilung zu vereinen. In einer Bedarfsanalyse sind zunächst die Materialgruppen beider Unternehmen zu identifizieren und die Verantwortlichkeiten für deren Einkauf zu klären.

Ein effektives Werkzeug für eine erste Abschätzung der Einsparpotenziale ist unter anderem die HNC Post-Merger-Integration-Matrix (PMI-Matrix, Abb. 2). Die Teams tragen für die analysierten Materialgruppen die Einkaufsvolumina und Spezifikationen mithilfe eines zuvor für beiden Unternehmen definierten gemeinsamen Materialgruppenschlüssels zusammen. Nach dem gleichen Prinzip erfolgt die Klassifizierung der Lieferanten:

Danach ist das bestehende Portfolio an Lieferantenverträgen hinsichtlich möglicher Einsparungen und Restriktionen zu analysieren. Da verlässliche Datenbanken oft fehlen, sind für die Analyse im voraus verbindliche Parameter wie Preise pro Mengeneinheiten, Laufzeit oder Abnahmeverpflichtungen festzulegen. Sie erlauben den Vergleich der Konditionen/des Vertragswesens über die bisherigen Unternehmensgrenzen hinweg. Ein besonderes Augenmerk sollte hierbei auf den Chancen und Risiken von Ausstiegsklauseln in PMI-Situationen und auf Restriktionen beispielsweise den gültigen Vertragslaufzeiten liegen.

Durch ein internes Preis-Benchmarking der Konditionen können Einsparpotenziale identifiziert werden. Ihre Realisierbarkeit, zumindest für die wesentlichen A-/B-Materialgruppen, sollte eine externe Beschaffungsmarktanalyse gegebenenfalls ergänzt um externe Benchmarks bestätigen (zum Beispiel durch die Anfrage von repräsentativen Preispositionen für die TOP-Materialgruppen bei alternativen Lieferanten). Anschließend sind Preis- und Mengenhebel wie Volumenkonzentration und Spezifikationsoptimierung zu bestimmen, um Einsparpotenziale, die über das interne Preis-Benchmarking hinausgehen, zu quantifizieren.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Ist-Analyse ist das Erfassen der Organisationsstrukturen der beiden Einkaufsabteilungen. Simple Organigramme zu zeichnen, reicht hierfür nicht. Vielmehr empfiehlt es sich, quantitativ und qualitativ vorzugehen – das heißt, neben der Anzahl der Einkäufer sollten deren Aufgabenbereiche, Qualifikationen und Job-Profile im Ist- und Soll-Zustand im Detail analysiert werden.

Zum Abschluss sehen sich die Teams noch einmal die drei Kernprozesse strategischer und operativer Einkaufsprozess sowie Lieferantenmanagement an. Durch den Vergleich der Kernprozesse beider Unternehmen lässt sich in der Regel ein Benchmark für die künftigen Soll-Prozesse ermitteln, das die Richtung des weiteren Restrukturierungsprozesses vorgibt.

In einem Stärken-Schwächen-Profil werden die Analyse-Ergebnisse dann abgebildet. Dadurch wird transparent, wo Verbesserungs- und Einsparpotenziale liegen und was die Best Practices für den restrukturierten Einkauf sind.

3. Ein Modell des neuen Einkaufs ableiten und implementieren

Aus der Potenzialanalyse und den identifizierten Best Practices beider Einkaufsabteilungen leiten die Teams ein Modell für die Gestaltung der künftigen Einkaufsorganisation ab. Das Modell umfasst

  • die vorgeschlagene Organisationsstruktur,
  • die definierten Kernprozesse (strategischer, operativer Einkaufsprozess und Lieferantenmanagement) und
  • die allgemeinen Einkaufsrichtlinien.

Idealerweise werden all diese Punkte in einem Einkaufshandbuch dokumentiert, sodass sich jeder Einkäufer „in Ruhe“ in den neuen Einkauf „einlesen“ kann. Ein Zeitplan für das Realisieren der Einsparungen ist ein zentraler Punkt der PMI-Aktivitäten. Denn hierüber wird ein verbindliches Commitment aller Beteiligter geschaffen, damit die identifizierten Einsparpotenziale auch tatsächlich realisiert werden. In das Erstellen des „Einsparzeitplans“ sind neben dem Einkauf auch interne Bedarfsträger und Lieferanten einzubeziehen, sodass auch sie den Prozess unterstützen.

Für das Implementieren der neuen Einkaufsorganisation ist ebenfalls ein Zeitplan nötig. Job-Profile sind für die Positionen in der neuen Einkaufsorganisation zu entwickeln. Mitarbeiter-Schulungen erlauben das Einführen der neuen Kernprozesse.

Fazit

Eines sollte allen Beteiligten bewusst sein: Eine erfolgreiche PMI zweier Einkaufsabteilungen erfordert eine erhebliche Lernfähigkeit und -bereitschaft. Ein zentraler Erfolgsfaktor sind Einkaufsmitarbeiter und „Sponsoren“, die bereit sind, gängige Annahmen zu hinterfragen und die nicht auf theoretische Synergie-Effekte vertrauen. Eine rigoros faktenbasierte Stärken-Schwächen-Analyse und eine optimale Nutzung der vorhandenen Einkaufskompetenzen beider Unternehmen ermöglichen es, die kurz- und langfristigen Ziele zu realisieren. Gelingt es während der PMI, die Kräfte beider Einkaufsabteilungen zu vereinen, dann eröffnen sich wie von selbst Handlungsspielräume für signifikante Einsparungen.

Der Einkauf sollte sich proaktiv in die Restrukturierung einbringen und zu einer treibenden Kraft der PMI werden – auch um sich von Beginn an strategisch günstig im neuen Unternehmensgefüge zu positionieren. Die Mühe lohnt sich.

Über den Autor
Dr. Bernhard Höveler

Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting GmbH. Die auf das Einkaufsmanagement und Supply Management spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotenzialen im Einkauf sowie beim Implementieren eines professionellen Einkaufs- bzw. Supply Chain Managements.

AnschriftHöveler Holzmann Consulting GmbH
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