MitarbeitermotivationSo setzen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter ein

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Wie Sie als Führungskraft Aufgaben gemäß den Stärken Ihrer Mitarbeiter strukturieren und delegieren.
erschienen: 22.09.2014
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Eine Führungskraft kann ohne ihre Mitarbeiter nichts bewirken. Ihr Erfolg wird erst möglich durch ihre Mitarbeiter, denn es zählen nur die Ergebnisse, die von den Mitarbeitern erbracht werden. Vielen Führungskräften ist das jedoch nicht bewusst.

Was können Sie als Führungskraft konkret tun, um Ihren Verantwortungsbereich effektiv und effizient zu organisieren, damit Ihre Mitarbeiter gute Leistungen bringen? Es kommt auf zwei Dinge an:

  • Welche Aufgaben Sie wie strukturieren.
  • Welchen Mitarbeiter Sie für welche Aufgabe verantwortlich machen.

Aufgabengestaltung und Aufgabendelegation gehören zu den wichtigsten grundlegenden Aufgaben einer Führungskraft.

Die richtigen Aufgaben definieren und erfüllen

Aufgabengestaltung und Aufgabendelegation sind Strategiearbeit. Es geht darum sicherzustellen, dass die Strategie für den eigenen Verantwortungsbereich operativ umgesetzt wird. Damit das optimal geschieht, müssen zum einen die richtigen Aufgaben definiert (Effektivität), zum anderen müssen die Aufgaben von den Mitarbeitern richtig erfüllt werden (Effizienz). Wenn Sie dabei noch die jeweiligen Stärken Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und zum beiderseitigen Vorteil wirken lassen, ist das der Schlüssel zum Erfolg.

Eine an den Stärken der Mitarbeiter orientierte Aufgabengestaltung und Aufgabendelegation lassen sich durch folgende Schritte erreichen:

  1. Geschäftsprozesse analysieren

  2. Aufgaben und Arbeitsinhalte festlegen

  3. Erfolgskritische Anforderungen ermitteln

  4. Fokus auf die Stärken der Mitarbeiter legen

  5. Geeignete Mitarbeiter für jede Aufgabe auswählen

  6. Starke Teams bilden

  7. Flexibilität und Dynamik erhalten

Geschäftsprozesse analysieren

Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun. Haben Sie die Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich schon optimiert, bedeutet das: Sie haben alle relevanten Aktivitäten erfasst, nach Schwachstellen analysiert und nach Ihren speziellen Kriterien strukturiert. Alle Prozesse und Teilprozesse erfüllen hohe Anforderungen im Hinblick auf Qualität, Zeit und Kosten.

Darüber hinaus sind sie flexibel, integrativ und einfach, berücksichtigen aber auch die relevanten Stakeholder. Zu diesen gehören Kapitalgeber, Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten sowie Umwelt und Gesellschaft.

Aufgaben und Arbeitsinhalte festlegen

Nach der Optimierung der Geschäftsprozesse kommt es darauf an, die Aufgaben und Aufgabeninhalte, die mit den einzelnen Prozessschritten verbunden sind, so zusammenzufassen, dass sie von einzelnen Mitarbeitern souverän bewältigt werden können. Zu einer Aufgabe dürfen nicht zu viele Anforderungen gehören. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter einerseits nicht überfordert, andererseits aber auch gefordert werden. Letzteres regt zur Selbstentwicklung an und ermöglicht persönliche Entfaltung.

Eine Aufgabe sollte von einer Person und innerhalb ihrer direkten Organisation komplett erledigt werden können. Es geht darum, unnötige Schnittstellen zu vermeiden. Besonders wichtig ist, dass die Aufgabe zu konkret beschreibbaren Ergebnissen führt, für die sich der einzelne Mitarbeiter verantwortlich fühlen kann.

Erfolgskritische Anforderungen ermitteln

In diesem Zusammenhang sollten die kritischen Arbeitsinhalte der einzelnen Aufgaben definiert werden. Kritische Arbeitsinhalte sind solche, die bei Minderleistung zu Maßnahmen von anderer Stelle führen würden, wie Vorgesetzte, Prozesspartner oder Kunden. Diese kritischen Arbeitsinhalte legen die erfolgskritischen Anforderungen der Aufgaben fest. Sie definieren zugleich auch den Schwierigkeitsgrad der Aufgaben und sind ein Merkmal für die tarifliche Bewertung und Einstufung der Mitarbeiter.

Die Summe aller Anforderungen einer Aufgabe stellt das Anforderungsprofil einer Stelle dar. Die erfolgskritischen Anforderungen sind lediglich ein Teil davon. Die Aufgaben werden zusammen mit den Anforderungen dokumentiert und bilden die Aufgabenbeschreibungen.

Beispiel für erfolgskritische Anforderungen

Als Beispiel soll das Anforderungsprofil für die Aufgabe „Reklamationsmanagement“ in der Kundenbetreuung zeigen, welche Anforderungen als erfolgskritisch bewertet werden müssen. Zum Anforderungsprofil eines Mitarbeiters im Reklamationsmanagement sollten im Wesentlichen folgende Anforderungen gehören:

Fachliche Kompetenz

Passende Ausbildung und Vorerfahrung
Prozess- und Fachkenntnisse
Analyse- und Strukturierungsfähigkeit
Beherrschung von spezifischen IT-Tools

Soziale Kompetenz

Kontaktaufbau
Einfühlungsvermögen
Kommunikationsfähigkeit
Zusammenarbeit

    Persönliche Kompetenz

      Kunden- und Service-Orientierung
      Flexibilität
      Einsatz und Engagement

    Für die Aufgabe tatsächlich erfolgskritisch sind aber vor allem folgende Anforderungen:

  • Prozess- und Fachkenntnisse
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kunden- und Service-Orientierung

    Diese drei Anforderungen wirken sich direkt auf die Kunden aus:

  • Wie läuft die Bearbeitung der Reklamation ab?
  • Wie kommuniziert der Mitarbeiter mit den Kunden?
  • Wie geht er auf die einzelnen Kunden ein?

    Wenn Kunden in diesen drei Bereichen Schwächen eines Mitarbeiters wahrnehmen und sich schlecht behandelt fühlen, werden Sie sich an höherer Stelle beschweren. Die anderen Anforderungen sind zwar auch wichtig, aber lediglich betriebsintern relevant.

Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeiter kennen

Was einem leicht fällt tut man auch gut. Kennen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter? Welche Möglichkeiten haben Sie, die Stärken Ihrer Mitarbeiter kennenzulernen? Eine erste Quelle für die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ist der persönliche Lebenslauf mit deren Selbsteinschätzung. Nutzen Sie diese Quelle, aber seien Sie skeptisch, wenn sich ein Mitarbeiter einer Fähigkeit rühmt und das damit verbundene Aufgabengebiet inzwischen verlassen hat. Das könnte ein Indiz dafür sein, dass ihm gerade diese Fähigkeit gefehlt hat.

Eine weitere Quelle ist das persönliche Gespräch. Damit geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, ihre Stärken selbst zu beschreiben. Vielen sind die eigenen Stärken aber spontan nicht bewusst, weil sie sich mehr mit ihren Schwächen befassen. Eine besonders ergiebige, jedoch subjektive Quelle ist Ihre persönliche Beobachtung. Doch auch dabei besteht die generelle Tendenz, zunächst die Schwächen zu bemerken und mit den einzelnen Mitarbeitern zu verbinden. Empfehlung: Nehmen Sie jede sich bietenden Gelegenheit wahr und beobachten Sie positives Verhalten und positive Leistungen Ihrer Mitarbeiter und notieren Sie diese Dinge.

Eine weitere Quelle ist das Feedback von Prozesspartnern der Mitarbeiter. Hören Sie aufmerksam zu, wenn man über Ihre Mitarbeiter spricht oder fragen Sie gezielt bei Prozesspartnern beziehungsweise Kunden nach. Berücksichtigen Sie immer das Feedback von mehreren Personen, um einseitige Aussagen zu vermeiden.

Fokus auf die Stärken der Mitarbeiter legen

Dass es sich nicht lohnt, die Schwächen zu Stärken zu machen, ist inzwischen bekannt. Man würde lediglich erreichen, dass eine Schwäche weniger stark ausgeprägt ist, sich nicht aber zu einer Stärke entwickelt. Fokussieren Sie sich also auf die Stärken Ihrer Mitarbeiter und loben Sie Positives sofort, wenn es Ihnen auffällt. Durch Ihre Anerkennung motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und tragen so dazu bei, dass sie diese Stärken vermehrt einsetzen.

Machen Sie negative Beobachtungen, sollten Sie dies bei nächster Gelegenheit nur unter vier Augen ansprechen. Bestimmte Defizite lassen sich beseitigen, wie etwa unzureichende Kenntnisse, Fertigkeiten und ungünstige Verhaltensweisen. Dafür sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter gegebenenfalls entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen abstimmen oder Vereinbarungen treffen. Nicht verändern werden Sie hingegen ungünstige Charaktereigenschaften oder Neigungen wie zum Beispiel Geltungsbedürfnis. Nehmen Sie diese als menschlich gegeben an und sehen Sie darüber hinweg.

Haben Sie sich aufgrund der Möglichkeiten von den Stärken Ihrer einzelnen Mitarbeiter ein Bild schaffen können, kommt es nun darauf an, die Stärken Ihrer Mitarbeiter richtig einzusetzen.

Richtigen Mitarbeiter für den richtigen Job bestimmen

An dieser Stelle ist es wichtig, die erfolgskritischen Anforderungen der Aufgaben und die Stärken der Mitarbeiter in Übereinstimmung zu bringen. So können Sie erreichen, dass Ihre Mitarbeiter zu beiderseitigem Nutzen effizient tätig sind. Umgekehrt sollte es selbstverständlich sein, dass kein Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen bekommt, deren erfolgskritische Anforderungen auf seine Schwächen treffen würden.

Es ist wesentlich, dass der Stelleninhaber die erfolgskritischen Anforderungen voll erfüllt. Bei den übrigen Anforderungen ist ein Kompromiss akzeptabel, und es ist von geringerer Bedeutung, wenn der Stelleninhaber die eine oder andere unkritische Anforderung nicht ganz erfüllt. Es ergibt sich von alleine, dass die besten Mitarbeiter mit den schwierigsten Aufgaben betraut sind.

Starke Teams bilden

Ein einzelner Mitarbeiter kann und muss nicht alles können. Wichtig ist, dass starke Teams gebildet werden, die sich aus unterschiedlich talentierten Mitarbeitern zusammensetzen, die menschlich gut miteinander harmonieren. Ähnliche Aufgaben werden gebündelt, und daraus entstehen die Teams. Ideal ist es, wenn in einem Team jede der vier folgenden Stärken-Kategorien vertreten ist:

Umsetzungsstärke

Beispiele:

  • Leistungsorientierung
  • Organisationsgeschick
  • Verantwortungsgefühl

Einfluss

Beispiele:

  • Präsenz
  • Selbstbewusstsein
  • Netzwerken

      Beziehungsaufbau

      Beispiele:

  • Integrationsfähigkeit
  • Empathie
  • Begeisterungsfähigkeit

      Strategisches Denken

      Beispiele:

  • Analysefähigkeit
  • Wissbegierde
  • Verfolgung von Alternativen

    Es sind vor allem die Teams erfolgreich, die sich auf Ergebnisse fokussieren.

Flexibilität und Dynamik erhalten

Spätestens alle drei Jahre sollten Sie alles wieder auf den Prüfstand stellen und Ihre Strategie sowie die Geschäftsprozesse überprüfen und gegebenenfalls neu ausrichten. In der Folge gilt das auch für die Aufgaben, die Sie neu gestalten und eventuell anderen, dafür geeigneteren Mitarbeitern anvertrauen können. Daraus können wiederum neue Teams entstehen. Ist es nicht besser, wenn Sie sich selbstbestimmt verändern, bevor Sie verändert werden?

Fazit

Vorteile aus der beschriebenen Vorgehensweise ziehen sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Sie selbst. Ihren Mitarbeitern fallen aufgrund ihrer richtig eingesetzten Stärken die Aufgaben leicht, sie können souverän agieren, erleben den eigenen Erfolg, sind motiviert und mit sich zufrieden. Die Vermeidung von Überforderung ist zudem die beste Burnout-Prävention.

Auf Ihrer Seite haben Sie Ihren Verantwortungsbereich souverän im Hinblick auf Effektivität und Effizienz optimiert und gelten als erfolgreich, wenn die kritischen Aufgaben in Ihrem Verantwortungsbereich qualitativ stets zur Zufriedenheit von Vorgesetzten, Prozesspartnern und Kunden gelöst werden. Ein Gefühl der Zufriedenheit stellt sich dann auch bei Ihnen ein.

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Über den Autor
Heinz Jörg Kolitsch

Heinz Jörg Kolitsch arbeitet als Coach und Berater. Davor war er über 30 Jahre als Führungskraft in der Entwicklung und im Aftersales bei der BMW AG tätig.

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