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Mobile LösungenSo laufen Ihre Prozesse wie geschmiert

Mobile Datendienste bringen Anwendern viele Vorteile. Erfahren Sie hier, welche das sind.
erschienen: 03.11.2009
Schlagwörter: Informationstechnik

Die Zahl mobiler Mitarbeiter wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen, denn die Unternehmen haben erkannt, dass sie die Produktivität ihres Außendienstes und anderer mobiler Mitarbeiter erhöhen können, wenn sie sie mit modernen mobilen Endgeräten ausstatten. Dadurch lassen sich Kosten senken und neue Geschäftspotenziale erschließen. Kurz: Die Wettbewerbsfähigkeit verbessern.

Mobile Breitbandverbindungen schaffen die Voraussetzungen, um Geschäftsprozesse mobil auszurichten. Statt Kundendaten oder Arbeitszeiten handschriftlich in Formulare einzutragen, kann man die entsprechenden Daten nun direkt in ein PDA, Smartphone oder Notebook eingeben und gleich per Mobilfunk an das Backoffice senden.

Bauzeichnungen vor Ort

Mit der Mobile Workforce werden heute vielfach vor allem Manager und Außendienstler in Verbindung gebracht, die über Smartphone oder Notebook, zunehmend auch einem Embedded Notebook, in dem Mobilfunktechnologie bereits integriert ist, von jedem Ort auf relevante Unternehmensdaten und –anwendungen zugreifen können.

Nicht weniger profitieren Servicetechniker, Planer oder Architekten von den Einsatzmöglichkeiten, die ihnen mobile Endgeräte bieten. Zum Beispiel mit einem Embedded Notebook können sie über eine UMTS-Breitbandverbindung auf Informationspools im Internet oder den eigenen Server zugreifen, sich fehlende Ersatzteillisten oder Bau- und Konstruktionszeichnungen herunterladen. Sie haben schnell die aktuellsten Informationen zur Hand und können auf unvorhergesehene Veränderungen bei einem Projekt sofort reagieren.

Mobile Zeiterfassung

In vielen Handwerks- und Serviceunternehmen werden die Arbeitszeiten noch auf einem Stundenzettel festgehalten. Aber diese Zeiterfassung ist nicht mehr zeitgemäß und fehleranfällig. Zudem muss die Buchhaltung den Mitarbeitern häufig hinterherlaufen, damit die Wochenzettel abgegeben werden. Bei diesem System sind Fehler nahezu an der Tagesordnung: Zeiten werden nicht korrekt eingetragen oder dem falschen Kunden zugeordnet. Anschließende Reklamationen müssen wieder aufwendig bearbeitet werden. Medienbrüche oder unsaubere Handschrift führen zu Übertragungsfehlern.

All diese Probleme werden mit der Arbeitszeiterfassung über Handy beseitigt. Dabei wird an die Zentrale eine SMS geschickt, in der Informationen zum Namen, Projekt, Tätigkeit und der Zeit enthalten sind. Ein spezielles Programm wandelt die SMS in eine E-Mail um. Existiert eine direkte Überleitung ins ERP-System, so können die einzelnen Baustellen zeitnah koordiniert werden und ein direktes Controlling stattfinden. Der Vorteil: Eventuelle wirtschaftliche Risiken werden sofort erkannt. Während es unter Umständen bis zu einer Woche dauern kann, bis ein Überblick über ein Projekt möglich ist, kann man mit solch einer Lösung eine Auswertung inklusive Begleit- und Nachkalkulationen bei Bedarf auch mehrmals täglich erstellen. Ein weiterer Pluspunkt: Aufgrund der Daten lassen sich die Mitarbeiter optimal einsetzen und ihren Qualifikationen entsprechend einteilen.

Viele Smartphones verfügen bereits über GPS, sodass die Mitarbeiter stets lokalisierbar und ihre Wege nachvollziehbar sind. In der Praxis dürfte der eine oder andere Umweg und manche Extrapause wegfallen, was sich durch einen Rückgang der Überstunden bemerkbar macht. Die IT-Entscheider sollten dennoch auch die Reaktion der Mitarbeiter auf diese Form der Kontrolle und mögliche Auswirkungen auf das Betriebsklima in Betracht ziehen.

Wartung von unterwegs: Kilometer eingespart

Je mobiler die Branche, umso vielfältiger die Einsatzmöglichkeiten für mobile Endgeräte. Servicemitarbeiter können Schadensberichte an einem Gebäude vor Ort wesentlich schneller erstellen, wenn bereits bestimmte Daten – etwa die Kundenadresse, mögliche Fehlercodes und bereits ausgefüllte Felder in Form von Dropdown-Listen – vorhanden sind und per Fernzugriff auf dem mobilen Computer zur Verfügung stehen. Ihre eigene und die Zeit des Kunden sparen Servicetechniker auch, wenn sie über eine mobile Anwendung Auskunft über den Ersatzteilbestand sowohl im Lieferwagen als auch im Lager erhalten.

Die Mobilfunktechnik ermöglicht mittlerweile die Fernüberwachung und -wartung von Maschinen und Anlagen. Im Falle einer Störung erhält der Techniker auf seinem Mobilfunkgerät eine Nachricht und kann dann auch von unterwegs notwendige Korrekturen an der Anlage vornehmen und gegebenenfalls mit dem Kunden einen Termin für einen späteren Zeitpunkt vereinbaren.

Speditionen und Logistikfirmen müssen zunehmend flexibler werden, um sich auch künftig im harten Wettbewerb behaupten zu können. Diese Flexibilität bieten mobile Dispositionslösungen. Der Fahrer bekommt seinen Auftrag direkt auf das Smartphone. Die Zentrale kann jederzeit den aktuellen Fahrzeugstand und Lieferstatus überwachen, sodass Disponent und Fahrer seltener miteinander telefonieren müssen. Der im Smartphone integrierte Navigator schaltet sich auf Knopfdruck ein und führt den Fahrer auf dem schnellsten Weg zum Ziel. Durch die fehlerfreie Übermittlung der Auftragsdaten und die verbesserte Navigation werden Fehlfahrten vermieden und viele Transportkilometer eingespart.

E-Mails sofort zur Hand

Es reicht häufig nicht mehr aus, nur noch telefonisch erreichbar zu sein. Viele mobile Mitarbeiter müssen unterwegs regelmäßig ihre E-Mails lesen und beantworten. Die Mails jedes Mal vom Server abzurufen ist dann etwas zu umständlich. Es geht auch einfacher: Per Push-E-Mail-Technologie werden E-Mails vom Mailserver aktiv an das Mobilfunkgerät geschickt. Blackberry hat für Push-E-Mail den Weg bereitet und sich damit einen Namen gemacht, nun werden Push-Mails auch von Smartphones oder MDAs empfangen. Der Nutzer erhält die Mails, wie er es vom PC gewohnt ist, ohne eigenes Zutun. Er kann die Mails lesen und Anhänge teilweise auch bearbeiten.

Pure Technikbegeisterung ist fehl am Platz

Die Zahl mobiler Arbeitnehmer wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Entscheider sollten sich bei der Anschaffung mobiler Technologien aber keinesfalls von reiner Technikbegeisterung leiten lassen. Hinter den Planungen sollte eine durchdachte IT-Strategie stehen. Die Unternehmensstrategie ist ebenfalls zu berücksichtigen. Die Einführung mobiler Systeme stellt demnach auch eindeutig eine Managementaufgabe dar.

Die Unternehmen müssen analysieren, welche Abläufe sich durch die Einführung einer neuen Technologie konkret verbessern lassen. Um Insellösungen zu vermeiden, sollte auf skalierbare Lösungen gesetzt werden. Bei der Auswahl der Endgeräte ist auf den Einsatzzweck zu achten und es sind einige grundsätzliche Fragen zu klären. Wie handlich oder robust muss ein Gerät sein? Welche Clientsoftware wird unterstützt, wie funktionell sind Tastatur, Display und Akku?

Viele Unternehmen sind nur schlecht auf die Einbindung mobiler Technologien vorbereitet, meinen die Marktforscher der Butler Group. Der Grund: Vielfach existieren in den Firmen heterogene und daher recht pflegeaufwendige IT-Strukturen sowie Insellösungen und proprietäre Technologien. Die Marktforscher empfehlen daher die Schaffung einheitlicher serviceorientierter Architekturen. Um die IT-Infrastruktur standortübergreifend zusammenzufassen, würden sich außerdem VoIP und drahtlose Netzwerke anbieten.

Zentrale Kontrolle

Viele IT-Verantwortliche betrachten die zunehmende Zahl mobiler Endgeräte als großes Sicherheitsrisiko, denn die Risiken für Datenverlust und der Befall von Schadsoftware steigen. So sind viele Mobilfunkgeräte in ihren Voreinstellungen oft nicht ausreichend gegen die Übermittlung von Daten, Missbrauch oder Diebstahl geschützt, obwohl viele Manager auch auf ihren Smartphones und PDAs sensible Unternehmensdaten speichern. Zudem wird ein kleines Mobilfunkgerät leichter verloren oder gestohlen als ein Notebook.

Die mobilen Endgeräte müssen daher in die Sicherheitsstrategie des Unternehmens eingebunden werden. Das mobile System muss durch Virenschutz, Authentifizierung, Benutzer-/Prozessidentifikation, Firewall oder Intrusion/Detection gesichert werden. Über ein mobiles IP-VPN, das auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist, können Mitarbeiter von jedem Ort über ein öffentliches Netz auf das Unternehmensnetz zugreifen.

Vor einigen Jahren hatten Administratoren kaum einen Überblick, welche Anwendungen in welchen Versionen auf den diversen Mobilfunkgeräten installiert waren. Mittlerweile können sie über Managementlösungen vollautomatisch Patches, Sicherheits-Updates und Anwendungen einspielen, wenn der Mitarbeiter mit seinem Gerät online ist. Bei Verlust eines Gerätes lassen sich die dort gespeicherten Daten auch remote löschen.

Die Sicherheitstechnologie nützt aber nur, wenn die Mobile Worker für Sicherheitsfragen sensibilisiert sind und beispielsweise die Funkschnittstellen Bluetooth und Infrarot nur bei Bedarf aktivieren.

Die mit dem Mobile Business verbundenen Risiken sollten Unternehmen aber nicht dazu verleiten, auf Lösungen zu verzichten, mit denen sich Unternehmensprozesse beschleunigen und die Produktivität steigern lassen. Denn bei aller Vorschicht: Es muss auf das richtige Verhältnis zwischen Schutz und Funktion geachtet werden, damit das eigentliche Ziel, die Entwicklung des Geschäfts, nicht zu kurz kommt.

Fazit

Es stellt sich Unternehmen nicht mehr die Frage, ob sie ihre Geschäftsprozesse mobil ausrichten. Es geht nur noch darum, wo sie beginnen und welche mobilen Technologien die Unternehmen benötigen. So wie sich in jeder Branche die Effizienz durch IT-gesteuerte Prozesse steigern lässt, lassen sich in vielen Firmen auch die Unternehmensabläufe durch den Einsatz mobiler Endgeräte enorm beschleunigen.

In Zukunft werden immer weniger Menschen im Büro an einem festen Arbeitsplatz arbeiten. Diese Mitarbeiter müssen mit modernen Endgeräten ausgestattet werden, um flexibel und schnell auf Anfragen von Kunden und aus dem Unternehmen reagieren zu können – egal wo sie sich gerade befinden. Die schnelle Auftragsübermittlung oder Zeiterfassung per Mobilfunk und ohne Medienbrüchen steigert nicht nur die Produktivität des Mitarbeiters, sondern ist auch weniger fehleranfällig. Unternehmen, die bei der mobilen Ausrichtung ihrer Prozesse die Nase vorn haben, sind auch im Wettbewerb gut aufgestellt.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.

  • Mobile Geräte in die Sicherheitsstrategie des Unternehmens einbinden.
  • Wenige Gerätetypen vereinfachen Sicherheitsmechanismen.
  • Sicherheitsfunktionen der mobilen Endgeräte durch weitere Lösungen ergänzen.
  • Geräte zentral administrieren.
  • Richtlinien für sichere Verwendung der Geräte festlegen.
  • Nutzer für sicheren Umgang mit den Geräten sensibilisieren.
  • Bestandsverzeichnis aller Geräte anlegen.
  • Aktuelle Versionen des Betriebssystems und von Sicherheitsanwendungen verwenden.
  • Daten im Endgerät und auf den Speicherkarten verschlüsseln.
  • Zusätzliche Speicherkarten durch Passwörter sichern.
  • Ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen auf das Unternehmensnetz zugreifen.
  • Regelmäßig Sicherungskopien erstellen.
  • Aktuelle Virensoftware und Firewall nutzen.
  • W-LAN und Bluetooth-Funktionen nur einschalten, wenn diese benötigt werden.
  • Endgerät bei Diebstahl oder Verlust unbrauchbar machen.
  • Daten vor Ausmusterung des Geräts sicher und vollständig löschen.
  • Speicherkarten mechanisch, zum Beispiel durch einen Schredder, zerstören.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.

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