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MobilitätMobile Worker bewältigen ihren Arbeitsablauf von unterwegs

Wie Mitarbeiter mithilfe moderner mobiler Kommunikations- und Datenendgeräte und breitbandiger Mobilfunkanbindung ihren Arbeitsablauf besser organisieren.
erschienen: 20.10.2009

Viel unterwegs und doch stets erreichbar. Mobile Worker müssen ihr Zeitmanagement im Griff haben, ansonsten geraten sie leicht in Dauerstress. Daher müssen sie mehr noch als die Kollegen im Büro über eine ausgeprägte Fähigkeit zum Selbstmanagement verfügen. Sie müssen Zeitpläne entwickeln und Prioritäten setzen können, den Arbeitstag realistisch planen und die Aufgaben nach Wichtigkeit geordnet abarbeiten, die Kommunikation mit Kunden und Kollegen steuern können und darüber nicht die Bedürfnisse nach persönlicher Erholung vergessen.

Zum Selbstmanagement gehören unter anderem das Kommunikationsmanagement sowie das Zeit- und Aufgabenmanagement. Die vorhandenen Kommunikationsmittel müssen effektiv und professionell genutzt werden. So werden bestimmte Informationen schneller per E-Mail übermittelt als telefonisch. Bei einem Telefonat, das unter Umständen mehr Zeit in Anspruch nimmt, lassen sich wiederum kompliziertere Sachverhalte erörtern.

Standortunabhängig organisieren

Mit MDA, Smartphone oder Notebook sind die Mobile Worker heute optimal ausgestattet, um ihre Arbeit unabhängig vom Standort zu planen und zu erledigen. Über ihre mobilen Endgeräte haben sie Zugriff auf externe und interne Informationen per Internet. Dem mobilen Mitarbeiter stehen somit auch unterwegs alle wesentlichen Informationen zur Verfügung, die er für seine Arbeit benötigt. Er kann jederzeit E-Mails lesen, geschäftsrelevante Daten vom Unternehmensserver herunterladen oder Dokumente bearbeiten und wieder auf den Server hochladen – idealerweise über einen Highspeed-Breitbandanschluss.

Servicemitarbeiter brauchen so nicht mehr in der Zentrale nach den nächsten Einsatzorten zu fragen, sondern erhalten diese direkt und automatisch auf ihr mobiles Endgerät. Dies schließt Missverständnisse bei Adressen oder Ansprechpartnern aus, zusätzlich lassen sich weitere wichtige Hintergrundinformationen bereitstellen.

Mobile Teamarbeit fördern

Die vollständige Vernetzung von Unternehmen katapultiert die Arbeit im Team auf eine neue Ebene. In virtuellen Teams wird nun auch ganz selbstverständlich unternehmensübergreifend zusammengearbeitet. Mit der fortschreitenden Mobilität und der gestiegenen Popularität von Home Offices dürfte die Zahl solcher Teams, bei denen sich die Teammitglieder nur noch selten, wenn überhaupt, persönlich treffen, weiter zunehmen.

Integration in Prozesse

Die Abstimmung mit den Kollegen, Terminvereinbarungen, die Festlegung von Aufgaben und die Organisation von Meetings ist mobil ebenso gut möglich wie im Büro. Ein Teamleiter kann sein Team bei entsprechender Ausstattung genauso gut von unterwegs führen wie im Büro. Über sein Notebook beispielsweise hat er bei Nutzung einer Collaboration Software jederzeit den Überblick über die Entwicklung eines Projekts, kann Teamaufgaben verwalten und mit den Teammitgliedern per E-Mail, in Foren oder in virtuellen Konferenzräumen online kommunizieren.

Fazit

Durch die Möglichkeit, mobil auf Inter- und Intranet zugreifen zu können, lässt sich der Workflow erheblich beschleunigen. Anfragen können sofort bearbeitet und Projekte vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit den Kollegen, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist problemlos möglich. Die Zeit auch zwischen auswärts liegenden Terminen wird effizient genutzt, und am Abend kann der Mitarbeiter mit dem Gefühl abschalten, einen produktiven Arbeitstag hinter sich zu haben. Mit dem mobilen Büro in der Aktentasche können viele Mitarbeiter ihre Arbeit vollständig außerhalb der Firmenräume erledigen. Aber selbst leidenschaftliche Mobile Worker sollten hin und wieder persönlich in der Firma vorbeischauen – selbst wenn es nur zu einem Schwätzchen mit dem Vorgesetzen oder den Kollegen ist.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt. Diese Bibliothek können Sie hier kostenlos anfordern.

[Bild: Doris Heinrichs - Fotolia.com]