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MobilityMobiles Arbeiten im Mittelstand

Wie soll ein Mitarbeiter gleichzeitig auf Dienstreise sein, seine E-Mails schnell beantworten und auch von unterwegs auf alle relevanten Unternehmensdaten zugreifen können? Wir zeigen Ihnen, wie dies gelingt.
erschienen: 08.09.2009

„Mobility“ ist in aller Munde und beschreibt einen Trend, der die gesamte Gesellschaft erfasst hat. Die zunehmende Mobilität ist sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich nicht zu übersehen.

Nachdem sich die mobile (Sprach-) Kommunikation im Alltag längst durchgesetzt hat, wird nun auch die Datenkommunikation zusehends mobiler. Mittelständische Unternehmen, die ihre mobilen Geschäftsprozesse in die IT-Strategie integrieren, verbessern ihr Image, erhöhen ihre Flexibilität, steigern ihre Produktivität und sparen Kosten – und stärken so ihre Position im künftigen Wettbewerb. Die wachsende Zahl der sogenannten Mobile Worker verlangt und benötigt mobile Lösungen und Endgeräte, die auf ihren Bedarf zugeschnitten sind.

Im Büro braucht ein Mitarbeiter sich heute keine Gedanken mehr darüber zu machen, wie groß der Dateianhang einer E-Mail ist – auch umfangreiche Dokumente werden dank Breitbandverbindungen rasch versendet. Der Außendienstler muss sich unterwegs in der Regel mit geringeren Datenübertragungsraten begnügen. Aber in den letzten Jahren haben die Netzbetreiber die Übertragungsgeschwindigkeiten merklich gesteigert und damit die Voraussetzungen für uneingeschränktes mobiles Arbeiten geschaffen.

Vorteil: Geschwindigkeit

Unternehmen stehen unter wachsendem Wettbewerbs- und Zeitdruck. Die zügige Beantwortung von Kundenanfragen und umfassender Kundenservice werden immer wichtiger, um Kunden zu gewinnen und zu halten. Unternehmen, die konsequent auf mobile Anwendungen setzen, punkten nicht nur durch ein innovatives Image, sondern erzielen handfeste Vorteile im Wettbewerb. Das Büro in der Westen- oder Aktentasche ist daher zum unentbehrlichen Begleiter von Unternehmern, Entscheidern, Außendienstlern und Servicekräften geworden. Während früher auf dem Weg zum Kunden oder zu Meetings wertvolle Arbeitszeit verloren ging, kann sie heute dank hochmoderner Endgeräte sinnvoll genutzt werden. Zum Beispiel können auf einer Zugfahrt über eine sichere VPN-Verbindung zum zentralen Server selbst unternehmenskritische E-Mails gelesen und beantwortet werden. Zur Vorbereitung auf den Kundenbesuch kann der Mitarbeiter unterwegs noch einmal die zentral im CRM-System abgelegten Kunden-Stammdaten durchsehen. Während des Kundengesprächs lässt sich eine fehlende Preisliste online abrufen, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen prüfen – und bestenfalls gleich ein attraktives Angebot unterbreiten. Einzelne Daten lassen sich während einer Auftragserteilung korrigieren und schließlich kann die Auftragsbestätigung über eine Infrarot- oder Bluetooth-Schnittstelle übertragen und ausgedruckt oder an ein Fax gesendet werden. Über ein Aktivitäten-Management können die Mitarbeiter auch von unterwegs zusammenarbeiten und bestimmte Aufgaben an interne Abteilungen vergeben. Der Vorteil: Ohne Medienbrüche wird eine nahtlose Informationskette aufrechterhalten.

Vorteile auf einen Blick

- Mit mobilen Lösungen wird die Erreichbarkeit der Außendienstler deutlich verbessert, was zu erhöhter Kundenzufriedenheit führt. Reisezeiten werden effizienter genutzt, und durch den Wegfall von Medienbrüchen lassen sich zudem Prozesse beschleunigen und Übertragungsfehler vermeiden.

- In jedem Fall wird die „Mobilisierung“ des Unternehmens die Tagesabläufe der Mitarbeiter in einigen Bereichen nachhaltig verändern. Doch die Investitionen wollen wohlüberlegt sein. Unternehmen sollten sich bei ihren Mobile-Business-Planungen genau darüber im Klaren sein, welche Prozesse vom Einsatz mobiler Technologien am stärksten profitieren.

Technische Möglichkeiten

Künftig wird die Grenze zwischen Beruf und Privatleben weiter verschwimmen, wodurch sich die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter weiter erhöht. Fachleute erwarten für die kommenden Jahre eine noch stärkere Zunahme von mobilen Technologien und Anwendungen in Unternehmen. Die Bereitschaft, hier eine Vorreiterrolle zu übernehmen, zahlt sich für mittelständische Unternehmen auch im Wettbewerb um kompetente Mitarbeiter aus. Die Generation, die jetzt auf Stellensuche ist, kommuniziert längst digital und mobil und erwartet auch am Arbeitsplatz eine IT-Ausstattung, die alle mobilen Kommunikationsmöglichkeiten bietet:

Es geht heute nicht mehr darum, ob ein mittelständisches Unternehmen mobile Technologien einsetzen soll, sondern nur noch darum, welche.

Heute stehen schnelle Übertragungstechnologien und eine breite Palette an unterschiedlich ausgestatteten Endgeräten bereit, um alle Geschäftsprozesse mobil auszurichten: schnelle, mobile Infrastrukturen und moderne Endgeräte. Die Verbindungsgeschwindigkeiten werden stetig erhöht, die Netzabdeckung der Breitbandanbindungen ausgeweitet und WLAN-Hotspots eingerichtet. In welchem Umfang mobile IKT- (Informations- und Kommunikationstechnologien) Infrastrukturen nun in den Unternehmen eingesetzt werden, liegt allein an der Innovationsbereitschaft und der Akzeptanz der Geschäftsleitung sowie der Bereitschaft der Mitarbeiter, angebotene Endgeräte und Lösungen zu nutzen.

Übertragungstechnologien

Mobil im Internet surfen, E-Mails empfangen und senden gehört für viele Handynutzer bereits zum Alltag: Die hier dargestellten verschiedenen Netze und Geschwindigkeiten bieten dem mobilen Mitarbeiter ein Höchstmaß an Flexibilität. Der Wechsel von einem Netz zum anderen ist problemlos möglich.

GPRS

• General Package Radio Service

• Die Informationen werden bei der Datenübertragung in einzelne Datenpakete zerlegt und beim Empfänger wieder zusammengesetzt

• Auch in abgelegenen Gebieten optimaler Empfang und gute Sprachqualität

• GPRS bietet Datenübertragungsgeschwindigkeiten von bis zu 55,6 kbit/s und ermöglicht eine Abrechnung nach Volumen

Fazit: Das Handy kann daher immer online sein, ohne dass weitere Kosten anfallen.

EDGE

• Enhanced Data Rates for GSM Evolution

• Breitbandanschluss zum Herunterladen von Bildern und großen Dateien

• Im Download Datenübertragungsraten um die 230 kbit/s möglich (entspricht mehrfacher ISDN-Geschwindigkeit)

• Im Upload werden immerhin noch um die 110 kbit/s erreicht

Fazit: Mit EDGE ist ein breitbandiger Zugang zum mobilen Internet flächendeckend möglich.

UMTS

• Universal Mobile Telecommunications System

• Mobilfunkstandard der dritten Generation

• Bietet in Städten und Ballungsgebieten UMTS-Videos in Echtzeit und Downloads ohne lange Wartezeiten

• Übertragungsgeschwindigkeiten von bis zu 384 kbit/s möglich

Fazit: Das heißt, ein Videoclip von 15 MB lässt sich unterwegs in etwas über 5 Minuten auf das Smartphone oder Notebook laden. Nicht schnell genug? Dann lohnt ein Blick auf HSDPA

HSDPA

• High Speed Downlink Packet Access

• Diese UMTS-Weiterentwicklung ermöglicht Downloads in Rekordzeit

• Beim Datenempfang eine maximale Übertragungsgeschwindigkeit von bis zu 7,2 Mbit/s

• Turbo-Datentransfer auch beim Upload: HSUPA (High Speed Uplink Packet Access) steigert Übertragung beim Hochladen auf bis zu 3,6 Mbit/s

Fazit: Der 15-MB-Videoclip ist in 33 Sekunden auf dem Handy, und schon gar nicht mehr wahrgenommen wird die E-Mail des Kollegen mit dem 200 KB großen Word-Attachment. Downloadzeit: 0,4 Sekunden.

Arbeiten wie im Büro oder Home-Office ist mit WLAN (Wireless Local Area Network) an Bahnhöfen, Flughäfen, in Cafés, Hotels und selbst in einigen ICEs möglich. Mehr als 14.000 WLAN-Hotspots gibt es laut IT-Verband BITKOM mittlerweile in Deutschland (Stand September 2008). Je nach Netzauslastung werden im WLAN bis zu 11 Mbit/s erreicht.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt. Diese Bibliothek können Sie hier kostenlos anfordern.

Es sind keineswegs nur größere Unternehmen, die von mobilen Anwendungen profitieren. Auch kleine, mittlere und mittelständische Unternehmen schaffen sich Vorteile, wenn sie ihre Geschäftsprozesse mobil abwickeln. Neben Kosten- und Zeitersparnis erhöht dies die Flexibilität und fördert die Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Betriebliche Anforderungen an das Endgerät Notebook

  • Wichtiges Werkzeug für das mobile Arbeiten
  • In der Regel integriertes WLAN-Modul für Internetzugang via Hotspots
  • Mit Mobilfunkdatenkarten zum Einstecken auch außerhalb der Hotspots Internetzugang über Breitbandnetze wie EDGE, UMTS und HSDPA

Fazit: Längeres Arbeiten auch unterwegs wird durch Tastatur und großen Bildschirm angenehm, durch externe Datenkarten ist auch mit älteren Notebooks ein Internetzugang möglich.

Embedded Notebook

  • Notebook mit integrierter Highspeed-Mobilfunktechnik
  • Die SIM-Karte ist bereits im Notebook integriert, keine separaten Datenkarten mehr nötig
  • Eine bessere Sende- und Empfangsleistung und bessere Verbindungsqualität mit höherem Datendurchsatz
  • Optimale Abstimmung der Funktechnik auf die übrige Hard- und Software trägt zu zuverlässigem und energiesparendem Online-Betrieb bei

Fazit: Mit wenigen Eingaben lassen sich die Verbindungen aufbauen, separate Hardware muss nicht eingeschoben und initialisiert werden.

Smartphone, auch Handheld

  • Vereint Mobilfunkgerät und Pocket-PC in einem
  • Besitzt ein mobiles Betriebssystem
  • Grundlage mobiler Büro- und Datenkommunikation

Fazit: Alle Anforderungen sind in einem Gerät vereint und der schnelle Zugriff auf Daten und Termine ist auch von unterwegs aus möglich.

Darauf sollten Sie bei der Geräteentscheidung denken

Vieltelefonierer

  • Eine gute Sprachqualität
  • Lange Stand-by- und Gesprächszeiten

Organizer-Anwendung

  • Speichern und Organisieren von Daten, Adressen sowie Terminen
  • einfache Handhabung

Datenverkehr

  • Schnelle Verbindungen bei großen Datenmengen
  • Endgerät sollte UMTS- oder HSDPA-fähig sein

Die Auswahl der Betriebssysteme im Mobilfunk ist deutlich größer als im PC-Bereich. Unternehmen müssen sich aber nicht auf ein Betriebssystem für ihre mobilen Endgeräte festlegen, sondern können diese mit einer Mobile-Device-Management-Software (einer Software zur Verwaltung mobiler Geräte), die sämtliche Plattformen unterstützt, zentral administriert, Daten verschlüsselt und Sicherheitsregeln durchsetzt. Im Folgenden sind die bekanntesten Betriebssysteme für den Mobilfunk aufgelistet.

Die bekanntesten Betriebssysteme

Windows Mobile

  • Von Microsoft
  • Benutzeroberfläche und Anwendungen sind visuell an die Desktop-Version angepasst

Symbian

  • Läuft unter anderem auf den Geräten von Nokia, Motorola und Samsung
  • Hohe Sprachqualität
  • Allerdings unterschiedliche Lösungen für die Datensynchronisation

Garnet OS

  • Ehemaliges Palm Betriebssystem (Palm OS), aber um einige Eigenschaften ergänzt
  • Läuft unter anderem auf PDA s von Palm und einigen Samsung Smartphones

Blackberry Plattform von RIM

  • Vorreiter in Sachen E-Mail-Push und Organizer-Synchronisation (Technologien für das automatische Herunterladen von E-Mails und um Kalender- und Kontaktdaten auf den neuesten Stand zu bringen)
  • Kein Alleinstellungsmerkmal mehr und heute auch mit Windows Mobile oder Symbian möglich.

Sicher unterwegs sein – auch mobil

Der Einsatz von Smartphones, PDAs und Notebooks hat bereits in vielen Unternehmen enorme Effizienzzuwächse gebracht. Für die IT-Abteilung sind die mobilen Mitarbeiter mit ihren Smartphones, PDAs und Notebooks jedoch auch eine Herausforderung. Um den Schutz der Unternehmensdaten dauerhaft zu gewährleisten, müssen alle diese Geräte in die Sicherheitsstrategie des Unternehmens eingebunden werden.

So unstrittig der Nutzen mobiler Systeme und Infrastrukturen auch ist, zieht er große Herausforderungen in puncto Sicherheit nach sich. Denn mobile Endgeräte sind in der Regel kaum oder gar nicht gegen die Ausführung von dynamisch geladenen Codes, Missbrauch oder Diebstahl gesichert. Ein versehentlicher Klick, eine unsichere Konfiguration oder ein aus Bequemlichkeit allerorts aktiviertes WLAN – und schon verbindet sich der mobile Rechner mit einem unter falschem Namen agierenden User in das Unternehmensnetz.

Anforderungen an den mobilen Schutz von Unternehmensdaten

Das Plus an Mobilität schafft also auch neue Sicherheitsanforderungen. Daher sind die mobilen Endgeräte vom ersten Tag an in die Sicherheitsstrategie des Unternehmens einzubinden. Es gilt, das mobile System durch Virenschutz, Authentisierung, Benutzer-/Prozessidentifikation, Firewall, aber auch Konfigurations- und Softwaremanagement zu sichern. Dabei müssen die Schutzmaßnahmen beim Gerät selbst beginnen. Durch Verschlüsselung der Daten auf dem Gerät und den Speicherkarten wird sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Unternehmensdaten bekommen können, sollte das Gerät verloren gehen oder gestohlen werden. Alle mobilen Endgeräte sollten zudem durch Passwörter gegen unautorisierte Nutzung geschützt werden. Besondere Sicherheitsvorkehrungen sind auch beim Austausch sensibler Firmendaten zu treffen, um diese vor Missbrauch zu schützen. Über die gesicherten Kanäle eines VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) können Außendienstler jederzeit und von jedem Ort sicher auf Firmendatenbanken und File-Server zugreifen. Die nachträgliche Installation von Anwendungen auf mobilen Endgeräten ist kosten- und zeitaufwendig, insbesondere wenn sich die Geräte an weit auseinanderliegenden Orten befinden.

Zentrale Sicherheit und sensibilisierte Mitarbeiter

Die Administration der unzähligen mobilen Endgeräte in einem mittelständischen Unternehmen sollte daher zentral erfolgen. Lösungen für das Mobile Device Management bieten unter anderem zentrale Verwaltung und Konfiguration von Benutzerrechten sowie automatische Softwareverteilung oder ein Geräte-Inventory. Auch Sicherheitsaspekte sollten berücksichtigt werden, damit der IT-Verantwortliche Sicherheitsrichtlinien leichter durchsetzen kann. Allerdings nutzt alle Technologie nur, wenn die Mitarbeiter für Sicherheitsfragen sensibilisiert sind. Denn Angriffe können zum Beispiel schon ganz leicht durch eine Deaktivierung der Erkennungsmöglichkeit von Bluetooth verhindert werden.

TIPP: Mittelstandsleitfaden IT-Sicherheit

Die IT-Grundschutzkataloge des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI ) helfen Unternehmen dabei, dem Stand der Technik entsprechende IT-Sicherheitsmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen. Hier finden Sie einen kostenlosen Leitfaden des BSI zum ITGrundschutz für den Mittelstand.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.