ModerationWie Sie Zeitpuffer einplanen

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Zeitpuffer in Besprechungen werden oft falsch eingesetzt. Vier Tipps, wie Sie es richtig machen.
erschienen: 23.03.2016
Schlagwörter: Moderieren, Meeting
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Wenn Sie Meetings vorbereiten, sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) ausreichend Zeit einplanen, damit das ursprünglich festgelegte Ende auch wirklich eingehalten werden kann. Trotzdem passiert es immer wieder, dass diese Zeitpuffer regelmäßig aufgebraucht werden und es am Ende dann zeitlich doch wieder eng wird.

Zeitpuffer bei einer Besprechung sind wichtig und richtig, werden aber oft falsch eingesetzt. Wenn Sie, wie es oft üblich ist, bei jedem einzelnen Punkt einen kleinen Puffer – der im Durchschnitt bei 10 bis 20 Prozent der realistisch geschätzten Zeit liegt – einplanen, erwischt Sie das sogenannte Parkinsonsche Gesetz.

Das Dilemma mit dem Zeitpuffer

Dieses nach Cyril Northcote Parkinson benannte Gesetz besagt Folgendes: Arbeit dehnt sich so lange aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Übertragen auf die Planung einer Besprechung bedeutet das: Wenn Sie für einen TOP 20 Minuten einplanen, obwohl Sie glauben, eigentlich nur 15 Minuten zu benötigen und den Rest als Puffer verstehen, dann wird die Behandlung dieses Punktes mindestens die geplanten 20 Minuten dauern.

Das liegt daran, dass alle Beteiligten – und dazu gehört auch der Moderator – ihr Verhalten dem einmal gesetzten Zeitrahmen unbewusst anpassen. Das heißt, Redebeiträge fallen länger aus, es wird ausgiebiger diskutiert und auch eher Grundsätzliches noch einmal thematisiert. Außerdem fällt es dem Moderator deutlich schwerer, zum nächsten Punkt überzugehen, selbst wenn dieser Agendapunkt eigentlich inhaltlich abgearbeitet ist – weil ja noch Zeit ist. Somit verschwindet der bei dem einzelnen TOP eingeplante Puffer ohne Notwendigkeit.

Angemessenen Zeitdruck erzeugen

Unter einem angemessenen Zeitdruck sind wir dagegen in der Lage, schneller, konzentrierter und oft besser zu arbeiten, als wenn uns zu viel Zeit zur Verfügung steht. Dies gilt auch für die meisten Themen in Besprechungen. Deshalb heißt die erste wichtige Regel: Planen Sie pro TOP die Zeit eher knapp ein. So erzeugen Sie die nötige Konzentration auf das Ziel des jeweiligen Agendapunkts und vermeiden ein zu leichtes Abschweifen. Die Teilnehmer gehen fokussierter an das jeweilige Thema heran, wenn sie wissen, dass dafür eine knappe Zeit vorgesehen ist.

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Puffer von rund zehn Prozent ans Ende des Meetings setzen

Da Sie aber sinnvollerweise einen Puffer haben sollten, insbesondere wenn die Zeitplanung für jeden TOP eher knapp bemessen ist, gilt die zweite Regel für richtige Zeitplanung: Setzen Sie einen Puffer von etwa zehn Prozent der gesamten Besprechungszeit ans Ende der Tagesordnung.

Für den Moderator ist es hilfreich, bei dem letzten TOP einen – für die Teilnehmer nicht als solchen ersichtlichen – Zeitpuffer einzuplanen, da die wenigsten Punkte komplett planbar sind. Wenn also der letzte Punkt, zum Beispiel „Nächste Schritte“, realistischerweise zehn Minuten dauert, könnten dafür 40 Minuten angesetzt werden. Die 30 Minuten Puffer beim letzten TOP können nun gezielt eingesetzt werden, wenn einzelne Punkte berechtigterweise mehr Zeit benötigen.

Auf Zeitüberschreitungen rechtzeitig hinweisen

Wird bei einem TOP ersichtlich, dass die eingeplante Zeit fürs Erzielen eines sinnvollen Ergebnisses zu knapp bemessen ist, sollte der Moderator dies rechtzeitig, das heißt vor dem Ende der geplanten Zeit, mit der Gruppe kurz thematisieren.

Die dritte Regel heißt daher: Auf mögliche Zeitüberschreitungen rechtzeitig hinweisen. Dabei wird mit den Teilnehmern vereinbart, wie mit diesem TOP weiter verfahren werden soll. Dazu hilft die Alternativfrage „Können wir den Punkt in der gesetzten Zeit noch erledigen, wollen wir noch x Minuten vom letzten TOP dazu verwenden, oder müssen wir den Punkt vertagen?“ Oft einigen sich die Teilnehmer daraufhin plötzlich ganz schnell, ohne die vorgesehene Zeit zu überschreiten.

Zeitpuffer gezielt und abgesprochen einsetzen

Erst jetzt wird auch vom Moderator offengelegt, dass hier ein kleiner Zeitpuffer im letzten TOP zur Verfügung steht. Die Gruppe kann an dieser Stelle die Entscheidung fällen, eine definierte Zeit des Puffers zu nutzen, um den TOP sinnvoll abzuschließen. In diesem Fall wird aber für alle Teilnehmer deutlich, dass jetzt Pufferzeit verbraucht wird, was wiederum den Fokus der Diskussion verbessert. Daher heißt die vierte und letzte Regel: Zeitpuffer gezielt und abgesprochen einsetzen.

Wenn Sie diese Regeln beherzigen, werden Ihre Besprechungen wahrscheinlich regelmäßig deutlich pünktlicher enden. Sollte der Zeitpuffer einmal nicht benötigt werden, freuen sich sicherlich auch alle Teilnehmer über ein früheres Ende des Meetings.

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Über den Autor
Jochen Schlicht

Jochen Schlicht ist Gründer und Inhaber von ProModerare sowie Trainer, Coach und Moderator. Davor war er in internationalen Führungspositionen in Marketing und Vertrieb tätig.

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