MultiprojektmanagementÜberblick über alle Projekte haben

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Die Anzahl der Projekte in Unternehmen nimmt stetig zu. Multiprojektmanagement kann helfen, die Übersicht zu behalten und gefährdete Projekte notfalls abzubrechen.
erschienen: 30.09.2015
Schlagwörter: Projektmanagement
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Wer viele Projekte aufeinander abstimmen will, sollte Multiprojektmanagement betreiben. Es ist schon deshalb wichtig, weil unterschiedliche Projekte um knappe Ressourcen streiten. Mitarbeiter in Schlüsselpositionen müssen sich, neben ihrer eigentlichen Arbeit, oft in mehreren Projekten einbringen. Sie werden dann schnell zum Engpassfaktor.

Genauso wie der Personaleinsatz sollten auch die Ziele unterschiedlicher Projekte richtig aufeinander abgestimmt sein. Im besten Fall orientieren sich an der Strategie des Unternehmens. Im Rahmen des Multiprojektmanagements wird geprüft, ob die einzelnen Projektziele zur Unternehmensstrategie passen und ob die Projekte noch auf Kurs sind.

StichwortMultiprojektmanagement

Multiprojektmanagement bedeutet die gleichzeitige Koordination und Steuerung mehrerer Projekte. Insbesondere werden dabei Ziele von Projekten aufeinander abgestimmt, Synergien analysiert und genutzt und notwendige Ressourcen projektübergreifend eingeplant. Außerdem sollen Erfahrungen und Projekt-Know-how zusammen geführt und genutzt werden.

Projekte in Portfolios managen

Für die strategische Projektplanung werden Projektportfolios erstellt. Sie bilden die Projektlandschaft eines Unternehmens ab und sollen eine bessere Übersicht über die Projekte gewährleisten. Das Projektportfolio-Management hat unter anderem folgende Aufgaben:

  • Einsatz knapper Ressourcen planen und die Projekte damit versorgen, ohne dass Konkurrenz den Projekten schadet.
  • Überblick über die einzelnen Projekte schaffen.
  • Bei der Auswahl der richtigen Projekte unterstützen.
  • Klare Prioritäten setzen, die auch verstanden und akzeptiert werden.
  • Strategisches Projekt-Controlling durchführen
  • Darauf hinwirken, dass unwichtig gewordene Projekte rechtzeitig abgebrochen werden.

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Rolle des Multiprojektmanagements

„Wenn die Projektlandschaft richtig geplant und erfolgreich gesteuert werden soll, dann muss das Multiprojektmanagement ein einflussreicher Faktor im Unternehmen sein“, schreibt der Experte für Multiprojektmanagement Gero Lomnitz, Berater, Trainer und Leiter des Instituts für praktische Psychologie und Organisationsberatung (IPO) in seinem Buch „Multiprojektmanagement“. Dabei zeigt er, dass ein Multiprojektmanager – trotz allen Einflusses, den er haben soll – nicht beliebig in Projekte eingreifen darf. Wichtig ist, die Rolle des Multiprojektmanagements klar zu beschreiben. Das heißt:

  • Aufgaben und Verantwortung von Multiprojektmanagern, Unternehmensleitung und Projektleitern definieren und zuweisen.
  • Ziele des Multiprojektmanagements klar formulieren.
  • Festlegen, ob das Multiprojektmanagement für alle oder nur für ausgewählte Projekte zuständig ist.
  • Der organisatorischen Einheit für das Multiprojektmanagement einen Namen vergeben.
  • Dem Multiprojektmanager ausreichend Macht und Einfluss zuweisen.
  • Der Multiprojektmanager muss die geeignete Qualifikation mitbringen.

Erfolgsfaktoren für das Multiprojektmanagement

Wer Multiprojektmanagement einsetzen möchte, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen, die strategische Planung und eine effiziente Steuerung mehrerer Projekte zu verbessern, sollte auf folgende Maßnahmen besonderes Augenmerk legen:

Projektportfolios

Projektportfolios helfen bei der optimalen Nutzung vorhandener Ressourcen und schaffen eine Balance zwischen Laufzeit, Risiken, Größe und Anwendungsfelder der einzelnen Projekte.

Abstimmung

Die Abteilungen, die von den Projekten direkt oder indirekt betroffen sind, Projektteams und Abteilungen sowie unterschiedliche Projektteams sollten sich regelmäßig abstimmen.

Informationsqualität

Wichtig für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement ist die Informationsqualität. Dazu zählen die Aktualität, die Zuverlässigkeit, die Verständlichkeit sowie die Relevanz der Informationen.

„Exit Champion“ als Projektkiller

Isabelle Royer, Professorin an der Universität Lyon, setzte sich in einem Beitrag für den „Harvard Businessmanager“ für einen so genannten „Exit Champion“ ein. Einen professionellen Projektkiller, der Projekte und ihre Ergebnisse laufend hinterfragt. Er sorgt bei Projekten, die nicht den gewünschten Erfolg versprechen, für den rechtzeitigen Abbruch.

Ausgangspunkt für Royers Idee ist die Tatsache, dass sich Projektteams für neue Projekte anfangs sehr stark begeistern. Die Folge: Sie versäumen es, die Erfolgschancen des Projekts kritisch zu hinterfragen und übersehen sogar einzelnen Warnsignale. Ein „Exit Champion“ jedoch ist von Anfang an ins Projekt eingebunden. Er sammelt alle Fakten, die auf mögliche Probleme und ein Scheitern des Projekts hindeuten. Wenn nichts mehr hilft, bricht er das Projekt ab. Aufgrund dieser Stellung erfordert der Job ein besonderes Maß an Durchsetzungskraft und Entschlossenheit sowie eine hohe Reputation im Unternehmen.

Umsetzung von Multiprojektmanagement

Die wichtigsten Faktoren zur Einrichtung eines Multiprojektmanagements sind:

  • Klären, ob und warum ein Multiprojektmanagement notwendig ist: Was sind Ziele und Aufgaben?
  • Projektbüro als Organisationseinheit etablieren.
  • Bei der Auswahl des Multiprojektmanagers auf seine Kompetenzen achten: Erfahrener Projektmanager, der im Unternehmen von allen Betroffenen respektiert und geachtet wird.
  • Dafür sorgen, dass alle notwendigen Informationen zeitnah und in entsprechender Qualität zur Verfügung stehen.
  • Kritische Ressourcen wie Personen und Budgets zentral über das Multiprojektmanagement verplanen beziehungsweise dort für einen Ausgleich sorgen.
  • Explizit nach Synergien zwischen den Projekten suchen und entsprechende Verbindungen schaffen.
  • Wissen und Erfahrungen aus einzelnen Projekten auch in anderen Projekten zur Verfügung stellen.
  • Regeln für die Auswahl, Durchführung, Prioritätensetzung, Ressourcen-Zuweisung und Evaluation von Projekten als Hilfestellung entwickeln.
  • Sich nicht davor scheuen, kritische Projekte abzubrechen.
  • Mitarbeiter nicht nur im Projektmanagement, sondern auch im Multiprojektmanagement qualifizieren.
  • Allen Projektmanagern Karrierepfade in der Projekt-Organisation aufzeigen und entsprechende Reputation schaffen.
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Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig
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