Nein sagenSo schlagen Sie Bitten freundlich ab

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Können Sie auch nicht Nein sagen, wenn der Chef, Kollegen oder Kunden Sie unberechtigt oder permanent um etwas bitten? Das könnte Ihnen auf Dauer Probleme bereiten. Aber Nein sagen lässt sich erlernen.
erschienen: 28.11.2016
Schlagwörter: Gesprächsführung
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Manchmal kommen der Chef, Kollegen oder Kunden zu uns, damit wir für sie etwas erledigen, was nicht unsere Aufgabe oder offensichtlich unberechtigt ist. Dann können wir das aus Gefälligkeit tun. Aber es kostet Zeit, die wir für unsere eigenen Aufgaben eigentlich bräuchten. Deshalb sollten wir öfter Nein sagen. Mit den folgenden Tipps fällt Nein sagen leichter:

Immer einen Grund angeben

Ein Nein wird vom Gesprächspartner leichter akzeptiert, wenn er diese Entscheidung nachvollziehen kann. Wenn Sie Ihr Nein begründen, wird es nachvollziehbar und verständlich. Auch Ihnen fällt es leichter, es auszusprechen, wenn Sie sich über den Grund im Klaren sind. Dabei kommt es gar nicht auf das Gewicht des Grundes an. Entscheidend ist, dass überhaupt ein Grund genannt wird.

Beispiele: Nein sagen mit Begründung

  • „Ich kann das heute leider nicht mehr erledigen, weil ich meiner Tochter versprochen habe, sie von der Schule abzuholen.“
  • „Ich kann diese Aufgabe leider nicht für dich übernehmen, weil ich mich dazu erst aufwendig einarbeiten müsste.“
  • „Ich kann Ihnen leider keinen weiteren Rabatt einräumen, weil wir hier schon einen sehr günstigen Sonderpreis angesetzt haben.“

Sich Nein-Antworten zurechtlegen

Schreiben Sie sich vorgefertigte Nein-Antworten auf für typische Situationen, in denen Ihr Chef, Ihr Kollege oder ein Kunde Sie um etwas bittet, das Sie nicht gewähren können oder wollen. Schreiben Sie diese Antworten wortwörtlich so auf, wie Sie sie sagen wollen oder sollten; am besten auf eine Karteikarte, die Sie in Griffweite legen. Die drei genannten Beispiele zeigen, wie solche Nein-Antworten formuliert sein können.

Nein sagen fällt den meisten Menschen schwer, weil sie meinen, andere damit zu verletzen. Selbst wenn sie Nein sagen wollen und sich das fest vorgenommen haben, schaffen sie es nicht, es im entscheidenden Moment tatsächlich zu sagen. Stattdessen weichen sie aus, geben nach – und am Ende kommt beim Gegenüber doch ein „Ja“ an. Die Folge: Sie ärgern sich über sich selbst. Deshalb sollten Sie Ihre Nein-Antworten aufschreiben.

Nein sagen üben

Auch wenn die Nein-Antwort aufgeschrieben ist, fällt das Aussprechen vielen Menschen immer noch schwer. Üben Sie deshalb zuhause: Sagen Sie die Nein-Antwort mehrmals vor einem Spiegel auf oder sprechen Sie sie Ihrem Partner vor. Dinge, die uns schwer fallen, müssen trainiert werden.

Ja-Sagen mit Aufschub und Gegenleistung verlangen

Wenn es Ihnen immer wieder schwer fällt, Nein zu sagen, dann fordern Sie wenigstens eine Gegenleistung ein. Das kann zum Beispiel sein, dass der Gesprächspartner Aufschub gewährt.

Beispiele für Ja-Sagen mit Aufschub

  • „Ich kann das für Sie erledigen, komme allerdings erst morgen dazu. Ist das in Ordnung?“
  • „Ich kann diese Aufgabe für dich übernehmen. Aber vorher muss ich noch etwas Anderes erledigen. Ich könnte am Montag beginnen.“

Oder Sie fordern von Ihrem Chef oder von einem Ihrer Kolleginnen und Kollegen eine Gegenleistung ein.

Beispiele: Gegenleistung einfordern

  • „Ich werde diesen Auftrag gerne für Sie übernehmen. Derzeit stehen noch drei andere Aufgaben an. Bitte sagen Sie mir, was für Sie aktuell wichtiger ist.“
  • „Ich kann diese Aufgabe für dich übernehmen. Könntest du mich dafür nächste Woche bei der Besprechung vertreten?“

Alternativen anbieten

Eine andere Variante des Nein-Sagens ist, Alternativen anzubieten. Das fällt sehr viel leichter, als einfach nein zu sagen. Für den Gesprächspartner ist diese Antwort meistens auch akzeptabel. Überlegen Sie sich Alternativen, mit denen Sie der Bitte entgegenkommen, die für Sie aber keinen wesentlichen Mehraufwand bedeuten.

Beispiele: Alternativen anbieten

Kollege: „Hast du gerade Zeit für mich?“
Ihre Antwort: „Jetzt nicht, du kannst mir aber eine E-Mail senden.“

Kollege: „Kannst du die Aufgabe aus unserem Projekt übernehmen?“
Ihre Antwort: „Das kann ich leider nicht, weil ich selbst bis Montag noch zwei Besprechungen vorbereiten muss. Ich kann dir aber gerne meine Unterlagen zur Verfügung stellen.“

Chef: „Könnten Sie heute Abend noch den Bericht mit mir durchgehen?“
Ihre Antwort: „Heute Abend kann ich leider nicht, weil ich meine Tochter abholen muss. Sie können mir aber den Ausdruck mitgeben und ich schaue es mir gleich morgen früh an.“

Nein sagen heißt Prioritäten zu setzen

Nein sagen ist eine besondere Form der Prioritätensetzung. Sie legen damit fest, was Ihnen wirklich wichtig ist. Wenn Sie auf jede Bitte mit „ja“ antworten, dann legen Andere für Sie Ihre Prioritäten fest – nicht selten zu Ihrem Nachteil. Am Ende bekommen Sie Ihre eigenen Aufgaben nicht erledigt und geraten in Stress.

Beachten Sie auch: Gerade beim Nein-Sagen macht der Ton die Musik. Bleiben Sie mit Ihrem Nein immer sachlich, respektvoll und freundlich – aber auch bestimmt. Es geht nicht darum, den Gesprächspartner als Mensch zurückzuweisen, sondern die Sache beziehungsweise die Bitte.

Wenn Sie gelernt haben nein zu sagen, sollten Sie dennoch nicht jede Bitte abschlagen. Lässt Ihr Zeitplan es zu, steht nichts Wichtigeres an und wollen Sie dem Kollegen einen Gefallen tun, können Sie auch ja sagen. Dann jedoch sollten Sie auch wirklich „ja“ meinen und Ihre Zusage nicht bereuen.

Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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