PersonalakteRegeln zum Inhalt und Datenschutz der elektronischen Personalakte

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Eine Personalakte muss bestimmte Informationen über Mitarbeiter enthalten. Bei einer elektronischen Personalakte gibt es außerdem Regeln zum Datenschutz zu beachten.
erschienen: 16.11.2016
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In einer Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Unterlagen zusammen, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Arbeitsverhältnis stehen. Darin befinden sich unter anderem Dokumente wie die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag sowie Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung.

Die elektronische Personalakte, die von vielen Unternehmen verwendet wird, ist nichts anderes als eine Sammlung dieser Unterlagen durch ein EDV-System, das die konventionelle Papierakte ersetzt. Die elektronische Personalakte entsteht durch das Eingeben oder Einscannen der Personaldaten in Datenbanken.

StichwortPersonalakte

Als Personalakte werden alle Urkunden und Vorgänge bezeichnet, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Zweck von Personalakten ist es, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Laufbahn Aufschluss zu geben. Arbeitgeber haben weite Freiheiten zu entscheiden, was sie in die Personalakte aufnehmen, solange es mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang steht.

Inhalt einer Personalakte

In eine Personalaktei gehören regelmäßig:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung, wie Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zu seiner beruflichen Entwicklung, Personalfragebögen, ärztliche Beurteilungen, Einstellungsbeurteilungen, Ergebnisse von Eignungstests
  • Arbeitsvertrag inklusive späterer Änderungen
  • Unterlagen des Werkschutzes
  • Berichte über Arbeitsunfälle
  • Führungs- und Leistungsbeurteilungen
  • Unterlagen über Qualifizierung
  • Zeugnisse, auch über Fortbildungsmaßnahmen
  • Lohn- und Gehaltsänderungen
  • Krankheitsbescheinigungen
  • Urlaubsanträge und – bewilligungen
  • Darlehen und Pfändungen
  • Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer beziehungsweise Dritten
  • Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • Aufzeichnungen des Betriebsarztes, soweit dem Arbeitgeber ein Unterrichtungsanspruch zusteht
  • Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen
  • Abmahnungen
  • Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag, Schlusszeugnis
  • Stellungnahmen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte
  • Gegendarstellungen

Was nicht in die Personalakte gehört

Nicht in die Personalakte gehören:

  • Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes
  • Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt ist wie etwa Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne
  • Notizen des Arbeitgebers beispielsweise über die Leistung des Arbeitnehmers
  • Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen
  • Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
  • Prozessakten des Prozessvertreters des Arbeitgebers in einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer

Datenschutz bei der elektronischen Personalakte

Wenn sensible, personenbezogene Daten durch automatische Verfahren verarbeitet werden, müssen Arbeitgeber das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten. Die Vorschriften stellen an Arbeitgeber – anders als bei der Akte in Papierform – besondere Anforderungen:

Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

Die Datenverarbeitung im Rahmen einer elektronischen Personalakte unterliegt einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt: Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten ist in der Regel nur mit Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich. Deshalb muss der Arbeitgeber vor Erteilung der Einwilligung den Arbeitnehmer auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung sowie gegebenenfalls auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinweisen.

Schriftliche Einwilligung

Mitarbeiter müssen ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten in der Regel schriftlich erteilen. Das kann auch im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen, muss dann aber im Vertragstext besonders hervorgehoben werden. Empfehlenswert ist, dies grundsätzlich so zu praktizieren, damit nicht im konkreten Einzelfall die Einwilligung jedes Arbeitnehmers später eingeholt werden muss.

Betriebsvereinbarung kann elektronische Personalakte erlauben

Das BDSG erlaubt von vornherein die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, wenn eine anderweitige Rechtsvorschrift dies vorsieht. Darunter fällt zum Beispiel eine Betriebsvereinbarung. Die Folge: In Abstimmung mit dem Betriebsrat ist die Einführung der elektronischen Personalakte für alle Mitarbeiter gleichzeitig möglich.

Ferner ist zu beachten: Ohne Einwilligung des Mitarbeiters ist die Einführung der elektronischen Personalakte auch dann möglich, wenn die Speicherung seiner Daten der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht. Wann das der Fall ist, muss jedoch im Einzelfall entschieden werden und ist für den Arbeitgeber schwierig zu beurteilen.

Zustimmung des Betriebsrats zur elektronischen Personalakte

Die Umstellung auf elektronische Personalakten bedarf grundsätzlich nicht der Zustimmung des Betriebsrats, obwohl es sich grundsätzlich empfiehlt, ihn einzubeziehen. Etwas Anderes gilt, wenn mit der elektronischen Personalakte allgemeine Beurteilungsgrundsätze eingeführt werden. Darunter fallen Regelungen, die eine Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter objektivieren und nach einheitlichen Kriterien ausrichten sollen, wie zum Beispiel Führungsrichtlinien.

Außerdem muss der Betriebsrat mitbestimmen, wenn die Einführung der elektronischen Personalakte auch die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen nach sich zieht, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter bestimmt sind.

Arbeitnehmer können Einsicht in die Personalakte nehmen

Laut den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmer das Recht zur Einsichtnahme in ihre Personalakte. Dieses umfasst auch die Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Der Arbeitnehmer darf ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen und braucht seinen Wunsch zur Einsichtnahme nicht vom Nachweis eines besonderen Grundes abhängig machen. Ob der Arbeitnehmer indes eine Kopie der Akte verlangen kann, ist strittig, wobei dies wohl in der Regel vom Arbeitgeber abgelehnt werden kann. Hier fehlt das Recht zur Einsichtnahme nach dem BDSG komplett.

Arbeitgeber müssen unrichtige Arbeitnehmerdaten sperren

Das BDSG verlangt, dass personenbezogene Daten korrigiert werden müssen, wenn sie nicht stimmen. Wichtig: Die Daten müssen schon dann gesperrt werden, wenn der Arbeitnehmer die Unrichtigkeit behauptet und der Arbeitgeber das Gegenteil nicht beweisen kann. Diese Regel gilt jedoch nicht für den Fall, dass der Arbeitnehmer die Korrektur subjektiver Einschätzungen des Arbeitgebers – zum Beispiel in Bezug auf die Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers – verlangt.

Schließlich bestimmt das BetrVG, dass Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte auf sein Verlangen der Akte beigefügt werden müssen.

[Redaktion in Zusammenarbeit mit W&W Publishers, Hanau]

Über den Autor
Hendrik Bourguignon

Hendrik Bourguignon ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er ist Partner in der auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei ebl factum rechtsanwälte. Hendrik Bourguignon vertritt und berät Führungskräfte und Unternehmen in allen Fragen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts. Daneben ist er ausgebildeter Wirtschaftsmediator (IHK) und Mitgründer der Frankfurter Mediationszentrale, einem Netzwerk von Wirtschaftsmediatoren im Rhein-Main Gebiet.

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