PräsentationZahlen und Kennziffern anschaulich präsentieren

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Zahlen und Kennziffern sind abstrakte Informationen. In Präsentationen sollten sie deshalb anschaulich dargestellt werden.
erschienen: 08.06.2015
Schlagwörter: Präsentieren
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Zahlen und Kennziffern sollen Sachverhalte verdeutlichen und Argumente untermauern, doch oft verpufft ihre Wirkung. Da werden die Zuhörer mit Zahlenfriedhöfen konfrontiert, in denen sogar der Referent mitunter den Überblick verliert. Oder die gewählten Kennziffern sind so abstrakt, dass das Publikum nichts damit anfangen kann und über kurz oder lang abschaltet. Dabei können geschickt inszenierte Zahlen Betroffenheit erzeugen oder Bewunderung hervorrufen. Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, Zahlen so zu transportieren, dass sie bei den Zuhörern auch ankommen:

Zahlenmaterial sorgfältig auswählen

Überlegen Sie sich vor Ihrer Präsentation, welche Botschaft Sie vermitteln möchten und welche Kennziffern dieses Ziel tatsächlich unterstützen. Alle anderen sollten Sie weglassen.

Nehmen wir an, Sie wollen im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung den Wachstumskurs der letzten fünf Jahre präsentieren und sich bei der Belegschaft für die gute Umsatzentwicklung bedanken. Bei solchen Präsentationen werden immer wieder schicke Balkendiagramme verwendet, die neben den Ultimozahlen auch über Quartalsergebnisse, Beiträge der einzelnen Produktgruppen und Vertriebsbereiche sowie prozentuale und absolute Veränderungen informieren.

Diese Daten sind unbestritten nützlich und wertvoll für ein vernünftiges Controlling. Für den geplanten Anlass aber reicht es völlig aus, die Abschlusszahlen der letzten fünf Jahre aufzubereiten. Fünf Zahlen – pro Jahr eine einzige – das ist kurz und knackig. So lenken Sie den Blick auf das Wesentliche und reduzieren das Risiko, dass sich die Zuhörer in der Zahlenflut verlieren.

Vergleichswerte nutzen

Zahlen machen allgemeine Aussagen anschaulich, wie die folgenden Beispielformulierungen zeigen:

Allgemein:
„Durch das neue Service-Center konnte die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden erheblich verkürzt werden.“

Konkret:
„Durch das neue Service-Center konnte die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden auf einen Tag verkürzt werden.“

Allgemein:
„Im Rahmen der Messe haben wir einige neue Kunden gewonnen.“

Konkret:
„Im Rahmen der Messe haben wir 50 neue Kunden gewonnen.“

Doch das Gefühl, das Sie als Referent für eine Zahl haben, überträgt sich nicht automatisch auf Ihr Gegenüber. Ihr Publikum weiß an dieser Stelle noch nicht, wie es die genannten Zahlen interpretieren und mit ihnen umgehen soll: Ist die Produktionsdauer von einem Tag kurz oder lang? Sind 50 Kunden viel oder wenig? Deshalb werden die Zuhörer ihren eigenen Maßstab ansetzen. Das kann gut gehen, kann Ihre Argumentation aber auch ins Wanken bringen. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr Publikum die präsentierten Zahlen so groß oder klein empfindet, wie Sie sich das wünschen. Die Lösung: Stellen Sie immer eine Vergleichszahl daneben – und sofort verändert sich die Aussagekraft. Beispiele:

„Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden beläuft sich in der Branche auf drei Tage. Mit dem neuen Service-Center konnten wir die Bearbeitungsdauer deutlich reduzieren – auf einen Tag.“

„Im Rahmen der Messe wollten wir 100 neue Kunden gewinnen. Tatsächlich hinzugekommen sind – 50.“

Der Unterschied ist bemerkenswert. Wenn eine passende Referenzziffer nicht ohnehin auf der Hand liegt, nutzen Sie beispielsweise folgende Satzanfänge:

„Wir hatten zum Ziel ...“
„Wir haben erwartet ...“
„Im Durchschnitt ...“
„Dafür gebe ich Ihnen ein Beispiel ...“ (Wie ist es beim Wettbewerber? Wie war es im Vorjahr?)

Zahlen zelebrieren

Wenn Sie Ihre aussagekräftigsten Kennzahlen und Werte besonders hervorheben möchten, lassen Sie sie nicht im PowerPoint-Zahlenmeer untergehen. Sichern Sie sich die Aufmerksamkeit Ihre Zuhörer, indem Sie diese Zahlen nicht nur präsentieren, sondern gemeinsam mit dem Publikum „erarbeiten“. Das gelingt, wenn Sie die Zahlen beispielsweise parallel zum Sprechen groß auf ein Flipchart schreiben. Beispiel:

„ Für das laufende Quartal hatten wir ein Umsatzwachstum von 75.000 Euro zum Ziel.“

Dabei schreiben Sie die Zahl 75.000 auf das Flipchart, bevor Sie die Zahl aussprechen.

„Vergessen Sie das!“

Sie streichen die Zahl 75.000 schwungvoll mit einem roten Stift durch.

„Durch die Präsenz auf der Messe konnten wir unseren Umsatz deutlich steigern ...“

Drei Sekunden Pause; jetzt schreiben Sie das Ergebnis (140.000 Euro) sehr langsam auf das Flipchart, bevor Sie es verkünden.

„... auf 140.000 Euro!“

Auf diese Weise bleiben die Zahlen in den Köpfen Ihrer Zuhörer hängen.

Zahlen einfach halten

Zahlen müssen eingängig sein. Im Vortrag erreichen Sie das zum einen durch Runden: Anstelle von 98.873 Euro sprechen Sie von „knapp Hunderttausend“ – solange Sie kein Forschungsergebnis präsentieren, bei dem es auf die dritte Stelle nach dem Komma ankommt. Das Publikum kann Ihre Informationen so schneller verarbeiten und Ihnen einfacher folgen. Zum anderen erleichtern Sie das Zuhören, wenn Sie Zahlen auf kleinere Einheiten herunterbrechen und Ihre Aussagen damit greifbarer machen.

Nehmen wir an, Sie möchten ein Plädoyer für eine gesündere Ernährung halten, dann könnten Sie Ihr Publikum mit folgender Aussage konfrontieren:

„Pro Jahr konsumiert jeder Deutsche im Durchschnitt ungefähr 90 Kilogramm Fleisch. Das ist eindeutig zu viel!“

Das ist ein klares Statement und völlig korrekt. Die Zuhörerschaft wird es allerdings in folgender Form besser nachvollziehen können:

„Die Deutsche Gesellschaft für Ernährung empfiehlt, in der Woche nicht mehr als knapp 0,5 Kilogramm Fleisch zu essen. Tatsächlich konsumiert werden wöchentlich über 1,5 Kilogramm. Das ist eindeutig zu viel!“

So kann jeder Einzelne direkt erkennen, ob das auch auf ihn zutrifft. Was auf eine Woche bezogen noch relativ leicht nachvollziehbar ist, ist auf Jahressicht ein doch eher hoffnungsloses Unterfangen. An dieser Stelle wirkt gleichzeitig die Technik des Vergleichswertes.

Zahlen illustrieren

Immer wieder gibt es Zahlen, die alle vertrauten Dimensionen sprengen und damit für die meisten Menschen nicht mehr greifbar sind. Beispiel:

„Rund 2.015 Milliarden Euro parken die privaten Haushalte in niedrig verzinste Sicht-, Termin- und Spareinlagen sowie Bargeld. Das sind rund 40 Prozent des Geldvermögens.“

Diese Zahl mit neun Nullen stellt eine abstrakte Information dar, die im Gehirn keine Bilder entstehen lässt. Daran ändert auch der Zusatz nichts, dass es sich bei der genannten Summe um 40 Prozent des Geldvermögens handelt. Solange wir uns aber bei einer Information nichts Konkretes vorstellen können, wird sie auch keine Gefühle auslösen – und somit ohne Wirkung bleiben. Erwecken Sie also jedes noch so abstrakte Zahlenmonster zum Leben, indem Sie Ihrer Zuhörerschaft direkt ein passendes Bild anbieten. Beispiel:

„Rund 2.015 Milliarden Euro parken die privaten Haushalte in sehr niedrig verzinsten Sicht-, Termin- und Spareinlagen sowie Bargeld. Das bedeutet umgerechnet, dass derzeit jeder der rund 80 Millionen Deutschen einen VW Golf mit solider Grundausstattung ungenutzt vor seiner Tür parkt.“

Bei der Suche nach dem passenden Bild sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. Denken Sie zum Beispiel an Einwohnerzahlen und Flächen von Städten oder Ländern, Entfernungen auf der Autobahn, Türme, Berge, Schwimmbecken, Badewannen oder Fußballfelder. Je weiter das gewählte Bild inhaltlich von Ihrer eigenen Botschaft entfernt ist, desto besser. Eine solche Vorgehensweise macht Ihren Vortrag kurzweilig und die Zuhörer freuen sich über Beispiele aus dem „normalen“ Leben.

Fazit: Zentrale Kennziffern und Werte sind wichtig und wollen auch so behandelt werden, doch erst mit der nötigen Portion Aufmerksamkeit entfalten sie ihre volle Wirkung.

Über die Autorin
Andrea Joost

Andrea Joost ist Trainerin für wirkungsvolles Reden und sprachliche Cleverness. Die studierte Diplom-Betriebswirtin (BA) und ausgebildete Verkaufstrainerin war viele Jahre Vertriebsdirektorin einer großen Investmentgesellschaft, bevor sie sich 2011 selbstständig machte. Ihr Buch "Mit Worten bewegen: Präsentationen und Reden, die wirklich begeistern" ist im Dezember 2012 im Wiley-VCH Verlag erschienen.

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