Projekte11 Regeln für erfolgreiches Projektmanagement

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Projekte sind oft umfangreich und mit viel Arbeit verbunden. Da ist es wichtig zu wissen, worauf es bei der Planung und Umsetzung ankommt.
erschienen: 09.12.2015
Schlagwörter: Projektmanagement

Ziele präzise definieren

Für eine präzise Definition des angestrebten Projektziels können sich Unternehmen nicht genügend Zeit nehmen. Zeit, die sie im Projektverlauf durch die so erzielte Klarheit mehrfach wieder aufholen. Hierbei sollten sie sich nicht nur Gedanken über die Projektziele machen, sondern auch darüber, welche Ziele nicht verfolgt werden. Gerade der letzte Aspekt wird oft nicht bedacht, was in der Folge zu regelmäßigen Problemen im Projekt führt.

Stakeholder kennen und managen

Die Stakeholder bestimmen, ob ein Projekt als erfolgreich eingestuft wird oder nicht. Deshalb sind für den Projektmanager Kenntnisse über die verschiedenen Positionen und Meinungen der einzelnen Stakeholder zum Projekt wichtig. Diese Kenntnisse sollte er verwenden, um den Projektverlauf darauf abzustimmen, aber auch, um die Stakeholder entsprechend zu führen, etwa in Bezug auf unerfüllbare Wünsche.

Management muss bis zum Schluss zum Projekt stehen

Projekte ab einer bestimmten Größe können nur dann erfolgreich ablaufen, wenn sie von oben gestärkt werden. Es sollte also immer ein Mitglied der Geschäftsleitung sozusagen als „Sponsor“ beziehungsweise Anwalt des Projektes zur Verfügung stehen – und das auch bis zum Projektabschluss.

Risiken von Anfang an im Auge behalten

Oft denken Unternehmen erst dann über Risiken nach, wenn es bereits zu spät ist. Besser ist es, sich vor dem Start der operativen Projektarbeit im Team Gedanken über die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen möglicher Risiken zu machen. Es sollte immer jemand benannt werden, der das jeweilige Risiko im Auge behält.

Den kritischen Pfad kennen

Kritische Pfade bestimmen die tatsächlichen Projektlaufzeiten. Insbesondere dann, wenn an einer Stelle entlang des kritischen Pfades eine Aufgabe nicht gelöst werden kann. Folglich schieben sich alle nachfolgenden Aufgaben in die Zukunft weiter. Kritische Pfade sollten deshalb stets im Auge behalten werden. Es ist ratsam, alle Risiken proaktiv entlang des kritischen Pfades zu entschärfen, um Verzögerungen dieser Art zu vermeiden.

IT-Tools mit Bedacht wählen

Die Auswahl an IT-Tools im Projektmanagement ist enorm, und nicht immer ist das größte oder bekannteste Tool auch das beste für das eigene Projekt. Vor einer solchen Investition sollten Unternehmen analysieren, welche Anforderungen sich aus dem Projekt für eine IT-Unterstützung ergeben.

Sich regelmäßig über den Projektverlauf austauschen

Ein regelmäßiger Austausch über den Verlauf des Projekts, über auftretende Probleme und Risiken schweißt das Team zusammen und ermöglicht frühzeitiges und gemeinsames Gegensteuern.

80:20-Regel anwenden

Die letzten 20 Prozent des Inhalts kosten 80 Prozent der Zeit. Die Projekt-Beteiligten sollten demnach überlegen, ob sie mit einer schnellen und damit meist auch preiswerten Lösung an den Start gehen, statt für das perfekte Ergebnis das Projektende endlos nach hinten verschieben zu müssen.

Ziele und Auftrag regelmäßig überprüfen

Auch bei optimal geplanten Projekten verändern sich die Umwelt und damit möglicherweise auch die Rahmenbedingungen für das Projekt. Unternehmen sollten folglich in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob das, was gemacht wird, noch richtig und wichtig ist. Wenn nicht, sollten sie schnell reagieren, auch wenn es unangenehm ist.

Projekterfolge feiern

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte das auch gefeiert werden. Das ist der Zeitpunkt, um sich als Geschäftsführung für das Engagement und die vielen Überstunden zu bedanken, die eigentlich in jedem Projekt geleistet werden. Einen würdevollen Abschluss verdienen übrigens auch Projekte, die nur teilweise oder gar nicht erfolgreich waren. Nichts ist frustrierender als ein verschämtes und stillschweigendes Auseinandergehen, ohne die Möglichkeit zu haben, über das Erlebte offen zu sprechen und damit für die Zukunft lernen zu können.

Gelerntes konservieren

Nach einem Projekt sollte sich das gesamte Projektteam mit dem Auftraggeber nochmals zusammensetzen und erörtern, was im Projekt gut, was nicht so gut gelaufen ist und wie es im nächsten Projekt vielleicht (noch) besser gemacht werden könnte. Diese Erkenntnisse müssen dann dort veröffentlicht werden, wo diejenigen sie wahrnehmen können, die in Zukunft wieder an Projekten beteiligt sein werden.

Projektmanagement im Management-Handbuch
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Über den Autor
Torsten Zimmermann

Torsten Zimmermann befasst sich in internationalen Projekten mit Software-Qualität und Test-Management. Hierbei entwickelte er den risiko-basierten Testansatz, heute Basiswissen in der Software-Qualitätssicherung. Erkenntnisse aus der Qualitäts-Management-Praxis führten 2001 zum „Test Framework Technologies„ (T3 TFT), den Beginn einer neuen Generation von Testsystemen. Gemeinsam mit Hochschulen entwickelt er neue Lösungen bei regel- und modellbasierten Testsystemen und referiert auf nationalen und internationalen Kongressen.

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