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ProjektmanagementDie Bedeutung der Effektivität des Projektmanagers

Wann wird im Projektmanagement Effektivität erzielt und wie erreicht der Projektmanager dieses Ziel? Die Projektergebnisse spielen dabei eine entscheidende Rolle.
erschienen: 26.01.2010
Schlagwörter: Projektmanagement
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Die Effektivität des Projektmanagers ist an seinen Projektergebnissen zu messen und nicht an seinem Einsatz, an dem, was er erreicht und nicht daran, wie viel er tut. Hier ist der große Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz zu sehen. Da diese beiden Begriffe schon mal durcheinander geworfen werden, hier eine kurze Definition:

  • Effektivität ist ein Maß der Zielerreichung (Wirksamkeit, Ergebnis, Resultat) und
  • Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Relation).

Die Prinzipien der Effektivität lassen sich erlernen, aber als Projektmanager müssen Sie sich dann auch entscheiden, diese Dinge in der Praxis umzusetzen. Zuerst müssen Sie analysieren, wie effektiv Sie zum jetzigen Zeitpunkt sind und welche Ziele Sie persönlich haben und dann beschließen Sie, dass Sie tatsächlich eine höhere Effektivität erreichen müssen und Sie das auch wollen:

Stichwort

Effektivität bedeutet, dauerhafte Grundsätze zu implementieren, um angestrebte Ziele zu erreichen.

Die persönliche Effektivität

Mit der persönlichen Effektivität wird das Ausmaß bezeichnet, in dem der Projektmanager seine eigenen persönlichen Ziele erreicht. Ehe Sie jetzt weiter nachdenken, wie Sie höhere Effektivität erzielen können, müssen Sie sich völlig sicher sein, dass Sie das auch wirklich wollen. Dann erst sollten Sie überlegen, was Sie tun können, um effektiver zu werden und wie Sie die Realisierung Ihrer eigenen Pläne sicherstellen. Folgende Fragen sollten Sie beantworten können:

  • Wie effektiv bin ich heute?
  • Was wird die Zukunft verlangen?
  • Was kann ich tun, um effektiver zu werden?

Wie effektiv bin ich heute?

Die nüchterne Betrachtung des eigenen Führungsverhaltens im Hinblick auf die gestellten Ziele sollte Ihren Blick dafür schärfen, ob noch weitere Anstrengungen notwendig sind, die Ziele zu erreichen und welche Möglichkeiten es gibt, über die vereinbarten Ziele hinauszudenken, Initiativen zu ergreifen und Verbesserungen zu realisieren:

  • Welche Ziele habe ich bereits erreicht?
  • Wie weit bin ich noch von anderen Zielen entfernt?
  • Welche neuen Ziele sind hinzugekommen?
  • Welche Ziele sind verändert worden?
  • Welche Gründe sind maßgeblich dafür, dass die Ziele noch nicht erreicht wurden?
  • Was kann ich tun, um die Zielerreichung sicherzustellen?
  • Wo gibt es Verbesserungsnotwendigkeiten? Was sollte angepackt werden?

Nach der Bestandsaufnahme der tatsächlichen Effektivität sollten Sie sich fragen, worin Sie Ihren möglichen Beitrag zur Steigerung der persönlichen Effektivität sehen und wo Sie Chancen für produktive (Er)Neuerungen in Ihrem Verantwortungsbereich sehen.

Was wird die Zukunft verlangen?

Alle effektiven Projektmanager wissen, dass sie, wenn sie ihre Arbeit kontinuierlich gut meistern wollen, nie aufhören dürfen zu lernen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen Pläne zur Förderung seiner Mitarbeiter hat oder nicht oder wie detailliert solche Pläne sind, sollte jeder Projektmanager seinen eigenen Förderungs- und Entwicklungsplan aufstellen. Dann sollte er prüfen, ob er seine persönlichen Ziele in der jetzigen Rolle oder in der zukünftigen erreichen kann und was er tun muss, um diese Ziele zu erreichen.

Man kann seine Zukunft auf sich zukommen lassen, man kann sie aber auch gestalten. Wie ein effektiver Projektmanager sich selbst begreifen muss, wenn er die Zukunft gestalten soll, liegt auf der Hand. Stellen Sie sich selber folgende Fragen:

  • „Bin ich mit meiner gegenwärtigen beruflichen und privaten Situation zufrieden? Welche Gründe sprechen für meine Zufriedenheit bzw. Unzufriedenheit?“
  • „Welche beruflichen und privaten Ziele strebe ich in den nächsten 2, 5 oder 10 Jahren an?“
  • „Was müsste geändert werden, damit meine persönlichen Ziele in den nächsten 2, 5 oder 10 Jahren besser erreichbar sind? Was kann ich selber dazu beitragen?“

Was kann ich tun, um effektiver zu werden?

Wenn Sie sich jetzt entschlossen haben, effektiver zu werden, und wenn feststeht, welche Ziele Sie erreichen wollen, kommt die entscheidende Frage: "Was ist zu tun, um diese Ziele zu erreichen?“ Vielleicht bedarf es

  • einer Veränderung der persönlichen Eigenschaften und des Verhaltens,
  • ein Überdenken und Anpassen des Führungsstils,
  • einer Verbesserung im Umgang mit den Projektbeteiligten.

Vielleicht ist es auch nur die Arbeitsmethodik oder ein besseres Zeitmanagement, vielleicht müssen Sie entscheidungsfreudiger werden und auch mal „nein“ sagen können, vielleicht müssen Sie sich mit anderen Bereichen oder Projekten besser abstimmen oder Sie müssen die Einstellung Ihres Vorgesetzten zu Ihrer Aufgabe besser abstimmen oder sogar ändern. Es gibt sicherlich noch mehr Themen, die berücksichtigt werden sollten, um effektiver zu werden. Nachstehend möchte ich auf ein paar Themen eingehen.

Persönliches Verhalten: Effektive Führung setzt voraus, dass Sie sich als Projektmanager der Anforderungen der Situation bewusst sind und die Angemessenheit des eigenen Verhaltens in Bezug auf die Situationsanforderungen beurteilen können. Selbsterkenntnis ist somit eine wichtige Voraussetzung für effektives Führungsverhalten. Allerdings ist es nicht immer leicht, die im eigenen Verhalten begründeten Voraussetzungen effektiver bzw. ineffektiver Führung objektiv zu erkennen. Im Umgang mit anderen Menschen werden immer die eigenen Grenzen getestet. Je besser Sie diese selber kennen, umso klarer werden diese auch von anderen respektiert. Persönliche Grenzziehung heißt aber nicht, sich im „stillen Kämmerlein“ verstecken. Vielmehr bedeutet es:

  • Eine gesunde Portion Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein zeigen.
  • Respekt vor den eigenen Grenzen haben.
  • Vertrauen in die eigenen Entscheidungen und Standpunkte erreichen.
  • Mut zum „Nein-Sagen“ erlangen.
  • Beherrschung und Überwindung von (meist versteckten) Ängsten lernen.

Die Basis einer authentischen sozialen Kompetenz ist der erfolgreiche Umgang mit sich selber. Nur wenn Sie Ihr Denken und Handeln reflektieren und sich permanent weiterentwickeln, motivieren Sie sich selber, sind aktiv und kreativ. Erfolgreiches Selbstmanagement zieht unweigerlich eine große Gelassenheit und Effektivität mit sich und erzeugt ein positives Lebensgefühl.

Überdenken und Anpassen des Führungsstils: Aller Erfahrung nach werden Sie als Projektmanager mit den unterschiedlichsten Situationen konfrontiert, die den Einsatz verschiedener Führungsstile erfordern. Aller Erfahrung nach haben Sie aber auch gelernt, einen bestimmten Führungsstil bevorzugt einzusetzen und andere zu vernachlässigen. Dies liegt unter anderem daran, weil er Ihrer Persönlichkeit am meisten entspricht, es wenig Gelegenheit bisher gab, andere Stile einzusetzen oder weil bisherige Erfolge andere Führungsstile (scheinbar) es nicht erforderlich machten. Allerdings kann nicht mit Sicherheit damit gerechnet werden, dass das Verhalten von gestern und heute auch die Erfolge von morgen garantiert.

Darüber hinaus gibt es einen sicheren Weg zur Steigerung der Effektivität, nämlich in unterschiedlichen Situationen, die jeweils angemessenen Führungsstile einzusetzen. Insofern kommt es zunächst darauf an, effektive Nebenstile, die ja bereits zum Verhaltensrepertoire gehören, zu verstärken, das heißt, in den entsprechenden Situationen häufiger einzusetzen. Im Weiteren – wenn Erfolgserlebnisse sowie Sicherheit und Selbstvertrauen bei häufigerem Einsatz effektiver Nebenstile zunehmen – kann auch versucht werden, bisher vernachlässigte und ungewohnte effektive Führungsstile in den passenden Situationen zu erproben. Dies wird anfänglich mit Schwierigkeiten und Rück­schlägen verbunden sein, doch im Laufe eines Lernprozesses können Erfahrungen gesammelt werden, die sich in der Zukunft nutzbringend anwenden lassen. Nachstehend ein paar Stellschauben, die in Ihrem persönlichen Einflussbereich liegen:

  • Überdenken Sie noch einmal Ihr Führungsverhalten, Ihre effektiven und weniger effek­tiven Führungsstile. Beziehen Sie Hinweise ein, die Sie von Projektbeteiligten erhalten.
  • Überlegen Sie, in welchen Situationen Sie in Zukunft effektiver sein könnten.
  • Nehmen Sie sich vor, einen effektiven Führungsstil, den Sie bisher vernachlässigt haben, verstärkt in bestimmten Situationen einzusetzen.
  • Nehmen Sie sich ganz bestimmte Situationen vor, in denen Sie diesen effektiven Führungsstil häufiger praktizieren wollen. Beginnen Sie mit Situationen, bei denen Ihnen dies vermutlich leichter fällt.
  • Überlegen Sie sich konkrete Verhaltensweisen, wie Sie diesen effektiven Führungsstil verwirklichen können (zum Beispiel "Beraten" in einem Mitarbeitergespräch).
  • Versuchen Sie das Gleiche für effektive Führungsstile, die Ihnen bisher eher ungewohnt waren.

Umgang mit den Projektbeteiligten: Projektmanager sind eingebunden in organisatorische Strukturen und Abläufe, Kommunikationsnetze externer und interner Art, erhalten Informationen und Anweisungen, geben Informationen und Anweisungen weiter, unterhalten informelle persönliche Kontakte, kurz: die Erzielung von Effektivität scheint ohne Projektbeteiligte undenkbar. Immer sind Projektmitarbeiter, Kunden, externe Partner, Lieferanten beteiligt, Entscheidungen vorzubereiten, zu treffen oder auszuführen. Insofern kommt einer effektiven Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten erhöhte Bedeutung zu. Deshalb sollten Sie Ihre Zusammenarbeit mit diesen Projektbeteiligten einer regelmäßigen Überprüfung unterziehen und geeignete Verbesserungsmaßnahmen treffen:

  • Machen Sie für sich regelmäßig (beispielsweise alle 4 Wochen) eine Bestandsaufnahme Ihrer Zusammenarbeit mit den wichtigen Projektbeteiligten: Wie ist die gegenseitige Information und Abstimmung in der laufenden Arbeit? Wo gibt es Reibungspunkte? Welche Kontakte sollten Sie intensivieren? Mit wem sollten Sie sich mehr auseinandersetzen?
  • Sprechen Sie mit den Projektbeteiligten regelmäßig über Möglichkeiten der Verbesserung der Zusammenarbeit. Nehmen Sie zum Beispiel den Abschluss von Aufgaben, die Abnahme von Ergebnissen, die Qualität von Lieferungen und Beistellungen, die Durchführung von Änderungen zum Anlass, über die weitere Zusammenarbeit zu sprechen.
  • Planen Sie bei Mitarbeiterbesprechungen, Teamsitzungen und Besprechungen mit Kunden eine abschließende Feststellung und Bewertung der erreichten Ergebnisse ein. Sprechen Sie über "Hemmungsfaktoren" und vereinbaren Sie für die nächsten Termine "Spielregeln", die Sie beachten wollen.

Die Zusammenarbeit mit dem Kunden

Eine Beeinflussung des Kunden mag zunächst ungewöhnlich erscheinen, doch hat das Verhalten des Kunden oft einen erheblichen Einfluss auf die Effektivität des Projektmanagers. Ein Weg zur Steigerung der Effektivität ist es, die eigenen Anforderungen an das Verhalten des Kunden zu präzisieren, um klare Vorstellungen und Vorgaben für die beiderseitige Zusammenarbeit zu gewinnen. Das betrifft etwa die Festlegung von Arbeitsschritten und -ergebnissen, Austausch von Informationen (Besprechungen, Berichte usw.), Abnahme und Annahme von Ergebnissen usw. Ein nicht weniger wichtiger Weg ist es, den eigenen Beitrag für eine effektive Zusammenarbeit klarzumachen, um Missverständnisse von vornherein auszuschließen. Ganz allgemein ist eine Klarheit der Standpunkte und Offenheit in der Zusammenarbeit zu vertreten, was allein den beiderseitigen Interessen an Effektivität entgegenkommt.

Darüber hinaus ist eine gezielte Verbesserung der Beziehungen zum Kunden eine wichtige Voraussetzung für bessere und effektivere Zusammenarbeit. Dies kann dadurch geschehen, dass man dem Kunden Kooperation und Hilfestellung anbietet, umfassende Informationen gibt und erkennen lässt, dass man die Situation, die Interessen und Bedürfnisse des Kunden versteht und gewillt ist, sachkundig gemeinsame Problemlösungen zu entwickeln.

Nebenbei kann auch noch durch stärkere eigene Bemühungen, wie

  • Kundenbedürfnisse differenzierter erkennen,
  • verbesserte Problemlösungen anzubieten,
  • sich in die Lage des Kunden zu versetzen und
  • durch kreatives Mitdenken überzeugende Ergebnisse erzeugen,

das eigene Image und das der Organisation verbessert werden. Es führt zur Stabilisierung oder den Ausbau bestehender Geschäftsbeziehungen und führt evtl. noch zur Gewinnung weiterer Aufträge und neuer Kunden.

Die Zusammenarbeit mit den Projektmitarbeitern bzw. dem Projektteam

Auf dem Weg zu höherer Effektivität kommt der Beeinflussung und Veränderung der Führungssituation große Bedeutung zu, das heißt, der aktiven Gestaltung der Anforderungen der Situationselemente Projekt-/Arbeitsstruktur, Arbeitsmethodik, Zeitmanagement, Organisation und Arbeitspartner (Mitarbeiter, Kollegen, Vorgesetzter).

Nicht jeder Projektmanager kann alle diese Elemente kurz oder langfristig ändern, aber man sollte sie zumindest als mögliche Änderungsobjekte zur Erzielung höherer Effektivität in Betracht ziehen. Nachstehend möchte ich Ihnen drei Ansatzpunkte näher beschreiben:

Projekt-/Arbeitsstruktur: Die Projekt-/Arbeitsstruktur betrifft die Art der Aufgaben und die Weise, wie sie zu erledigen sind. Es werden also Fragen der organisatorischen Gestaltung, zum Beispiel Projektprozess, Aufgabenverteilung, Befugnisse, Ablaufrichtlinien, der technologischen Unterstützung der Arbeit sowie der Fähigkeitsanforderungen berührt. So können etwa eine Neuverteilung von Aufgaben, mehr Delegation, aber auch der vermehrte Einsatz moderner Kommunikations- und Informationstechnologien sinnvoll sein. Überlegen Sie:

  • Welche Neuverteilung von Aufgaben innerhalb des Projektes oder auch der Teams ist sinnvoll?
  • Welche Aufgaben können Sie stärker an die Projektmitarbeiter übertragen?
  • Welche Aufgaben bedürfen einer besseren Abstimmung oder Neuverteilung zwischen Ihnen, den Teilprojektleitern, den Teamverantwortlichen usw.?
  • Sind alle Möglichkeiten der technologischen Unterstützung der Arbeitsprozesse optimal genutzt? Welche neuen Anlagen und Geräte können effektiv eingesetzt werden?

Arbeitsmethodik: Das Thema Arbeitsmethodik ist vielleicht langweilig, aber von größter Wichtigkeit für die systematische Unterstützung des Projektmanagers:

  • Stress und Hektik lassen sich oft auf Mängel in der Arbeitsweise zurückführen.
  • Methodisch-systematisches Arbeiten stellt keinen Widerspruch zu Kreativität dar – im Gegenteil!
  • Die Arbeitsmethodik sollte individuell und persönlich sein.
  • Arbeitsmethodik ist abhängig von den Rahmenbedingungen und den spezifischen Umständen. Man braucht die richtige Methode zur richtigen Zeit.
  • Die gewählte Methodik sollte regelmäßig kritisch hinterfragt werden.

Für sämtliche Bereiche des Projektmanagements sind Arbeitsmethodiken von enormer Wichtigkeit und für alle Projektmanagementaufgaben werden auch Methoden und Techniken in der einschlägigen Literatur beschrieben. Nachstehend werden drei entscheidende Erfolgfaktoren vorgestellt, wie Sie Ihre persönliche Effektivität durch Arbeitsmethodik steigern können:

  • Der richtige Weg zum Ziel
  • Ein effektiveres Zeitmanagement
  • Effektivere Projektbesprechungen

Der richtige Weg zum Ziel: In der Projektpraxis ist immer wieder zu beobachten, dass Projektmanager und ihre Projektteams sehr aufgabenorientiert anstatt zielorientiert vorgehen. Dabei wird Effektivität mit Effizienz verwechselt, aber als Grundvoraussetzung des Denkens und Handelns in Projekten sollten immer die Ziele stehen, die erreicht werden müssen. Stellen Sie sich deshalb vorab immer wieder folgende Fragen:

  • Warum machen wird das eigentlich?
  • Welchen Nutzen soll für den Kunden dabei herauskommen?
  • Was soll konkret entwickelt bzw. geleistet werden?

Projekte erfolgreich durchzuführen, heißt zum einen klares Denken und Handeln und zum anderen arbeitsmethodisch professionell planen, überwachen und steuern. Erfolgreiche Projektmanager beginnen mit einer systematischen Analyse des Ausgangszustandes. Als Zweites wird das konkrete Ziel des Projektes exakt herausgearbeitet und festgelegt. Erst wenn alle Projektbeteiligten dasselbe Bild von der Zieldimension des Projektes haben, kann eine realistische Strukturplanung des Projektes durchgeführt werden. Vermeiden Sie übereifrigen Aktionismus und planloses Losrennen.

Wenn Sie als Projektmanager bei der Durchführung Ihres Projektes Ihr Handeln stets am Ziel orientieren und den Projektprozess entsprechend geplant haben, dann haben Sie die Gewähr, dass Sie das Ziel erreichen und Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen.

Ein Ziel ist ein erstrebenswerter Zustand in der Zukunft. Ziele muss ich messen können, um zu wissen, wann das Ziel erreicht ist.

Weitere Aufgaben sind Vorgang, Tätigkeit und Aktivität, die zu Erreichung des Ziels erforderlich sind.

Ein effektiveres Zeitmanagement: Zeit ist, wie die Wirtschaftswissenschaftler sagen würden, ein unelastisches Kapital. Sie lässt sich nicht ausdehnen. Sie scheint in der Zukunft in unbegrenzten Mengen vorhanden zu sein, aber wenn man einen Zeitvorschuss auf die Zukunft nimmt, ergeben sich weitere Verzögerungen. Zeitmanagement ist daher wohl eine Kunst, die ein Projektmanager mehr erlernen muss als alles andere. Ein vom zeitlichen Ablauf her effektiveres Projektmanagement lässt sich erreichen, wenn alle Projektbeteiligten ihr Zeitverhalten nach folgenden Kriterien überblicken und optimieren:

  • Selbstkritik: Wie viel ist machbar?
  • Zeitzonen einrichten.
  • Störungsfreie Zeit einrichten.
  • Nein-sagen können.
  • Delegationsverhalten prüfen.
  • Perfektionismus und Liebe zum Detail einschränken.

Zeitmanagement beginnt mit einem erhöhten Bewusstsein für die Zeit, mit dem Wissen, wie viel Zeit zur Verfügung steht und wie man sie nutzt. Diese Form der Selbstbestimmung impliziert einen sehr bewussten Umgang mit Entscheidungen. Handlungs- und Gestaltungsspielräume können so neu ausgelotet und entdeckt werden. Vielen Projektmanagern hat eine Analyse ihrer eigenen Zeitnutzung sehr geholfen. Sie haben sich praktisch immer über die Ergebnisse und ihren Mangel an effektivem Zeitmanagement gewundert. Auch über die Aufgabe, die man so täglich verrichtet – meist sind es ja Routineaufgaben – sollten Projektmanager einmal grundsätzlich nachdenken. Der Italiener Pareto hat bereits vor über 100 Jahren festgestellt, dass wir 80 Prozent unseres Erfolges in nur 20 Prozent der uns zur Verfügung stehenden Zeit erreichen. Dieses Verhältnis können Sie als Projektmanager auf viele Ihrer Aufgaben übertragen, zum Beispiel sollten 20 Prozent aller Besprechungen 80 Prozent der Beschlüsse bewirken.

Vermeiden Sie auf jeden Fall Zeitfallen. Perfektionismus und Liebe zum Detail sind zwei schon fast klassische Zeitfallen. Sie können leicht dazu führen, dass angesetzte Zeiten unrealistisch werden. Ein fixer Zeitpunkt kann als Motivation wirken, um die gestellten Aufgaben nicht so akribisch zu planen, um mit den gestellten Aufgaben rechtzeitig fertig zu werden.

Zeitmanagement ist die Kunst, die vorhandene Zeit richtig einzusetzen.

Effektivere Projektbesprechungen: Projektbesprechungen sind mit das entscheidendste Führungsinstrument des Projektmanagers. Zum einen dienen sie zur Information und Kommunikation der Projektbeteiligten, zum anderen entwickeln sie auch ein Gefühl der Gemeinsamkeit und Zugehörigkeit bei den Projektbeteiligten. Projektbesprechungen unterstützten das Zusammenwachsen des Projektteams und das Entstehen eines gemeinsamen Teamverständnisses. Die Identifikation des einzelnen Teammitgliedes mit dem Projektteam ist entscheidend für seinen persönlichen Einsatz und damit für den Erfolg des Projektes.

Es gibt in der Regel keine allgemeingültige Empfehlung, wann Sie Projektbesprechungen und wie oft, mit welchem Teilnehmerkreis ansetzen. Die Entscheidung, ob eine Projektbesprechung durchzuführen ist, hängt von deren Zielsetzung ab und ob eine Projektbesprechung Vorteile gegenüber anderen Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten, wie Telefon, E-Mail, Rundschreiben, Aushang, schriftlicher Projektbericht usw. bietet.

Deshalb nochmals die goldene Regel:

Projektbesprechungen sollten niemals nur wegen eines Grundes, sondern immer im Hinblick auf ein in die Zukunft deutendes Ziel und den Zweck durchgeführt werden.

Fazit:

Aus der Vielfalt der angebotenen Maßnahmen für effektives Handeln, sollten Sie das praktizieren, was Ihnen entsprechend Ihrer Situation, Ihren Zielen und Ihren Möglichkeiten als das Geeignetste erscheint. Es will Sie jedoch keiner darin hindern, selbst neue Möglichkeiten zu erdenken und zu realisieren, wie Sie persönlich effektiver werden und damit Ihre Projektarbeit und die Zusammenarbeit im Projekt effektiver und befriedigender gestalten können.

Hinweis

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Buch „Der effektive Projektmanager“ von Manfred Noé.

[Bild: pressmaster - Fotolia.com]

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Über den Autor
Manfred Noé

Manfred Noé hat 30 Jahre Erfahrung im Projekt- und Qualitätsmanagement und hat zahlreiche Bücher dazu veröffentlicht.

AnschriftManfred Noé
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