ProjektmanagementEinen Projektstrukturplan richtig erstellen

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Mit einem Projektstrukturplan strukturieren Projektleiter ein Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben oder Arbeitspakete. Er ist Basis für die Planungen von Ressourcen, Inhalt, Risiko und Berichtswesen.
erschienen: 27.10.2016
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Der Projektstrukturplan ist das zentrale Werkzeug für den Projektleiter. Mit dem Projektstrukturplan verschafft sich der Projektleiter den Überblick über das gesamte Projekt und plant die Projektaufgaben. Dazu werden alle Aufgaben eines Projekts in handliche Arbeitspakete zerlegt und im Projektstrukturplan dargestellt.

Ein Projektstrukturplan ähnelt einem Organigramm

Einen Projektstrukturplan zu erstellen ist einfach, denn er sieht aus wie ein Organisationsdiagramm. Auf der obersten Hierarchiestufe steht das Projekt als Ganzes oder der Liefergegenstand des Projekts. Auf der zweiten Ebene verteilen sich Teilprojekte oder Teilaufgaben. Auch einzelne Aufgaben kann diese Ebene enthalten. Auf der dritten Ebene drängeln sich Arbeitspakete. Sie sind die kleinsten, nicht mehr teilbaren Komponenten. Arbeitspakete sind in sich geschlossen und einzeln bearbeitbar.

Beispiel für einen Projektstrukturplan.
Beispiel für einen Projektstrukturplan.

Die Bezeichnung Arbeitspaket trifft im wahrsten Sinne des Wortes zu, denn einzelne Teammitglieder können sie schultern und abarbeiten. Die Summe der Arbeitspakte ergibt das Projekt als Ganzes. Was nicht im Projektstrukturplan steht, gehört nicht dazu.

Der Projektleiter plant die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete gemeinsam mit seinem Team, den Stakeholdern, den Betroffenen und Beteiligten seines Projekts. Auf diese Art und Weise bezieht er die Projektmitglieder rechtzeitig und aktiv in seine Planungen ein. Idealerweise beschreiben die Verantwortlichen selbst ihre Aufgaben. Das hat den Vorteil, dass sie sich von Beginn an mit dem Projektinhalt detailliert auseinandersetzen müssen. Dies wiederum hilft ihnen, den Anforderungen des Kunden besser gerecht zu werden.

StichwortProjektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist das zentrale Werkzeug für den Projektleiter. Mit dem Projektstrukturplan verschafft sich der Projektleiter den Überblick über das gesamte Projekt und plant die Projektaufgaben. Dazu werden alle Aufgaben eines Projekts in handliche Arbeitspakete zerlegt und im Projektstrukturplan dargestellt.

Im Projektstrukturplan stehen alle Tätigkeiten, die zur Erfüllung des Projektauftrags notwendig sind, auch die, die sich nicht im Ergebnis wiederfinden. Dazu gehören zum Beispiel die Aufgaben des Projektleiters. Im Englischen hat sich der Begriff „Work Break Down Structure“ etabliert. Im Deutschen ist der Arbeitsstrukturplan als Synonym zu finden.

Projektstruktur auswählen

Der Projektleiter muss sich entscheiden, welche Art der Strukturierung er für sein Projekt verwenden möchte. Im Allgemeinen wählt er zwischen funktionsorientiert, objektorientiert oder einer Mischform von beiden. In der funktionsorientierten Struktur stellt er sich die Fragen: „Was muss ich tun, um diesen Liefergegenstand zu produzieren? Welche Funktionen muss ich verrichten?“ In unserem Beispiel würde er sein Projekt anhand der Teilprojekte Konzept, Realisierung, Marketing und Projektmanagement strukturieren.

Die objektorientierte Darstellung strukturiert den Projektstrukturplan ausgehend vom Projektergebnis, denn der Projektleiter greift dieses vorweg. Er geht also von den Komponenten des fertigen Liefergegenstandes aus. Von diesem schichtet er die Einzelelemente in die Tiefe ab. In unserem Beispiel könnte die zweite Ebene diese Teilprojekte enthalten: Hoster, Website, Visitenkarte und so weiter. Nicht jeder Strang muss der gleichen Gliederung folgen. Sie kann zwischen funktionsorientiert und objektorientiert wechseln.

Mit dem Projektstrukturplan Zeit und Geld sparen

Mit dem Projektstrukturplan erhält der Projektleiter ein hilfreiches und effizientes Werkzeug. Einmal erstellt, lässt er sich mehrfach verwerten.

Anforderungen managen

Der Anforderungsmanager strukturiert das Lastenheft in Kapitel und Unterkapitel. Genauso, wie die Arbeitspakete zusammengestellt wurden. Dann beschreibt er detailliert alle Anforderungen.

Meilensteine ermitteln

Der Projektleiter erstellt auf Basis der Arbeitspakete die spätere Ablaufstruktur des Projekts. Aus der Hierarchie leitet er die Reihenfolge der Arbeitspakete ab. Dann bildet er Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen. Für jedes Arbeitspaket entwickelt er Start- und Endtermin und legt damit die Eingangsgrößen für den Terminplan fest.

Ressourcen planen

Auch die Aufwandsplanung profitiert vom Projektstrukturplan. Denn aus der Beschreibung des Arbeitspakets leitet sich ab, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten im Team arbeiten müssen, um die gestellten Aufgaben zu bewältigen.

Risiken bewerten

Ist der Projektstrukturplan unvollständig, signalisiert er das durch eine weiße Lücke. Kann der Projektleiter die Lücke nicht füllen, beschreibt er sie im Risikoregister. Vergisst er es, kann sich die Lücke zu einem Risiko auftürmen.

Fortschritt überwachen

Der Projektleiter kontrolliert und steuert sein Projekt auf Basis des Projektstrukturplans. Die Ergebnisse fasst er im Berichtswesen zusammen. Das bedeutet für die Stakeholder: transparente Kommunikation mit aktuellen Zahlen und Prognosen.

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Mit dem Projektstrukturplan effizient führen und kommunizieren

Die Struktur des Projektstrukturplans unterstützt den Projektleiter bei der Führung seines Teams. Sie erleichtert auch die zielgruppengerechte Kommunikation in Richtung internen und externen Stakeholdern.

Zielgerichtet informieren

Teilprojekte, Teilaufgaben und Aufgabenpakete sind in einem Diagramm, ähnlich dem Organisationschart strukturiert. Diese bildhafte Darstellung prägt sich gut ein. Damit besitzt der Projektleiter ein mächtiges Werkzeug, um über die Arbeitsinhalte seines Projekts kompakt zu berichten. Ob in einem turnusmäßigen Treffen, im Fahrstuhl, auf dem Flur oder in der Warteschlange zum Mittagessen.

Teammitglieder themengerecht auswählen

    Der Projektstrukturplan dient dem Projektleiter als Führungsinstrument. Mit ihm wählt er seine Projektmitarbeiter aus. Orientierung bieten dabei der Inhalt und der Schwierigkeitsgrad des Aufgabenpakets. Planerische Aufgaben mit strategischen Hintergrund überträgt er an Kollegen, die gern strategisch denken und handeln. Aufgaben mit starkem Praxisbezug delegiert er an Praktiker.

Außenwirkung verbessern

    Nutzt der Projektleiter den Projektstrukturplan, signalisiert er dem Projektumfeld: Hier steht ein Fachmann, der über methodisches Wissen verfügt. Diese Botschaft hilft, sein Image als Experte zu untermauern.

Projektwissen archivieren

    Der Projektstrukturplan speichert alle Aufgaben, die erfüllt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Nachfolgende Projekte mit ähnlichem Charakter können von diesem Wissen profitieren, was Kosten und Zeit spart. Sollte ein Mitarbeiter oder Experte das Projekt kurzfristig und unerwartet verlassen, bleibt das Wissen erhalten. Neue Kollegen können sich auf dieser Basis schnell einarbeiten.

Fazit

Der Projektstrukturplan ist Kern eines Projekts. Seine Hauptaufgabe ist, den Weg zum Ziel in handliche Einzelteile zu zerlegen. Dazu bildet er eine übersichtliche Struktur in Teilprojekte, Teilaufgaben oder Arbeitspakete.

Der Projektstrukturplan dient dem Projektleiter als Basislager, von dem er seine weiteren Schritte plant. Einmal erstellt, liefert er vielfachen Mehrwert, denn die Planungen für Ressourcen, Inhalt, Risiko und Berichtswesen bauen auf seine Strukturen auf.

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Über den Autor
Ralf Gohs

Ralf Gohs ist Geschäftsführer von GohsWriter und bietet Textservices, wie zum Beispiel Blogartikel über Projektmanagement für Projektleiter, Führungskräfte und Berater an. Er ist PMI-zertifiziert und Assessor für den Deutschen Excellence Award 2015. Gohs ist Mitglied im Deutschen Fachjournalisten Verband (DFJV), bei der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) sowie beim Project Management Institut (PMI).

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