ProjektmanagementSo erstellen Sie ein Projektmanagement-Handbuch

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Ein Projektmanagement-Handbuch zeigt, wie Projekte im Unternehmen durchgeführt werden sollen. So führen Sie es ein.
erschienen: 23.03.2016
Schlagwörter: Projektmanagement
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In einem Projektmanagement-System ist das Projektmanagement-Handbuch ein wichtiges methodisches Element. Es zeigt, wie Projekte durchgeführt werden sollen.

StichwortProjektmanagement-Handbuch

Ein Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) ist eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“. Maßgebliche Norm dafür ist die DIN 69905. Ein PM-Handbuch sollte möglichst pragmatisch und verständlich gehalten werden. Mögliche Inhalte sind:

  • Projektkriterien: Was ist ein Projekt?
  • Projektarten und Projektkategorien
  • Projektorganisation und Projektrollen
  • Projektmanagement-Glossar mit unternehmensspezifischer Terminologie
  • Formulare, Vorlagen und Checklisten

Zu welchem Zeitpunkt ein Projektmanagement-Handbuch entwickelt werden sollte, lässt sich an den Implementierungsschritten eines Projektmanagement-Systems erkennen:

  • Projektmanagement-Bedarf erkannt
  • Bekenntnis des Topmanagements zur Einführung eines Projektmanagement-Systems
  • Unternehmensanalyse wichtiger Strukturen, Rahmenbedingungen und Prozesse
  • Definition eines Einführungskonzepts zum Projektmanagement-System
  • Definition und Abstimmung unternehmensspezifischer Projektmanagement-Methodik (Dokumentation in einem Projektmanagement-Handbuch)
  • Dokumentation des Projektmanagement-Standards (in Form eines Projektmanagement-Handbuchs)
  • Anpassen der unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen
  • Qualifizierung von Mitarbeitenden wie Projektleitung, Projektmitarbeitern, Linienmanagern und Führungskräften
  • Durchführung von Pilotprojekten
  • Ausweitung auf alle relevanten Bereiche im Unternehmen
  • Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagement-Systems

Nutzen eines Projektmanagement-Handbuchs

Diese Teilschritte zeigen die Bedeutung des Projektmanagement-Handbuchs. Ein solches Regelwerk schafft die Grundlagen für die Bewältigung der zahlreichen Aufgaben in Projekten. Es legt die Verfahrensabläufe fest und hilft, die Effizienz der Projektarbeit zu verbessern.

Im Projektmanagement-Handbuch erfährt die Projektleitung zum Beispiel, bei welchen prozentualen Abweichungen von Kosten oder Terminen Gremien oder Vorgesetzte informiert werden müssen. Vorlagen für Statusmeldungen oder Zwischenberichte helfen, Zeit bei der Berichtserstellung zu sparen sowie an alle wichtigen Informationen zu denken, über die berichtet werden muss. Ein Projektmanagement-Handbuch entlastet somit alle Projektbeteiligten.

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  • Projektmanagement-Handbuch
    30 Seiten
    EUR 9,80
    Preis enthält 19% MwSt. und ist gültig in Deutschland. In anderen Ländern ggf. abweichend.

Individuelles Anpassen des Projektmanagement-Handbuchs

Es gibt Vorlagen für Projektmanagement-Handbücher. Daher brauchen Sie kein komplett neues Regelwerk für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Wichtig ist allerdings, dass Sie die Vorlage auf Ihr Unternehmen hin anpassen. Dies können Sie wie folgt leisten:

Ändern von Ziel und Funktion

    In der Einleitung können Sie das Ziel und die Funktion des Projektmanagement-Handbuchs modifizieren. Zum Beispiel im Bereich Softwareentwicklung: „Optimales Management knapper Ressourcen“. Oder im Anlagenbau: „Einhaltung von Projektendterminen“.

    Berücksichtigung der Linie

    Ergänzen Sie, wie die Stellung von Projekten im Verhältnis zur Linie ist. Welche Tätigkeiten haben Vorrang? Bei produzierenden Unternehmen sind es im Allgemeinen die Linienaufgaben, bei Dienstleitungsunternehmen meist die Projektaufgaben.

Beteiligte an Projekten

    Legen Sie fest, welche Personen und Abteilungen üblicherweise an Projekten beteiligt sind und wie diese organisatorisch im Projekt sowie in der Trägerorganisation eingebunden werden (interner oder externer Auftraggeber, Kernteam mit Projektleitung). Häufig gibt es auch einen Lenkungsausschuss, ein Management- oder ein Beratergremium. Fügen Sie hinzu, welche Organisationseinheiten das sind.

Verantwortliche für Projektideen

    Fügen Sie Ihrem Projektmanagement-Handbuch auch hinzu, wer für Projektideen und Projektanfragen verantwortlich ist und an welcher Station eine Übergabe der Verantwortlichkeit erfolgt.

Definition der Projektziele

    Legen Sie dar, wie die Projektziele definiert werden sollen, etwa mit dem SMART-Prinzip. Beschreiben Sie die Funktion des Lasten- und Pflichtenhefts. Legen Sie dar, wie ein Projektantrag und ein Projektauftrag gehandhabt werden.

Analyse der Stakeholder

    Wenn es notwendig ist, führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch. Fügen Sie hinzu, was in solch einem Fall beachtet werden muss. Ähnlich gehen Sie auch bei Aspekten der Risikoanalyse vor. Erklären Sie, wie solche Risikoanalysen durchgeführt werden sollen.

Aufgaben bei der Projektsteuerung

    Dabei geht es um eine effektive Projektkontrolle und Projektsteuerung. Ergänzen Sie, welche Aufgaben die Projektleitung, die Projektmitarbeiter und andere Projektbeteiligte im Rahmen der Projektsteuerung übernehmen sollen. Ergänzen Sie bei Bedarf den Projektsteuerungszyklus Ihrer Projekte (Ist-Werte, Soll-Ist-Vergleich, Ursachenanalyse, Maßnahmen, Planungsrevision). Wichtig sind Hinweise, wie die Verantwortlichen auf Abweichungen reagieren sollen. Beispiel: Wer muss wen informieren, wenn die Kosten einen gewissen Prozentwert überschreiten oder Termine überschritten werden?

Phase „Projektabschluss“

    Fügen Sie die einzelnen Arbeitsschritte der Phase „Projektabschluss“ hinzu. Beispiel: Wie erfolgt der Lessons-Learned-Prozess? Wenn sich ein Abschluss-Workshop mit allen Projektbeteiligten bewährt hat, beschreiben Sie, wie die gemachten Erfahrungen ausgewertet werden und wie diese eventuell in eine neue Version des Projektmanagement-Handbuchs einfließen sollen.

Art der Kommunikation

    Information und Kommunikation sind in allen Phasen eines Projekts wichtig, insbesondere für die Projektleitung. Legen Sie fest, wie im Rahmen der Projektorganisation zwischen den Beteiligten kommuniziert werden soll.

Dokumentationsmanagement

    Während des Projektverlaufs entstehen zahlreiche Dokumente, die abgelegt und gemanagt werden müssen. Ein Dokumentationsmanagement gibt dazu die Richtlinien vor. Organisieren Sie in gleicher Weise das Berichtswesen: Welche Berichte müssen geschrieben werden? Wer schreibt diese wann und wie?

Über das Projektmanagement-Handbuch informieren

Die Existenz eines Projektmanagement-Handbuchs sollte in Ihrem Unternehmen bekannt sein. Informieren Sie darüber zum Beispiel im internen Newsletter, in Seminaren oder anderen geeigneten Veranstaltungen. Denken Sie daran, solche Informationen auch regelmäßig zu wiederholen, da Mitarbeitende das Unternehmen im Laufe der Zeit verlassen und neue hinzukommen.

Weisen Sie auch bei der Einführung neuer Beschäftigter auf die Existenz eines Projektmanagement-Handbuchs hin und teilen Sie den Standort beziehungsweise Speicherort mit.

Mitwirkung sichert Akzeptanz der Projektbeteiligten

Nicht nur die Kenntnis, dass es ein Projektmanagement-Handbuch gibt, ist wichtig, sondern vor allem auch seine Akzeptanz. Um eine kontinuierliche Verbesserung Ihres Handbuchs zu erreichen, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden einbinden, indem sie zum Beispiel weitere Projektkennzahlen einbringen oder Berichte aktualisieren. Dies erhöht die Akzeptanz und die Bereitschaft, das Projektmanagement-Handbuch anzuwenden, was letztlich wieder dem Erfolg Ihrer Projekte zugute kommt.

Weitere Aspekte, die von Mitarbeitenden ins Projektmanagement-Handbuch eingebracht werden können, sind etwa bewährte Vorgehensweisen bei der Projektarbeit, die sich als Standards durchgesetzt haben, oder das Einbringen von Erfahrungen aus Vorgängerprojekten. Erklären Sie daher im Projektmanagement-Handbuch, wie ein Mitarbeiter sich an der Verbesserung beteiligen und einen Änderungsantrag stellen kann.

Bezugnahme aufs Projektmanagement-Handbuch

Alle projektrelevanten Maßnahmen sollten sich auf das Projektmanagement-Handbuch beziehen. Dazu gehören nicht nur Qualifizierungsmaßnahmen, sondern auch die Einrichtung von Statusmeetings, eines Projektmanagement Offices oder die Darstellung und Handhabung der Projektprojektprozesse nach dem Projektmanagement-Handbuch. Im Laufe der Zeit kann das Projektmanagement-Handbuch auch zum Teil des Betriebshandbuchs werden.


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Über die Autorin
Beate Wiese

Beate Wiese leitet BEWIELU, ein Anbieter von Seminaren, Beratung und Projektunterstützung mit den Schwerpunkten Projekt- und Prozessmanagement sowie Informationstechnologie. Sie ist zuständig für die Konzeption von Unternehmenslösungen.

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