ProjektportfolioProjekte auf den Prüfstand stellen und priorisieren

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Viele Projekte scheitern, weil Zeit und Kosten aus dem Ruder laufen oder sich die Rahmenbedingungen ändern. Ein Projektportfolio priorisiert Projekte nach dem Kosten-Nutzen-Verhältnis.
erschienen: 19.02.2015
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Jedes Projekt sollte regelmäßig überprüft werden. Liegt es noch auf Kurs, werden die Ziele erreicht, die Budgets und Termine eingehalten und die erwarteten Ergebnisse abgeliefert (Projekt-Controlling)? Es sollte auch immer geprüft werden, ob es übergeordnete Gründe für den Abbruch des Projekts gibt.

Gründe für den Projektabbruch

Folgende Faktoren können für einen Projektabbrauch ausschlaggebend sein:

Ziele

Das Projekt erreicht mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr die Ziele, die inzwischen relevant und wichtig sind.

Umfeld

Wichtige Rahmenbedingungen haben sich geändert, so dass das Projekt in seiner bisherigen Anlage nicht zum gewünschten Erfolg führt oder die Ergebnisse sogar Nachteile mit sich bringen werden.

Nutzen

Das Projekt hat keinen ausreichenden Nutzen mehr für das Unternehmen.

Kosten

Die tatsächlichen Kosten übersteigen den geplanten Wert erheblich, so dass das Projekt im Vergleich zum Nutzen nicht mehr rentabel ist.

Zeit

Der Zeitplan läuft völlig aus dem Ruder und Termine werden ständig verschoben. Ein positives Ende des Projekts ist nicht absehbar.

Qualität

Die Ergebnisse des Projekts entsprechen nicht den Erwartungen und werden abgelehnt. Auch mit Nachbesserungen wird das notwendige Qualitätsniveau nicht erreicht. Das Projektteam ist der Aufgabe nicht gewachsen.

Risiko

Das Projekt ist für das Unternehmen oder für die beteiligten Mitarbeiter mit einem sehr hohen Risiko verbunden, das zum Projektstart so nicht absehbar war und auch durch Gegenmaßnahmen nicht eingegrenzt werden kann.

Priorisierung von Projekten mit dem Projektportfolio

Oft ist nur eine qualitative Einschätzung möglich, inwiefern die oben erwähnten Abbruchkriterien für das Projekt zutreffen. Dies lässt sich dann in einem Projektportfolio abbilden. Hier lautet die Kernfrage: Welche Projekte bringen ein Unternehmen wirklich voran? Es muss also um die Entwicklung von Kriterien gehen, nach denen Projekte priorisiert werden. Ausgangspunkt ist die Frage: Was sind die zentralen Ziele des Unternehmens? Daraus werden Kriterien für die Bewertung von Projektvorschlägen abgeleitet.

Wie bei jedem Portfolio kommt es auf die Mischung an: Projekte, um den langfristigen Erfolg und die Strategieumsetzung zu sichern, und Projekte, die kurzfristig ein Problem lösen oder Verbesserungen bringen sollen. Geprüft werden sollte dabei: Wie viele Ressourcen – also Mitarbeiter, Know-how, Management-Unterstützung, Zeit und Geld – stehen zur Verfügung? Zudem geht es um das Sammeln von Informationen zu laufenden und geplanten Projekten:

  • Was sind die Ziele?
  • Wie weit sind die Projekte gediehen?
  • Welche Ressourcen haben sie bereits in Anspruch genommen?
  • Welche Ressourcen werden sie noch benötigen?

StichwortProjektportfolio

Das Projektportfolio eines Unternehmens ist die Menge aller laufenden und geplanten Projekte. Bevor ein Projekt in das Projektportfolio übernommen wird, wird es auf seine Bedeutung und seinen Leistungsbeitrag geprüft. Mit dem Abschluss eines Projekts wird es im Allgemeinen wieder aus dem Portfolio genommen. Für eine bessere Vorausschau und Planung können auch Projektideen in das Portfolio aufgenommen werden.

Bedeutsame Projekte mit hohem Ressourcenaufwand

Das Projektportfolio zeigt unter anderem Projekte im Unternehmen, die viele Ressourcen erfordern, aber dennoch durchgeführt werden müssen, weil sie für das Unternehmen bedeutsam sind. Oft sind sie existenziell für den Fortbestand des Unternehmens oder erzeugen einen großen Nutzen. Gleichzeitig werden sie wirtschaftlich erfolgreich durchgeführt. Beispiele: Projekte, in denen es um die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder um die Entwicklung eines neuen Produkts geht.

Bedeutsame Projekte mit schlechtem Kosten-Nutzen-Verhältnis

Andere Projekte haben für das Unternehmen ebenfalls eine hohe Bedeutung, aber ihr Kosten-Nutzen-Verhältnis ist schlecht. Sie brauchen besondere Aufmerksamkeit des Managements, damit sie nicht scheitern und bezüglich Kosten und Zeitplan nicht vollständig aus dem Ruder laufen. Solche Projekte müssen unbedingt erfolgreich abgeschlossen werden. Dementsprechend brauchen sie genügend Ressourcen, auch wenn sie damit im engeren Sinn unrentabel werden.

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Projekte mit geringer Bedeutung und hohem Nutzen

Projekte, die für das Unternehmen eine geringe Bedeutung, aber dennoch einen hohen Nutzen haben, sind gewissermaßen die cash cows. Sie werden durchgeführt, um Kosteneinsparungen zu erzielen oder um Prozesse oder die Zufriedenheit von Kunden oder Mitarbeitern zu verbessern.

Projekte mit geringer Bedeutung und schlechtem Kosten-Nutzen-Verhältnis

Schließlich gibt es Projekte, die ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweisen und die für das Unternehmen auch von geringer Bedeutung sind. Das sind Projekte, die auf die Streichliste gehören und abgebrochen werden sollten – es sein denn es gibt andere Gründe, die für ein Aufrechterhalten sprechen.

Fazit

Jedes Projekt trägt das Risiko des Scheiterns in sich. Mit einem guten Projektportfolio lässt sich erkennen und begründen, wann es soweit ist. Dazu sollte jedes Projekt regelmäßig überprüft und überarbeitet werden. Ziele und Bewertungskriterien können sich ändern, Projekte werden abgeschlossen oder Ressourcenbedarf und Verfügbarkeit ändern sich. Dies muss immer wieder angepasst und aufeinander abgestimmt werden.

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Dr. Jürgen Fleig
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