ProkrastinationSo vermeiden Sie das Aufschieben von Aufgaben

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Mitarbeiter schieben die Erledigung von Aufgaben oft auf die lange Bank. Abhilfe schaffen etwa selbst gesetzte Deadlines oder das Etablieren von Gewohnheiten.
erschienen: 14.01.2015
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Auf die Frage, wie man einen Roman schreibt, soll Ernest Hemingway geantwortet haben: „Zuerst taust du den Kühlschrank ab.“ Vor allem Studenten kennen diese Vorgehensweise. Auf einmal werden andere Dinge wichtig, nur nicht die, die es eigentlich zu erledigen gilt. Aufräumen oder putzen sind dann zuweilen wichtiger als die Seminararbeit. In diesem Zusammenhang wurde auch das „Studentensyndrom“ erfunden: Wichtige Aufgaben werden immer wieder aufgeschoben.

Psychologen fanden heraus, dass weltweit fast jeder Fünfte an chronischer Aufschieberitis beziehungsweise Prokrastination leidet. Zwar ist aufgeschoben nicht unbedingt aufgehoben, doch das Vertagen von Arbeit ist im Berufsalltag eher ineffizient. Viele Mitarbeiter schieben nämlich bestimmte Aufgaben so lange auf, bis sie ihnen persönlich zu schaffen machen. Sie bleiben im Hinterkopf, was den Druck, sie erfüllen zu müssen, zusätzlich erhöht. Frust, Scham und Angst sind häufige Folgen, was es nicht einfacher macht, den Kreis des Aufschiebens zu durchbrechen.

StichwortProkrastination

Unter Prokrastination wird das Verhalten verstanden, die Erledigung von notwendigen, aber unangenehm empfundenen Arbeiten immer wieder zu verschieben. Aufschieben gilt dabei als schlechte Arbeitsgewohnheit. Prokrastination stammt vom lateinischen Wort "procrastinatio" ab, was so viel heißt wie Vertagung.

Wenn Betroffene die Erledigung von Aufgaben aufschieben, ist dies in der Regel mit unangenehmen Gefühlen verbunden. Sie entstehen zum Beispiel durch das unklare Setzen von Prioritäten, schlechte Organisation, Angst oder den Hang zur Perfektion.

Warum Aufgaben aufgeschoben werden

Wer unter Aufschieberitis leidet sollte sich fragen, warum er die Arbeit immer wieder aufschiebt. Im nächsten Schritt lassen sich dann konkrete Schritte zur Verbesserung der Situation ableiten. Die Aufgabe wird erledigt und es stellen sich angenehmere Gefühle ein.

Der Psychiater Ned Hallowell zum Beispiel ist der Ansicht, das Aufschieben von Arbeit sei ein Symptom für zu viel Arbeit. Außerdem würden viele ihre Arbeit auf die lange Bank schieben, weil sie sie nicht mögen oder weil sie unangenehm oder langweilig ist. Teresa Amabile, Professorin an der Harvard Business School, nennt einen weiteren Grund für das Aufschieben: die Angst vor der Schwierigkeit einer bestimmten Aufgabe. In ihrem Blog für die Harvard Business Review stellt Amy Gallo fünf Prinzipien vor, wie sich Prokrastination vermeiden lässt:

Finden Sie heraus, was Sie abhält

Wenn Sie merken, dass Sie eine Aufgabe vor sich herschieben oder ignorieren, suchen Sie nach den Ursachen. Es gibt zwei Arten von Aufgaben, die besonders oft verschoben werden:

  • Aufgaben, die man nicht mag, weil sie zum Beispiel langweilig sind.
  • Aufgaben, bei denen man nicht weiß, wie man sie angehen soll. Mögliche Gründe: fehlendes Wissen, Unsicherheit oder Perfektionismus.

Ursachenforschung ist wichtig, um den Teufelskreis zu durchbrechen, sich das Erledigen einer bestimmten Aufgabe immer wieder vorzunehmen.

Machen Sie Termine mit sich selbst aus

Eine Möglichkeit ist, sich einen Zeitplan mit Deadlines zu jeder einzelnen Aufgabe zu erstellen. Sobald ein Projekt ansteht, sollte es in mehrere, kleinere Abschnitte aufgeteilt werden. Jedes Teilstück erhält seine eigene Deadline. Die Erledigung sollte einer festen Verabredung mit sich selbst gleich kommen, bei der eine bestimmte Zeitspanne eingeplant wird. So werden immer wieder kleine Ziele erreicht und die Aufgaben scheinen eher machbar zu sein. Fortschritte lassen sich schneller erkennen.

Wer ein Projekt umsetzt, erreicht das mit mehreren kleinen Zielen leichter. Andernfalls bleibt es ein komplexes, scheinbar kaum zu stemmendes Projekt. Die Termine sollten in einen Tages- und Aufgabenplan mit Pufferzeiten eingetragen werden. Hilfreich sind auch sichtbare Merkzettel, die Sie an Ihre Aufgaben erinnern.

Belohnen Sie sich

Menschen trödeln gerne, weil die Belohnung beziehungsweise der Erfolg für erledigte Aufgaben oder Aufträge subjektiv in weiter Ferne liegt. Die Psychologin Regina Conti erklärt dieses Phänomen anhand der jährlichen Steuererklärung: Eine Person will ihre Steuererklärung machen, um Sanktionen zu vermeiden. Doch weil die Bestrafung in der Zukunft liegt und es sich bei der Steuererklärung um eine unbeliebte Aufgabe handelt, fehlen die Anreize für den Start eines derartigen Projekts. Damit das Gefühl entsteht, eine Aufgabe sofort erledigen zu wollen, braucht es kurzfristige Belohnungen, wie zum Beispiel die Rückerstattung von Steuern. Deshalb neigen Prokrastinierer dazu, kleinere Aufgaben voranzustellen, um schneller Erfolgserlebnisse zu haben.

Doch für abgehakte To-do-Listen gibt es nicht immer eine Belohnung. Deshalb: Belohnen Sie sich, zum Beispiel mit einer Kaffee-Pause oder einem Plausch mit einem Kollegen, mit dem Sie eine Aufgabe zusammen beendet haben. Eine positive Rückmeldung hilft bei der Verfolgung neuer Ziele. Sie können die Belohnung auch in Ihre Aufgabe integrieren, um mehr Freude an ihr zu haben. Beenden Sie ein Projekt zum Beispiel mit einem Team-Essen.

Involvieren Sie andere Personen

Andere Personen können zur Quelle extrinsischer Motivation werden. Fragen Sie jemanden, der sich Ihre Arbeit anschaut. Das spornt Sie an, weil Sie wissen, dass der Andere etwas Bestimmtes von Ihnen erwartet.

Eine Alternative könnte auch sein: Verabreden Sie mit einem Kollegen, sich gegenseitig und regelmäßig über den Stand der eigenen Arbeit zu informieren. Dabei sollten auch die jeweiligen Abgabetermine des Anderen im Auge behalten werden.

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit nicht weiterkommen, können Sie sich auch an einem ähnlichen Projekt oder einer ähnlichen Aufgabe orientieren. Damit fällt der Start leichter.

Erledigen Sie bestimmte Aufgaben sofort

Wenn Sie immer wieder etwas aufschieben, geben Sie sich schnell zufrieden, keine Termine einhalten zu können beziehungsweise alles auf den letzten Drücker zu machen. Sie geben dann auf und gestehen sich dieses Verhalten ein. Diese Gewohnheit können Sie durchbrechen. Machen Sie sich die Vorteile bewusst, die ein sofortiges Erledigen haben kann und machen Sie folgende Regel zur Gewohnheit: Erledigen Sie Aufgaben sofort, wenn Sie sie innerhalb von fünf Minuten tun können.

Welchen Einfluss hat Ihre Umwelt? Werden Sie abgelenkt oder leiden Sie unter Stress? Führen Sie eine Art Arbeitstagebuch, in das Sie Ihre Erfolge, Rückschläge und Verbesserungsvorschläge eintragen. Verbringen Sie aber nicht mehr als fünf Minuten am Tag damit. So werden Gewohnheiten und Fortschritte für Sie sichtbar. Das ist eine Voraussetzung, um mit alten Gewohnheiten zu brechen und neue zu etablieren.

Prokrastination vermeiden

  • Identifizieren Sie die Aufgaben, bei denen Sie am häufigsten mit sich selbst ringen.

  • Nutzen Sie Deadlines, um sich zu motivieren, Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen zu erledigen.

  • Teilen Sie eine große Aufgabe in mehrere kleine mit jeweils eigenem Zeitrahmen.

  • Belohnen und loben Sie sich für erreichte Teilziele.

  • Treffen Sie eine Vereinbarung mit einem Kollegen, dem sie regelmäßig vom Stand Ihrer Arbeit berichten.

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Über die Autorin
Anette Rößler

Anette Rößler ist Redakteurin bei business-wissen.de. Die Sozialwissenschaftlerin schreibt neue Management-Handbuch-Kapitel, verantwortet Medienkooperationen sowie Leseraktionen und betreut den Online-Shop.

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