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ProzessoptimierungSchlanke Abläufe

Kleine Unternehmen können mit Mut zum Risiko, mit schlanken Strukturen und mit einer effizienten Kommunikation im Wettbewerb gegen die großen punkten.
erschienen: 08.06.2010

Entscheiden ist Führungsaufgabe!

Gerade große Unternehmen reagieren langsam, weil die Entscheidungsprozeduren bürokratisch und zeitintensiv sind. Suchen Sie deshalb gegenüber den Wettbewerbern ihren Vorteil in schnellen Entscheidungen, die Sie durch informelle Prozesse erreichen. So sollte eine kurze Abstimmung über „Tür und Angel“ oder ein kurzes Telefonat genügen, um zu einem verbindlichen Ergebnis zu kommen. Eventuelle Formalien sollten nachgeholt werden können.

Dieses Prinzip setzen Sie auf jeder Entscheider-Ebene bis hinunter zur Telefonzentrale um, damit alle Mitarbeiter im Rahmen ihrer Kompetenzen sofort entscheiden können. Ist dies nicht möglich, müssen die direkten Vorgesetzten ebenfalls schnell und informell entscheiden. Damit dies funktioniert, führen Sie auch eine Fehlerkultur ein und akzeptieren Sie auch Fehlentscheidungen, die bei schnellen Reaktionen unvermeidlich sind.

Setzen Sie Prioritäten

Werden Ihre Mitarbeiter daran gemessen, ob sie abends die Ablage sauber erledigt haben? Dann muss sich niemand wundern, wenn wichtigere Dinge wie ein Eilauftrag oder Engpässe in der Fertigung keinen besonders aufregen und gerne mal liegen bleiben. Wirken Sie dem entgegen und legen Sie klar fest, was Vorrang hat und was nicht.

Zu den wichtigsten Prioritäten gehören fast immer Aufgaben, die mit Außenstehenden zu tun haben: Man lässt keine Kunden warten, unabhängig davon, ob es sich um eine Anfrage, eine Nachfrage, eine Reklamation oder eine Lieferung handelt. Auch die Bank erhält die Auswertung aus dem Rechnungswesen so schnell wie möglich, und die Angebote von Lieferanten werden zügig geprüft.

Fassen Sie alle entsprechenden Maßnahmen in Leitlinien zusammen, die Sie als verbindliches Arbeitsprinzip veröffentlichen: Alle konzentrieren sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Die damit erreichte Schnelligkeit in allen Bereichen hat nicht nur in den Prozessen, sondern auch in der Lagerhaltung ihre klaren Vorteile: Wenn Lieferanten schnell liefern und die eigene Auslieferung zügig funktioniert, gibt es keinen Grund mehr, große Läger vorzuhalten.

Optimieren Sie Ihre Kommunikation

Ein schneller Kommunikationsfluss ist die Basis aller schnellen Prozesse. Wichtig dabei ist zunächst, dass Informationen vollständig sind. Erzwingen Sie deshalb in Ihren unternehmensinternen Kommunikationssystemen durch vorgegebene Felder, dass stets die wichtigen Informationen genannt werden. So darf zum Beispiel in den Berichten der Außendienstmitarbeiter nicht einfach nur ein Sachverhalt genannt werden („Kunde reklamiert letzte Lieferung“), sondern auch die für eine Weiterverarbeitung wichtigen Zusatzinformationen. Im Beispiel wären das Datum der Reklamation, Kunden-Ansprechpartner mit Kommunikationsdaten, Auftrags- und Kundennummer, Art der Reklamation, getroffene Absprachen etc.

Auf diese Weise entfallen zeitraubende Rückfragen und werden Fehlerquellen minimiert, es kann schnell und korrekt reagiert werden. Neben der Vollständigkeit ist auch die Relevanz der Kommunikation wichtig. Schalten Sie dafür organisatorische Filter vor, damit nicht alles automatisch zur Chefsache wird. Bestimmen Sie, was Ihre Assistenz eigenständig entscheiden kann und bei welchen Themen Sie informiert werden müssen. Auch die Technik ist wichtig: Informationen müssen (zum Beispiel über allgemein zugängliche Laufwerke) für alle abrufbar gespeichert werden.

Drei Tipps für Ihre schlanken Abläufe

  • Ballast hemmt. Versuchen Sie deshalb, Arbeitsabläufe mit möglichst wenig Verwaltungsaufwand zu organisieren.
  • Konzentrieren Sie sich als Person und als Unternehmen stets auf das, was Sie gut können.
  • Investieren Sie nur in Maschinen und Räume, soweit diese Ihre Standardprozesse abdecken. Alles andere leisten Sie mit einem Netzwerk aus zuverlässigen Lieferanten und Dienstleistern zusammen.