RechnungsstellungDie Pflichtangaben auf Rechnungen

© Rawpixel.com - Fotolia.com
Korrekt ausgestellte Rechnungen sind das A und O im Zahlungsverkehr. Es ist wichtig zu wissen, welche Angaben sie unbedingt enthalten müssen.
erschienen: 21.03.2017
Schlagwörter: Controlling, Rechnungswesen
(0 Bewertungen)

Unternehmer sind nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, für eine Leistung an andere Unternehmer innerhalb von sechs Wochen eine Rechnung auszustellen. Privaten Personen gegenüber gilt diese Verpflichtung prinzipiell nicht. Nach § 14 Abs. 4 UStG müssen folgende Angaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen.

Name und Anschrift des Rechnungstellers und des Leistungsempfängers

Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Leistungsempfängers müssen sich eindeutig feststellen lassen. Dazu braucht es den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) genügt es, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben wird.

Wichtig ist, dass der eigentliche Leistungsempfänger immer angegeben wird. Es reicht nicht, wenn die Rechnung als Angabe seiner Anschrift nur den Zusatz "c/o" enthält, also an einen Dritten adressiert ist.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der Rechnungssteller muss die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) auf der Rechnung angeben.

Ausstellungsdatum

Jede Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten.

Fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung (Rechnungsnummer)

Eine fortlaufende Nummerierung der Rechnung mit einer oder mehreren Zahlenreihen soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer wird dabei vom Rechnungsteller einmalig vergeben. Den Aufbau der Rechnungsnummer dürfen Unternehmer flexibel handhaben. Wichtig ist nur, dass sie fortlaufend und eindeutig ist.

Zulässig sind so genannte Nummernkreise, etwa als Kennzeichnung fürs In- und Ausland oder von Filialen des Unternehmens. Nummerkreise dürfen keine Lücken enthalten. Beispiel: 10,11,13.

Auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern sind möglich. Beispiel: DW-1234-2017.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

Bei der Art der gelieferten Gegenstände geht es um die handelsübliche Bezeichnung. Die Bezeichnung der Leistung muss so gewählt werden, dass sie eindeutig und leicht nachprüfbar ist.

Sammelbezeichnungen

Werden handelsübliche Sammelbezeichnungen verwendet – zum Beispiel Büromöbel, Spirituosen oder Tabakwaren – sollten diese den anzuwendenden Steuersatz eindeutig ermöglichen. Nicht ausreichend sind allgemeine Bezeichnungen, wie etwa „Geschenkartikel“ oder „Beratungsleistungen“.

Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitpunkt und Zahlungszeitpunkt

Ausreichend ist dabei die Angabe des Kalendermonats. Sollte der genaue Termin für die Lieferung oder Leistung noch nicht feststehen, müssen Rechnungssteller den voraussichtlichen Termin angeben.

Bei der Abrechnung von Anzahlungen, muss dies auf der Rechnung gesondert vermerkt werden. Beispiel: „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“.

Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie Steuersatz

In der Rechnung müssen Rechnungssteller das Entgelt, den Steuerbetrag und den Steuersatz einzeln aufführen beziehungsweise aufschlüsseln.

Werden Boni, Rabatte oder Skonti vereinbart, steht im Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe des verminderten Entgelts noch nicht fest. In solchen Fällen muss auf die jeweilige Vereinbarung hingewiesen werden.

Beispiel-Hinweise auf Skonti, Boni und Rabatte in der Rechnung

  • „3 % Skonto bei einer Zahlung bis zum ...“
  • „Es bestehen Bonus- und Rabattvereinbarungen“
  • „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“

Aufbewahrung der Rechnung

Stellen Rechnungssteller Privatpersonen einen Rechnung für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, sind die Rechnungsempfänger verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Auf diese Aufbewahrungspflicht muss der Rechnungssteller hinweisen.

Beispiel-Formulierung Aufbewahrungspflicht der Rechnung

„Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“

Über den Autor
David Wolf

David Wolf ist Redakteur bei business-wissen.de. Er betreut die externen Autoren, verantwortet die Themenplanung, erstellt den wöchentlichen Newsletter und managt den Auftritt von business-wissen.de in den sozialen Medien.

Anschriftb-wise GmbH
Bismarckstraße 21
76133 Karlsruhe
Telefon+49 721 1839721
E-Mailwolf@business-wissen.de
Internetwww.business-wissen.de
Xingwww.xing.com/profile/David_Wolf