RückdelegationWenn Chefs die Arbeit ihrer Mitarbeiter machen

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Viele Chefs erledigen die Arbeit ihrer Mitarbeiter – und landen im Hamsterrad. Um dieses „Monkey Business“ zu vermeiden, müssen sie klar zwischen Mitarbeiter- und Führungsaufgaben trennen.
erschienen: 04.08.2015
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Vorgesetzte werden von ihren Mitarbeitern häufig angesprochen, wenn diese Probleme bei der Erledigung einer Aufgabe haben. In der Praxis sieht das dann so aus, dass diese Mitarbeiter kurz schildern, womit sie nicht weiterkommen. Sie verraten gerade einmal so viel, dass ihr Chef zwar weiß, worum es geht, aber eben nicht genug, um zu einer Lösung zu gelangen. Die meisten Vorgesetzten sichern dann zu, sich selbst um das Problem kümmern zu wollen. Und schon ist es dem Mitarbeiter gelungen, seine eigentliche Aufgabe an seinen Chef zurück zu delegieren. In der Folge wird dessen Aufgabenliste immer länger. Nicht er selbst es ist, der seinen Zeitplan bestimmt, sondern seine Mitarbeiter.

Wer den Affen hat, hat die Arbeit

Die Managementberater William Oncken und Donald L. Wass haben dieses Phänomen als ein Kernproblem für Führungskräfte erkannt. Ihre Kernfrage: Warum leiden Manager oft unter Zeitmangel, während ihren Mitarbeitern die Arbeit ausgeht? Antworten dazu veröffentlichten sie in der „Harvard Business Review“ unter dem Titel „Management Time: Who’s Got the Monkey“.

Um das Phänomen der Rückdelegation von Aufgaben an den Chef zu beschreiben, verwenden Oncken und Wass das Bild eines Affen. Ein Mitarbeiter, der eine Aufgabe erfüllen soll, hat einen Affen auf der Schulter sitzen. Mit diesem geht er zu seinem Chef, und der Affe springt auf dessen Schulter. Die Folge: Der Mitarbeiter hat sich seines Problems entledigt und nun hat es sein Chef. Passiert das mehrmals, kann das seine komplette Arbeitszeit auffressen. „Monkey Business“. Umgekehrt erwarten die Mitarbeiter nun ihrerseits von ihrem Chef, dass sie Feedback erhalten, wie weit er mit seiner Aufgabe gekommen ist. In ihren Augen ist der Chef der Flaschenhals, der mit der Arbeit nicht vorankommt.

Maßnahmen zur Vermeidung von Rückdelegation

Um das Wandern des Affen auf die Schulter des Vorgesetzten zu vermeiden, muss dieser Regeln mit seinen Mitarbeitern vereinbaren. Wenn diese mit einer Aufgabe nicht weiterkommen, dürfen und sollen sie ihren Chef zwar ansprechen, aber nicht zwischen Tür und Angel. Es braucht einen formalen Rahmen, zum Beispiel einen Gesprächstermin, bei dem das Problem beleuchtet wird. Ein solches Gespräch sollte nicht länger als 5 bis 15 Minuten dauern.

In diesem Gespräch erklärt der Mitarbeiter seine Aufgabe. Es sollte klar werden, was seinem Stellenprofil und seiner Kompetenz entspricht und was der Chef von ihm erwarten kann. Der Vorgesetzte wiederum muss das Problem des Mitarbeiters mit der jeweiligen Aufgabe herausarbeiten und ihm klar machen, das die nächste Aufgabe seine sein wird, nicht die von ihm. Er muss also dafür sorgen, dass der Affe wieder auf die Schulter des Mitarbeiters springt. Geeignete Fragen zur Problemerkennung sowie daraus folgende Schritte des Mitarbeiters können sein:

Ist die Aufgabe zu schwierig?

Nächster Schritt: Der Mitarbeiter qualifiziert sich oder holt sich Unterstützung von einem erfahrenen Kollegen. Ist das nicht möglich, ist die Aufgabe für den Mitarbeiter endgültig erledigt. Dann muss der Vorgesetzte sie an einen anderen, kompetenteren Kollegen delegieren.

Fehlen Informationen?

Nächster Schritt: Der Mitarbeiter beschafft sich diese Informationen.

Braucht er eine Entscheidung?

Nächster Schritt: Der Mitarbeiter erstellt eine Entscheidungsvorlage und legt sie dem Chef vor.

Braucht er eine Rückmeldung über seine Arbeitsweise?

Nächster Schritt: Nachdem der Vorgesetzte versichert hat, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg ist, fährt der mit seiner Arbeit fort. Ansonsten wird diese Arbeit beendet und der Mitarbeiter erhält eine neue Aufgabe.

Klare Trennung zwischen Mitarbeiter- und Führungsaufgaben

Vorgesetzte müssen eine klare Grenze zwischen den operativen Aufgaben ihrer Mitarbeiter und Führungsaufgaben ziehen. Kann nur er, der Chef, die Entscheidung treffen, ist dies eine Führungsaufgabe. Fehlen ihm dafür wichtige Informationen, ist es die Aufgabe der Mitarbeiter, diese zu beschaffen. Als Regel gilt: Die Mitarbeiter warten nicht darauf, dass ihr Vorgesetzter etwas erledigt, sondern der Vorgesetzte wartet auf seine Mitarbeiter!

Im Bild von Oncken und Wass heißt das: Der Chef füttert die Affen seiner Mitarbeiter. Es ist seine Führungsaufgabe, die nächsten Schritte für die Mitarbeiter deutlich zu machen, damit er selbst auch mit seinen Aufgaben vorankommt. Jeder Affe sollte aber entweder nur gefüttert oder erschossen werden. Will heißen: Eine Aufgabe, bei der niemand den nächsten Zug machen kann, gilt als abgehakt. All das muss immer terminiert und in Absprache mit dem Mitarbeiter erfolgen.

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Fünf Stufen von Erwartungen an Mitarbeiter

Wenn der Vorgesetzte mit seinem Mitarbeiter das Gespräch über dessen Problem führt, dann muss er entscheiden, welche Kompetenz er ihm zuweist und was er von ihm erwartet. Es gibt fünf Stufen der Erwartungen an den Mitarbeiter:

1. Warten

Der Mitarbeiter soll warten, bis sein Chef ihm sagt, was zu tun ist. In diesem Fall ist das Problem für den Mitarbeiter nicht zu lösen. Der Chef muss sich darum kümmern.

2. Fragen

Der Mitarbeiter soll das Problem von sich aus beleuchten und fragen, was er tun kann. Er bittet seinen Chef um Rat.

3. Vorschlagen

Der Mitarbeiter soll von sich aus eine Lösung vorschlagen und seinem Chef erläutern. Der bewertet den Lösungsvorschlag und entscheidet, ob er so umgesetzt wird. Wenn ja, muss sich der Mitarbeiter wieder darum kümmern.

4. Umsetzen

Der Mitarbeiter soll selbstständig eine Lösung finden und umsetzen. Hat er das geschafft, informiert er seinen Chef darüber.

5. Informieren

Der Mitarbeiter handelt selbstständig, erkennt Probleme, findet Lösungen und setzt diese um. Zu regelmäßigen Besprechungsterminen informiert er seinen Vorgesetzten und die Kollegen über relevante Änderungen.

Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe zurückdelegieren will, dann fällt er auf die erste und oder zweite Stufe zurück. Chefs sollten das nur im Ausnahmefall dulden. Im persönlichen Gespräch erklärt er dem Mitarbeiter, dass dieser selbst eine Lösung finden muss. Traut der Chef ihm das zu, lässt er den Mitarbeiter auch sofort die Lösung umsetzen (Stufe 4). Andernfalls überprüft er den Vorschlag des Mitarbeiters und trifft die notwendige Entscheidung selbst (Stufe 3). Er lässt sich aber nicht die Arbeit zurückdelegieren. Stattdessen vereinbart er mit seinem Mitarbeiter einen weiteren Termin, bei dem der seine Lösung zur Erledigung der Aufgabe vorstellt.

Reflex des Helfen-Wollens

Manche Vorgesetzte lassen Rückdelegation zu, weil sie glauben, dass der Mitarbeiter sie für nicht kompetent, nicht durchsetzungsfähig oder entscheidungsschwach hält. Sie denken: Wofür bin ich da, wenn ich meinem Mitarbeiter nicht helfen kann? Diesen Reflex des Helfen-Wollens müssen Vorgesetzte überwinden. Sie müssen lernen, dass es gerade kein Zeichen von Schwäche oder Inkompetenz ist, wenn sie vom Mitarbeiter die eigenständige Lösung eines Problems erwarten.

Der Trainer und Coach Jan Roy Edlund befasst sich seit vielen Jahren mit dem Phänomen des „Monkey Business“. Er hat festgestellt, dass viele Führungskräften nach folgenden vier Dingen streben:

Macht

Führungskräfte wollen etwas durchsetzen.

Kompetenz

Führungskräfte wollen zeigen, dass sie es auch fachlich können.

Harmonie

Führungskräfte wollen, dass sich ihre Mitarbeiter wohlfühlen

Sinn

Führungskräfte reizt das eigenständige Lösen schwieriger Probleme.

Edlund rät: „Der beste Schutz gegen das Affenproblem liegt langfristig auf einer anderen Ebene: Führungskräfte sind gefordert, Kompetenzen und Selbstinitiative bei Ihren Mitarbeitern aufzubauen. Das erreichen Sie, wenn Sie in die Rolle des Lösungspartners schlüpfen.“

Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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