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SekretariatAufgaben und Soft Skills von Chefsekretärinnen

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Über welche Fähigkeiten sollten Chefsekretärinnen verfügen? Wo liegen Hürden in der Kommunikation mit dem Chef und sollten sie auch private Termine ihres Vorgesetzten managen?
erschienen: 24.03.2014
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Chefsekretärinnen haben einen verantwortungsvollen Job. Die Arbeit mit den mächtigen Personen im Unternehmen erfordert Kommunikations- und Nervenstärke sowie absolute Diskretion. Doch nicht immer läuft die Zusammenarbeit zwischen Mann und Frau reibungslos.

Welche Qualifikationen brauchen Chefsekretärinnen?

Alleinstellungsmerkmal dieses Berufes ist der Spagat, den eine Büroassistentin meistern muss: der zwischen fachlicher Exzellenz und charakterlicher Festigkeit beziehungsweise Selbstsicherheit einerseits und absoluter Serviceorientierung und Anpassung an die Arbeitsweise einer anderen Person andererseits. Dieser Job erfordert wie kaum ein anderer ein Maß an Zurückhaltung bei gleichzeitiger fachlicher Qualifikation.

Über welche Soft Skills müssen Chefsekretärinnen verfügen?

Ein Gespür für Menschen und Situationen, Nervenstärke, ein Blick für Prioritäten – ich nenne ihn den „Metablick“ – das Wissen, wann man sich nach vorn boxen und wann man sich zurücknehmen muss. Hinzu kommen die richtige Ausgewogenheit zwischen Diskretion und Kommunikationsstärke, Humor, der ganz wichtig ist, und Authentizität. Die ist vor allem auf den Manager-Etagen ein kostbares Gut. Zudem Teamgeist, aber man muss gegebenenfalls auch als Einzelgängerin klar kommen.

Im Grunde sind es dieselben Soft Skills, die auch für Führungskräfte gelten. Die Persönlichkeit im positiven Sinn ist umso wichtiger, je höher jemand in der Hierarchie tätig ist, auch oder gerade bei den Assistentinnen.

Sollten Chefsekretärinnen private Termine des Chefs managen?

Meines Erachtens sollte das Teil der Stellenbeschreibung sein und zwanzig Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit nicht überschreiten. Ein heikles Thema. Keine Assistentin traut sich nein zu sagen. Genau genommen macht man sich als Führungskraft arbeitsrechtlich angreifbar, wenn man private Dinge über das Firmenbüro erledigen lässt. Hier muss man sicherlich unterscheiden, ob es sich beim Chef um einen Inhaber beziehungsweise Gesellschafter handelt oder um eine angestellte Führungskraft.

Allgemein fällt das Erledigen privater Dinge wie Post, Urlaub oder Telefonate unter den allumfassenden Deckmantel der „Chefentlastung“ und der Loyalität und wird wie selbstverständlich abgenickt. Ich kann das nicht pauschal befürworten oder ablehnen, denn es hängt von beiden Seiten und ihrer Auffassung von Arbeit ab. Wenn es im Rahmen bleibt beziehungsweise im Rahmen einer entsprechenden Vergütung stattfindet und es die Assistentin gern tut, ist das okay.

Was können Chefsekretärinnen bei schlechten Manieren des Chefs tun?

In einer solchen Situation können Chefsekretärinnen sich als Spiegel und Korrektiv begreifen und beispielsweise sagen: „Ist Ihnen bewusst, was Sie da gerade gemacht oder gesagt haben?“ In jedem Fall ist Respekt die Basis jeglicher Zusammenarbeit. Um den zu bekommen, muss man sich sichtbar machen: „Hier bin ich, noch dazu Frau, und so geht das nicht!“ Zur Not sachlich und mit wenig Emotion ein paar Tage später vorgebracht. Mein Geheimtipp: Mit der Reaktion „Geht es Ihnen nicht so gut? Sie verhalten sich so ...“ katapultiert man sich selbst aus der Opferrolle und den Chef hinein.

Gibt es Fallstricke in der Kommunikation Chef Chefsekretärin?

Ja. Nicht selten ist das keine Kommunikation. Es gibt Teams, in denen sich Kommunikation je nach Medium, in dem sie stattfindet, fatal aufteilt: 70 Prozent per E-Mail, 25 Prozent per Telefon und eben nicht selten lediglich 5 Prozent mit Augenkontakt. Wie viel dann an wirklichem Verständnis noch übrig bleibt, können Sie sich vorstellen.

Das Thema „Augenhöhe“ ist auch nicht einfach. Es ist speziell für jüngere Assistentinnen sehr schwierig, angemessen selbstsicher mit einer Führungskraft zu kommunizieren, denn wir haben es hier mitunter mit Geschäftsführern und Vorständen zu tun. Dennoch ist Ehrlichkeit und höfliche Unerschrockenheit gerade in der Kommunikation bei dieser doch zuweilen sehr engen Zusammenarbeit überaus wichtig.

Natürlich gibt es auch in diesem Arbeitsverhältnis eine typisch weibliche und typisch männliche Kommunikation. Frauen in unserem Job kommunizieren emotionaler, persönlicher und sehen hinter einer Äußerung eher einen Appell, etwas zu tun. Männer kommunizieren tendenziell sachlicher, zielorientierter und knapper. Mir hat ein Chef einmal gesagt: „Never complain, never explain.“ So falsch ist das nicht!

Überhaupt muss so manche Assistentin ihrem Chef die Informationen, die sie zum Arbeiten braucht, oft aus der Nase ziehen. Insbesondere dann, wenn der Chef eher der knackige „Wann-wer-was-Typ“ ist und die Assistentin eher der „Warum-Typ“. „Nicht fragen, sondern machen, Frau Balzer!“, habe ich oft gehört. Logistik vor Inhalt. Ich bin immer eine Assistentin gewesen, die beides wollte. So sollte es auch sein, aber im stressigen Alltag mit vollem E-Mail-Fach wird es oft schwierig mit den Hintergrundinfos.

Können Chefsekretärinnen bis ins Management aufsteigen?

Nein, können sie in aller Regel nicht. Wer diesen Ehrgeiz hat, sollte diesen Beruf nicht ergreifen. Jeder wird sich fragen, ob eine Sekretärin wirklich als Führungskraft überzeugen kann. Und wenn sie eine Führungspersönlichkeit ist, dann kommt die Frage, warum sie als Sekretärin gearbeitet hat. Auch mir glaubt man mitunter nicht, dass ich meine Wirtschaftssatiren als ehemalige Sekretärin geschrieben habe. Ich bin „Personal Coach“ für Assistentinnen. Deren Chefs würden mich nicht als Sparringspartner für eigene Zwecke buchen, obwohl ich genauso arbeite wie Führungskräfte-Coaches und Führung als jahrelang „Geführte“ auf Top-Management-Niveau sehr wohl beurteilen kann.

Würde der Einstieg in diesen Job Karrieremöglichkeiten eröffnen, würden ihn auch mehr Männer machen. Nein, Frauen in dieser Rolle müssen mit der Erkenntis leben, dass es sehr schwierig ist – mitunter unmöglich – diese Rolle auch wieder zu verlassen. Die Realität ist: Frauen, die Karriere machen wollen, werden für diesen Beruf nicht vorgezogen. Frauen, die diesen Beruf länger ausüben wollen und mehr nicht, werden vorgezogen.

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Über die Autorin
Petra Balzer

Petra Balzer war 25 Jahre Sekretärin auf Geschäftsführungs- und Vorstandsebene. Heute ist sie mit KMesc Executive Secretary Coaching als zertifizierter Personal Coach und Trainer für Fach- und Führungskräfte tätig, vornehmlich für Sekretärinnen/Assistentinnen und deren Chefs. Unter dem Pseudonym Katharina Münk hat sie mehrere Sachbücher zum Berufsbild Sekretariat/Assistenz sowie drei Romane veröffentlicht.

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