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Selbständigkeit durch Übernahme von Büro oder Betrieb

Warum ein eigenes Büro gründen? Auch eine Übernahme hat ihre Vorteile. Vorausgesetzt, Inhaber und Nachfolger wissen, worauf sie achten müssen.
erschienen: 06.07.2011

Deutschlandweit existieren etwa 92.000 Ingenieur- und Architekturbüros. Etwa 80 Prozent davon haben weniger als fünf und ein Prozent hat mehr als 50 Mitarbeiter. Der Rest liegt irgendwo dazwischen. Bei einem durchschnittlichen Bürolebenszyklus von 30 Jahren stehen alleine in dieser Berufsgruppe jährlich knapp 3.000 Übergaben an.

Dass eine Übernahme im Vergleich zu einer Neugründung Vorteile bietet, liegt auf der Hand. Meist bestehen die zu übernehmenden Unternehmen schon seit mehreren Jahren, wodurch Kunden oder Mandate bereits vorhanden sind. Zudem lässt sich mitunter auch auf ein eingespieltes Team von Mitarbeitern zurückgreifen. Gleiches gilt für die Ausstattung von Räumlichkeiten mit EDV oder Möbeln. Eine Übernahme kann schon deshalb wirtschaftlicher sein, weil das Risiko von Anfangsverlusten in den ersten drei bis fünf Jahren einer Existenzgründung entfällt. Da erscheint der Kaufpreis, der bei der Übernahme anfällt, nur als vermeintlicher Nachteil.

Die verschiedenen Phasen der Büroübernahme

Wer ein Büro übergeben oder übernehmen möchte, sollte auf verschiedene Dinge achten. Hierzu wird die Übernahme in die Phasen „Vorbereitung“, „Regelung“ sowie „Umsetzung“ eingeteilt. Aus Sicht des Büroinhabers oder -übergebers heißt das:

Vorbereitungsphase

1. Sich selbst entbehrlich machen
Wer abgeben will, muss dafür sorgen, dass das Unternehmen zumindest eine Zeit lang ohne Chef funktioniert. Erforderlich ist dafür eine zweite Führungsebene, die mit Vollmachten ausgestattet ist, regelmäßig miteinander kommuniziert und die Vorgaben des Chefs umsetzt.

2. Management-Ordner anlegen
Unabhängig davon, ob ein Übergabeprozess von langer Hand geplant wurde oder abrupt durch Tod oder Krankheit erfolgt, müssen die Nachfolger Zugriff auf alle Verträge, Versicherungen, Kontendaten, Honorarforderungen oder Kundenlisten haben. Diese Informationen sollten in einem Notfallordner abgelegt werden, der halbjährlich aktualisiert wird.

3. Geeignete Persönlichkeiten suchen
Da diese nicht zwangsläufig in der eigenen Familie zu finden sind, sollte der Suchradius auf Mitarbeiter, Kooperationspartner, Kunden oder Lieferanten erweitert werden.

4. Über Partnerschaft nachdenken
Wer jüngere Mitarbeiter frühzeitig zum Partner macht, bindet diese ans Büro und setzt ein Zeichen in Richtung Nachfolge. Für einen fließenden Ausstieg ist solch eine Partnerschaft oder auch die mit einem anderen Büro ideal. Oder es existiert andernorts ein Unternehmen, das einen zweiten Standort eröffnen möchte. Dann kann die Übergabe auch in Form einer Fusion erfolgen.

5. Bürowert angemessen ermitteln
Der Kaufpreis sollte nach dem Statuswertverfahren ermittelt werden. Dabei werden die Organisations-, Auftrags-, Praxis- und Substanzwerte analysiert und halbjährlich fortgeschrieben. So entsteht ein transparentes und reales Bild des Betriebs, das gleichzeitig Schwachstellen analysiert und die Wertsteigerung des Büros widerspiegelt.

Regelungsphase

1. Konzept und Modell
Zunächst wird aus Sicht des Übergebers ein steueroptimiertes Modell entworfen. Ist der Nachfolger gefunden, wird ein Übergabeplan vereinbart. Darin enthalten sind Kaufpreis, Zahlungsmodus, Übergabezeitraum, Kundeninformation und der Weg, wie das Personal mit einbezogen wird.

2. Businessplan für Übergeber
Nicht nur der Nachfolger, sondern auch der Übergeber sollte einen Businessplan schreiben. Dieser macht deutlich, wie das Unternehmen aufgestellt ist und wohin es sich entwickeln soll. Bei künstlerischen Berufen wie Architekten oder Werbern ist dabei auch die Handschrift des Seniors zu lesen.

3. Steuerliche Konzeption
Spätestens jetzt sollten ein erfahrener Moderator sowie die Steuerberater beider Parteien miteinbezogen werden. Ihr Job ist es, Steuergeschenke zu vermeiden, die im schlimmsten Fall zu Liquiditätsengpässen oder gar zur Insolvenz führen. Aus Sicht des Verkäufers ist eine Einmalzahlung des Kaufpreises ideal. Als Kompromiss etablieren sich Kaufpreis-Anzahlungsmodelle mit einer anschließenden Abzahlung aus dem Übergewinn (Gewinn abzüglich Unternehmerlohn).

4. Parametervertrag
Aus dem Übergabeplan formulieren die Parteien einen Parametervertrag. Hierin werden der Kaufpreis und die Zahlung notariell geregelt. Hinzu kommen Verträge über Kundeninformationen, Räumlichkeiten und Mietverträge. Der Partnervertrag ist frei von juristischen Floskeln und daher für alle Beteiligten verständlich. Aus ihm können Rechtsanwälte wasserdichte Verträge ableiten.

Umsetzungsphase

1. Beratungsorgan installieren
Um die Nachfolger bei der Fortführung zu unterstützen, sollten ein Aufsichtsrat oder Beirat den Prozess mindestens drei Jahre lang begleiten. Sie ersetzen die Berufserfahrung des ausgeschiedenen Seniors. Je nachdem wie die beruflichen Schwächen des Nachfolgers ausgestaltet sind, sollte in diesem Organ betriebswirtschaftliches, verkäuferisches oder gestalterisches Expertenwissen vertreten sein.

2. Krisenmanagement
Vor allem bei einer Übernahme durch eine Partnerschaft sollten bestimmte Themen präventiv über einen Mediator diskutiert werden. Gleiches gilt für die Lösung von Konflikten mit den Mitarbeitern.

Für die Nachfolger gilt nahezu Gleiches. Lediglich die Prioritäten und Phasen verschieben sich.

Vorbereitungsphase

1. Geeignetes Büro suchen
Angestellte mit Übernahmeambitionen sollten im Umfeld danach suchen. Entweder sie sprechen den eigenen Seniorchef an oder fragen vorsichtig bei befreundeten Büros, Kunden oder Lieferanten nach. Außerdem empfiehlt es sich, Nachfolgebörsen und Annoncen zu beobachten.

2. Über Partnerschaft nachdenken
Steht ein größerer Betrieb zur Übernahme an oder sucht ein Seniorchef Partner, ist eine Partnerschaft als erster Schritt in die Selbständigkeit zu empfehlen, denn er federt das Risiko des Scheiterns ab.

3. Bürowert ermitteln
Hier geht es um die Frage, wie reell der Kaufpreis eines angebotenen Betriebs ist. Dieser sollte nach dem Statuswertverfahren analysiert werden (Ermittlung von Organisations-, Auftrags-, Praxis- und Substanzwert), um ein in die Zukunft gerichtetes Bild des Unternehmens zu erhalten.

4. Businessplan erstellen
Hierbei geht es um Fragen wie Finanzierung, Kunden- und Mitarbeiterübernahme, Partnerschaften, private Fixkosten, Geldein- und -ausgänge, Liquidität, Marketing oder Projektabwicklung. Ein Businessplan kann auch in der Regelungsphase gemeinsam mit dem Senior verfasst werden.

Regelungsphase

1. Konzept und Modell
Ist das Büro gefunden, sollten ein Steuerberater und eine Hausbank gesucht werden. Wichtig hierbei ist immer ein persönliches Gespräch. Danach kommt es zur Vereinbarung eines Übergabeplans mit dem Verkäufer, in dem Kaufpreis, Zahlungsmodus, Übergabezeitraum und Kundeninformationen enthalten sind.

2. Steuerliche Konzeption
Hier gelten die gleichen Grundsätze hinsichtlich Liquidität wie für den Übergeber. Das für den Übernehmer risikoärmste Finanzierungsmodell ist die Gewinnabtretung ohne Kaufpreisanzahlung.

3. Parametervertrag
Auch für den Übernehmer ist ein verständlich formulierter Parametervertrag die Grundlage für die Einigkeit der Parteien. Juristen gießen daraus notariell zu beurkundende Verträge.

4. Übernahme der Kundenkontakte
Das Zukunftskapital eines Betriebes sind aktive und potenzielle Kunden. Jeder Übernehmer muss sicherstellen, dass diese Kontakte persönlich, zeitnah und ohne Verluste vom Senior übergeben werden.

Umsetzungsphase

1. Beratungsorgan installieren
Weil Nachfolgern Routine und Erfahrungen fehlen, ist ein auf Zeit installierter Beirat nützlich, um unternehmerische Fehler zu vermeiden. Oft ist darin auch der Übergeber aktiv, insbesondere wenn der Kaufpreis noch nicht komplett geleistet wurde.

2. Krisenmanagement
Um Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu lösen, sollte ein Mediator die Führungsrunde regelmäßig moderieren. Hier können brisante Themen zwischen Partnern und mit Mitarbeitern präventiv diskutiert werden.

Über den Autor
Dr.-Ing. Werner Preißing

Dr.-Ing. Werner Preißing ist Vorstand der Preißing AG. In 30 Jahren hat der Architekt und Systemanalytiker mehr als 3.000 Büros beraten. Der vielfache Buchautor wird von Kammern als Mediator empfohlen und bundesweit als Gutachter bei Gericht gehört.

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