SelbstmanagementSo geraten Sie bei der Arbeit nicht unter Stress

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Auch eine hohe Arbeitsbelastung kann stressfrei ablaufen. Vorausgesetzt, wir setzen uns Grenzen für die tägliche Arbeitszeit, priorisieren Aufgaben und identifizieren uns mit ihnen.
erschienen: 08.04.2015
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Immer mehr Studien zeigen: Im Arbeitsleben nimmt der Stress stetig zu. Aufgrund von Wettbewerbsdruck kommt es zu Rationalisierungsmaßnahmen, Arbeitsverdichtungen und Personalabbau. Mitarbeiter und Führungskräfte leiden unter Zeitdruck, Verantwortung, Arbeitsmenge, Störungen und Multitasking. Immer mehr Arbeitnehmer fühlen sich an der eigenen Leistungsgrenze und legen nach eigener Einschätzung ein zu hohes Arbeitstempo vor.

Psychische Erkrankungen nehmen stark zu

Psychische Erkrankungen gehören heute zu den häufigsten und kostenintensivsten Erkrankungen und sind über die letzten Jahre kontinuierlich angestiegen. Die weitaus meisten Fehltage werden durch Depressionen verursacht. Einerseits fordert es die Fürsorgepflicht vom Vorgesetzten, für gesunde Arbeitsbedingungen zu sorgen. Andererseits liegt es auch in der Eigenverantwortung eines jeden Mitarbeiters, Bewältigungsstrategien zu entwickeln.

Wie soll man sich aber vor zu hoher Arbeitsbelastung schützen, die einen an die eigenen Leistungsgrenzen bringt? Wie kann man trotz Druck von außen die Situation beherrschen? Entscheidend ist es, sich Methoden anzueignen, mit denen man Souveränität und Kontrolle bewahrt. Von zentraler Bedeutung ist ein persönliches Zeit- und Selbstmanagement.

Wie die Zeit sinnvoll nutzen?

Jeder von uns hat 24 Stunden am Tag oder 168 Stunden in der Woche zur Verfügung. Die Frage ist, wie wir diese Zeit nutzen wollen:

  • Wie viel Zeit wollen wir mit der Arbeit verbringen?
  • Wie viel Zeit fordern der Partner und die Familie ein?
  • Wie viel Zeit schenken wir unseren Freunden?
  • Wie viel Zeit benötigen wir, um uns zu erholen, weiterzubilden oder unseren Interessen nachzugehen?

Diese Entscheidung sollten wir ganz bewusst treffen. Es geht also zuerst darum, sich einen groben Zeitplan zu erstellen. Wer aber immer nur mehr arbeitet, muss diese Zeit vom Privatleben abziehen. Das mindert die Erholungsphase, endet in Unausgeglichenheit und reduziert letztlich auch die Leistungsfähigkeit im Beruf. Die Work-Life-Balance wäre dann aus dem Gleichgewicht geraten. Zu einem guten Zeit- und Selbstmanagement gehören folgende Faktoren:

  • Grenzen für die tägliche Arbeitszeit

  • Bewältigung des Arbeitspensums durch Priorisierung

  • Offene und zielführende Kommunikation

  • Identifikation mit den Aufgaben und Ergebnissen

Grenzen für die tägliche Arbeitszeit

Wichtig sind klare Zeitlimits für die tägliche Arbeitszeit. Wenn man seinen privaten Verpflichtungen und Interessen nachkommen möchte, muss man irgendwann die Arbeitsstätte verlassen. Der folgende Tag bietet neue Möglichkeiten und Chancen, die Arbeit mit neuer Kraft und Energie fortzusetzen. Mit dem Abstand von der Arbeit und während des Schlafs entwickeln sich über Nacht neue Ideen. Am darauffolgenden Tag kann man den unterbrochenen Vorgang entspannt und mit frischen Gedanken kreativ wieder aufgreifen.

Nur wenn man sich feste Grenzen setzt und den positiven Effekt klar macht, hat man eine Chance, sich von der Arbeit nicht vereinnahmen zu lassen. Natürlich gibt es auch Ausnahmen. Bei wichtigen termingebundenen Arbeiten kann man auch einmal länger arbeiten, dann aber nie mehr als die gesetzliche Grenze von zehn Stunden. In diesen Augenblicken sollte man jedoch einen festen Pakt mit sich schließen, dass man zu anderen Zeiten dafür konsequent früher gehen muss.

Bewältigung des Arbeitspensums durch Priorisierung

Wie lässt sich das immer größer werdende Arbeitspensum bewältigen? Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Einige Aufgaben werden unnötigerweise in iterativen, verlustreichen Schritten erledigt. Nicht jeder Termin ist ernst zu nehmen. Bei der Übernahme einer neuen Aufgabe sollte man erfragen, ob die Aufgabe zur ursprünglichen Zielvereinbarung etwas beiträgt:

  • Was genau soll erledigt werden?
  • Was ist das erwartete Ergebnis?
  • Welchen Zweck hat die Aufgabe?
  • Was ist schon bekannt?
  • Wer kann Informationen zur Aufgabe liefern?
  • Worin liegt der Mehrwert, den man selbst einbringt?
  • Könnte das ein anderer nicht viel besser?
  • Wie sollen die Ergebnisse aufbereitet werden?
  • Wer erwartet die Ergebnisse?
  • Wann genau soll das Ergebnis vorliegen?
  • Was sind die Konsequenzen, wenn die Aufgabe später oder nicht erledigt wird?

Bei genauem Hinterfragen stellt sich oft heraus, dass sich ursprünglich dringende Aufgaben in ihrer Priorität relativieren. Aufgrund der Informationen, die man zu den einzelnen Aufgaben erhält, lassen sich die Prioritäten eines Bündels von Aufgaben untereinander besser abschätzen. Dann kann man entscheiden oder einen Vorschlag machen, in welcher Reihenfolge die Abarbeitung erfolgen oder was zu einem anderen Zeitpunkt erledigt werden kann. Die eine oder andere Aufgabe kann vielleicht sogar ganz entfallen.

Anhand nachvollziehbarer Kriterien lässt sich nun festlegen, welcher Aufgabe man sich als nächster widmet. Auf diese Aufgabe kann man sich zu diesem Zeitpunkt voll und ganz konzentrieren, weil sie die aktuell wichtigste und dringlichste ist. Aufgaben, die wichtig sind, benötigen volle Konzentration, sonst schleichen sich Flüchtigkeitsfehler ein. Mit der Konzentration auf nur eine Aufgabe wird das bestmögliche Ergebnis erreicht.

Offene und zielführende Kommunikation

Im heutigen Arbeitsleben bleibt Kommunikation fast nur auf die Arbeit beschränkt. Privates wird häufig unterdrückt, da es scheinbar nicht zur Sache gehört und nicht zur Effizienz beiträgt. So wissen Mitarbeiter etwa immer seltener, wie es den Kollegen geht und was sie für Befindlichkeiten haben. Auch wird nicht mehr von „Problemen“ gesprochen, es gibt allenfalls „Herausforderungen“, denn negative Botschaften sind unbeliebt. Für Unvorhergesehenes ist kein Spielraum mehr. Und so bleibt man als Betroffener lieber mit seinem Problem für sich.

Nicht kommunizieren bedeutet aber, die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass etwas schief läuft. Es ist also zielführender, zunächst Kollegen zu fragen, ob sie durch einen Rat oder durch Hilfestellung unterstützen können. Kommt so keine Lösung zustande, muss man sich bei seinem Vorgesetzten melden, ihm die Situation schildern und mitteilen, welche Auswegmöglichkeiten man schon geprüft hat. Der Vorgesetzte ist dafür da und er wird dafür bezahlt, seine Mitarbeiter zu unterstützen, wo sie alleine keinen Ausweg finden.

Mitarbeiter müssen auch Nein sagen können

Pflichtbewusste Mitarbeiter ziehen Arbeit wie Magneten an. Der nächst höhere Vorgesetzte freut sich, wenn der Mitarbeiter eine Aufgabe widerspruchslos annimmt und er sich darauf verlassen kann, dass die Aufgabe nach seinen Vorstellungen erledigt wird. Doch das kann schnell zur Überlastung dieses Mitarbeiters führen. Daher ist es wichtig, dass gerade dieser lernt, auch Nein sagen zu können, wenn es erforderlich ist. Dazu gehört auch die Form, wie das Nein ausgesprochen wird.

Es ist grundsätzlich zu empfehlen, vor einem Gespräch mit dem Vorgesetzten zuerst über Lösungsmöglichkeiten nachzudenken und gegebenenfalls dazu Kollegen zu befragen. Beim Vorgesetzten kommt es nicht gut an, wenn nur gesagt wird, was nicht geht. Besser ist es, die Voraussetzungen zu nennen, wie etwas gehen könnte.

Zur Kommunikation gehört auch, nicht immer und zu jeder Zeit erreichbar zu sein. Das nützt nur den anderen, die einen erreichen wollen, nicht aber einem selbst. Dadurch wird man aus der gerade laufenden Tätigkeit gerissen und muss sich später wieder neu hineinfinden. Man kann sich für jede Form der Kommunikation eigene feste Zeiten einrichten und sich voll darauf fokussieren.

Identifikation mit den Aufgaben und Ergebnissen

Die Arbeit wird nicht zur Belastung, wenn sie gerne erledigt wird. Das beinhaltet zwei Komponenten: die persönliche Einstellung und eine förderliche Leichtigkeit. Bei der persönlichen Einstellung geht es darum, eine positive Einstellung zur Arbeit selbst zu haben. Es geht darum, diese mit Leib und Seele auszuführen. Leichtigkeit meint, die Arbeit geht leicht von der Hand, wenn man seine Kompetenzen und Fertigkeiten einbringen kann. Das ist gewissermaßen der spielerische Aspekt einer Arbeit. Wenn man die eigenen Potenziale bewusst nutzt, dann macht die Arbeit Freude, und die unvermeidbaren weniger erfreulichen Aspekte verlieren an Bedeutung.

Wichtig ist auch, dass die eigene Arbeit sinnvoll ist. Es sollte bekannt sein, wer die Ergebnisse benötigt und zu was sie dienen. Auch die Erfüllung eines ursprünglich vereinbarten Ziels macht einen Sinn. Zufriedenheit wird erzeugt, wenn man sich des eigenen Beitrags zum Ganzen bewusst ist.

Sind Ergebnisse erreicht worden, dann sollte man sie auch nicht für sich behalten. Sicher gibt es Gelegenheiten, über die Ergebnisse in Team-Besprechungen oder in Rücksprachen mit dem Chef zu berichten. Es ist auch erlaubt, sich Feedback zu den Ergebnissen einzuholen. Ergebnisse sollten auch gefeiert werden. Wenn das in der eigenen Abteilung nicht üblich sein sollte, kann man es auch nur für sich im Stillen tun.

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Über den Autor
Heinz Jörg Kolitsch

Heinz Jörg Kolitsch arbeitet als Coach und Berater. Davor war er über 30 Jahre als Führungskraft in der Entwicklung und im Aftersales bei der BMW AG tätig.

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