Sie haben PostE-Mails im Posteingang systematisch bearbeiten

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Neu eintreffende E-Mails lenken schnell von der Arbeit ab. Mit einem klaren Schema bekämpfen Sie die E-Mail-Flut.
erschienen: 27.04.2015
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Die E-Mail ist ein Arbeitsmittel mit vielen Vorteilen. Deshalb ist die E-Mail so beliebt bei den Sendern – und so unbeliebt bei den Empfängern. Für den Empfänger bedeutet jede E-Mail Arbeit. Er muss sie lesen, bewerten, bearbeiten. Der Überblick kann schnell verloren gehen, wenn das Postfach überquillt. Wichtige E-Mails werden leicht übersehen zwischen den unwichtigen. Doch der Empfänger ist der E-Mail-Flut nicht hilflos ausgeliefert.

Anzahl neuer E-Mails verringern

Zunächst sollten Sie dafür sorgen, dass möglichst nur wichtige E-Mails in Ihrem beruflichen Postfach landen. Nutzen Sie den Filter in Ihrem E-Mail-Programm. Legen Sie Filterregeln fest, die reine Informationsmails automatisch verschieben oder löschen. Nutzen Sie eine zweite E-Mail-Adresse (Alias) für Newsletter und Ähnliches. Das erleichtert das Filtern.

Auch unternehmensintern werden oft unnötig viele E-Mails verschickt. Legen Sie Regeln fest, wann E-Mails in Kopie verschickt werden und zu welchen Anlässen unternehmensintere Verteiler verwendet werden. Berücksichtigen Sie selbst diese Regeln und vermeiden Sie unnötige E-Mails an Ihre Kollegen.

Automatische Benachrichtigung

Schalten Sie in Ihrem E-Mail-Programm die automatische Benachrichtigung aus. Durch die Benachrichtigung werden Sie von der Arbeit abgelenkt und Sie lesen viele E-Mails mehrmals. Legen Sie stattdessen die Zeiten fest, zu welchen Sie sich um den Posteingang kümmern werden. Meist reicht es, neue E-Mails zwei bis vier Mal pro Tag zu bearbeiten. Bearbeiten Sie dann aber ausnahmslos alle neuen E-Mails.

E-Mails im Posteingang bearbeiten

Bearbeiten Sie den Posteingang zu den Zeiten, die Sie dafür vorgesehen haben, zum Beispiel frühmorgens, nach der Mittagspause und am späten Nachmittag. Bearbeiten Sie dabei immer alle(!) neuen E-Mails. Sie benötigen eine Aufgabenliste, in der Sie aufschreiben, was Sie tun müssen. Bearbeiten Sie jede Nachricht auf eine der folgenden Weisen:

Sofort bearbeiten

Wenn Sie aufgrund der E-Mail selbst etwas tun müssen, das sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt: Tun Sie es sofort. Danach legen Sie die E-Mail ab (siehe Ablegen).

Aufgabe erstellen

Wenn die Aufgabe länger als fünf Minuten dauert oder wenn mehrere Teilaufgaben durchgeführt werden müssen, dann wird aus dieser E-Mail eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste. Sie schreiben also die Aufgaben auf und bestimmen ein Datum, wann Sie die Aufgabe erledigen werden. Danach legen Sie die E-Mail ab (siehe Ablegen).

Weiterleiten zur Bearbeitung

Wenn sich aus der E-Mail eine Aufgabe ergibt, die eine andere Person für Sie erledigen muss, leiten Sie die Nachricht mit der Aufforderung zur Bearbeitung an die entsprechende Person weiter. Danach verschieben Sie die E-Mail in den Ordner „Nachfassen“. Vermerken Sie auf Ihrer Aufgabenliste, dass Sie prüfen, ob die Aufgabe erledigt wurde oder wann Sie mit einer Antwort rechnen.

Weiterleiten zur Information

Wenn die E-Mail Information enthält, die nicht für Sie, aber für eine andere Person wichtig ist, leiten Sie die Nachricht mit einem Hinweis weiter. Danach löschen Sie die E-Mail.

Ablegen

Manche E-Mails gelten als Geschäftsbrief und müssen entsprechend archiviert werden. Manche E-Mails brauchen Sie eventuell später wieder für Ihre Arbeit. Beide E-Mail-Typen legen Sie ab. Sie verschieben sie also in einen passenden Ordner im E-Mail-Programm oder Sie speichern sie lokal ab und löschen Sie aus dem Posteingang.

Löschen

Eine E-Mail, die jetzt noch übrig ist, löschen Sie. Die E-Mail enthält keine Aufgabe, muss nicht abgelegt werden und ist für niemanden im Unternehmen wichtig. Das betrifft beispielsweise Newsletter, Werbe-Mails oder alle E-Mails mit irrelevanten Informationen.

Nehmen Sie sich die nächste E-Mail vor und bearbeiten Sie sie nach diesem Schema. Am Ende sind alle E-Mails bearbeitet. Im Posteingang bleibt keine E-Mail übrig, weil es keine weiteren Möglichkeiten zur E-Mail-Bearbeitung gibt. Alle E-Mails sind aus dem Posteingang in den Papierkorb oder in die Ablage gewandert. Der Posteingang ist leer. Wenn sich aus den E-Mails Aufgaben ergeben haben, stehen diese in Ihrer Aufgabenliste.

Tipp: Regeln für E-Mails mit Aufgaben

Vereinbaren Sie im Unternehmen Regeln für solche E-Mails, die Aufgaben enthalten. Alle Empfänger, die eine Aufgabe übernehmen sollen, stehen im Empfängerfeld (An:) und nicht in Kopie (CC:). Der Sender schreibt im Betreff und in den ersten Sätzen der E-Mail klar, was zu tun ist: prüfen, bestätigen, klären, informieren, zusammenstellen, buchen oder auch zur Kenntnis nehmen. Der Sender schreibt auch, bis wann die Aufgaben erledigt werden müssen.

E-Mail-Ablage

Es gibt keine allgemeingültige Form der Ablage, die für jeden verlässlich funktioniert. Der Grund dafür ist, dass es nicht möglich ist, alle denkbaren E-Mails eindeutig in wenige, vorab festgelegte Schubladen zu legen, sodass sie zu jedem späteren Zeitpunkt genau dort wiedergefunden werden. 

Eine Möglichkeit ist, Ordner für verschiedene Themen und Projekte anzulegen. Wenn Sie den Ordner nach Datum sortieren, haben Sie einen Überblick über den Ablauf der Kommunikation. Tipp: Pflegen Sie im E-Mail-Programm, im Datei-Manager und bei allem, was Sie in Papierform ablegen, die identische Struktur.

Wenn Sie es ganz einfach haben möchten, nutzen Sie nur einen einzigen Ordner für die Ablage. Verschieben Sie alle bearbeiteten E-Mails in diesen Ordner. Nutzen Sie die Sortier-Funktion und die Volltextsuche des E-Mail-Programms, um eine E-Mail wiederzufinden.

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Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig
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