SteuerQuittungen richtig ausstellen

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Werden Quittungen falsch ausgestellt, kann das Finanzamt den Vorsteueranspruch streichen und den Aussteller der Quittung in Regress nehmen.
erschienen: 29.11.2016
Schlagwörter: Rechnungswesen, Steuern
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Für Zahlungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro brutto gelten vereinfachte Rechnungsanforderungen. Quittungen werden als so genannte Kleinbetragsrechnungen anerkannt.

Pflichtangaben auf Quittungen

Es gibt vier Pflichtangaben auf Quittungen:

  • Name und Anschrift des Ausstellers
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
  • Bruttopreis und anzuwendender Steuersatz

Damit sind auf Quittungen deutlich weniger Angaben notwendig als auf Rechnungen. Trotzdem erfordert das Ausstellen von Quittungen Sorgfalt und sollte keinesfalls leichtfertig erfolgen.

Folgen falscher oder fehlerhafter Angaben auf Quittungen

Falsch ausgestellte Quittungen können zur Steuerfalle werden. Zwar drucken elektronische Kassen die steuerlichen Formvorgaben in der Regel automatisch auf den Kassenbon. Doch viele Unternehmen setzen weiterhin auf handschriftliche Belege – mit oder ohne Quittungsblock.

Fehlerhafte Angaben auf Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug. Schnell streichen Finanzbeamte den Erstattungsanspruch und machen Nachforderungen geltend. Bei einer Quittung über 150 Euro brutto beträgt der Vorsteuerabzug bei 19 Prozent Umsatzsteuer immerhin rund 24 Euro. Werden Fehler zur Methode, kommen schnell hohe Summen zusammen.

Keine Mehrwertsteuer bei umsatzsteuerfreien Lieferungen

Das Risiko beim Ausstellen von Quittungen besteht nicht allein in fehlenden Angaben, sondern auch in falschen Angaben zum Steuerbetrag. Kleinunternehmer oder Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen, wie etwa Ärzte, dürfen auf Quittungen den Steuersatz nicht angeben. Wer unberechtigt Steuern ausweist, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Schließlich ermöglichen Aussteller dem Empfänger der Quittung den Vorsteuerabzug.

Wenn die angebotenen Leistungen generell unsatzsteuerfrei sind, sollte auf den Quittungsformularen von vornherein der Zusatz „inkl. 19 % MwSt.“ oder „inkl. 7 % MwSt.“ gestrichen werden. So können sich Aussteller vor Rückforderungen schützen.

Regeln für den Umgang mit Quittungsformularen

  • Auf handschriftliche Belege grundsätzlich verzichten
  • Nur aktuell gültige Quittungsformulare verwenden
  • Veraltete Vordrucke entsorgen
  • Mitarbeiter, die Quittungen ausstellen, für die genaue Einhaltung der Formvorschriften sensibilisieren
  • Quittungen intern stichprobenartig kontrollieren, um Folgefehler zu vermeiden
Über den Autor
Axel Uhrmacher

Axel Uhrmacher ist Vizepräsident des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Als freiberuflicher Dozent und Berater beschäftigt er sich mit aktuellen betriebswirtschaftlichen Entwicklungen und ihrer praxisgerechten Umsetzung in Unternehmen.

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