TeamarbeitAufgaben und Funktion von Qualitätszirkeln

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Qualitätszirkel fördern die Eigeninitiative von Mitarbeitern, weil sie sich freiwillig zusammenfinden. Das Ziel: Schwachstellen im Unternehmen analysieren und die Qualität verbessern.
erschienen: 27.09.2016
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Ein Instrument zur Förderung der Eigeninitiative von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist der Qualitätszirkel. Von anderen Arbeitsgruppen unterscheidet er sich durch die Fokussierung auf Qualitätsverbesserungen und die starke Betonung der Freiwilligkeit. Die Freiwilligkeit schafft ein motiviertes Team, das etwas auf die Beine stellen kann.

Wer Qualitätszirkel einsetzt, sollte dafür folgende allgemeine Regeln treffen:

  • Der Qualitätszirkel hat einen festen Teilnehmerkreis.
  • Der Qualitätszirkel richtet sich an eine bestimmte Zielgruppe.
  • Der Qualitätszirkel trifft sich zu bestimmten festen Terminen.
  • Die Arbeit des Qualitätszirkels wird protokolliert.
  • Der Moderator des Qualitätszirkels führt in regelmäßigen Abständen eine Ergebniskontrolle durch, um Akzeptanz und Effektivität der Arbeit zu prüfen.

Mit solchen allgemeinen Regeln lässt sich die Arbeit des Qualitätszirkels strukturieren. Es wird sichergestellt, zielorientiert zu arbeiten, denn so manch ein Qualitätszirkel entwickelt sich zu einem Kaffee-Klatsch, bei dem viel geredet, aber wenig getan wird.

StichwortQualitätszirkel

Ein Qualitätszirkel ist eine moderierte Form der Teamarbeit, die ursprünglich aus Japan (Jishu Kanri) stammt. Die Teams haben die Aufgabe, ein Problem zu lösen, die Qualität der Prozesse und Produkte zu steigern, das Leistungspotenzial der Mitarbeiter besser auszuschöpfen oder das Betriebsklima zu verbessern. Diese innerbetrieblichen Arbeitskreise nutzen das Wissen, den Ideenreichtum, die Erfahrung und die Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter.

Rollen und Aufgaben im Qualitätszirkel

Ein innerbetrieblicher Arbeitskreis beziehungsweise Qualitätszirkel setzt sich wie folgt zusammen:

QZ-Team

Ein QZ-Team besteht aus sechs bis neun Mitgliedern und trifft sich regelmäßig. Aufgaben:

  • „Auftraggeber“ für die einzelnen Projektgruppen
  • Stärken-Schwächen-Analyse
  • Aufstellen eines Arbeitsplans für die Behebung der Schwachstellen
  • Festlegen der wichtigsten Meilensteine: Start, Präsentation und Follow-up
  • Zusammenstellung der Projektgruppen
  • Verteilen klarer Aufträge
  • Annahme von Vorschlägen aus dem Team an und Autorisieren der Umsetzung
  • Annahme von Präsentationen der Projektgruppen
  • Ablegen von Rechenschaft beim Teamleiter über die Erfolgsbilanz

Leiter des QZ-Teams

Die Aufgaben des Leiters des QZ-Teams sind:

  • Aufstellen eines Arbeits- und Terminplans fürs Jahr
  • Verteilt Kopien des Arbeitsplanes und aller Team-Beschlüsse an den Leiter der Qualitätssicherung
  • Organisiert und leitet die Treffen des Teams
  • Bestimmt je einen Mentor pro Projektgruppe aus dem Team

Projektgruppen-Mentor

Die Aufgaben des Projektgruppen-Mentors sind:

  • Besprechung der vom QZ-Team formulierten Aufgaben mit dem Moderator der Projektgruppe
  • Überwinden von Blockaden und Widerständen
  • Überwachen der Umsetzung und Follow-up
  • Abgabe eines schriftlichen Ergebnisberichts ans Team nach dem Ende des Projekts

Projektgruppe

Die Projektgruppe ist das Herzstück eines Qualitätszirkels, denn sie kümmert sich um die eigentliche Lösung des Problems. Sie besteht aus 3 bis 15 Teilnehmern, die sich regelmäßig treffen. Ihre Aufgaben:

  • Recherchiert selbstständig Ursachen des Problems
  • Stellt einen Zeitplan auf
  • Verteilt und prüft Aufgaben, ob sie zusätzliches Personal benötigen
  • Präsentiert ihren Vorschlag dem QZ-Team
  • Setzt nach Genehmigung die Maßnahmen um und erstattet dem Projektgruppen-Mentor Bericht über den Stand der Umsetzung

Ein funktionierender Qualitätszirkel basiert auf der Qualität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Koordination durch den Leiter. Der Leiter muss dem Team nach einem transparenten Plan Aufgaben zuweisen und Hilfestellungen anbieten können.

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Struktur der Arbeit im Qualitätszirkel

Die Arbeit im Qualitätszirkel wird innerhalb der Projektgruppe auf einzelne Personen verteilt. Sie sollte durch klare Arbeitsmittel und eine nachvollziehbare Struktur bestimmt sein. Die folgenden Schritte beschreiben die einzelnen Aufgaben und Prozessschritte:

  1. Aufgabe auf Grundlage der Schwachstellenanalyse durch das QZ-Team klären.
  2. Wichtige Abläufe im Umfeld der Schwachstelle im Flussdiagramm beschreiben; dazu Kennzahlen, Standards, interne oder externe Kunden und Lieferanten identifizieren.
  3. Problem exakt definieren, indem Kundenanforderungen bestimmt, aktuelle Abläufe und ihre Ergebnisse beobachtet und Verbesserungschancen zum erwarteten Ergebnis abgeschätzt werden.
  4. Problem und Ursachen analysieren.
  5. Ursache-Wirkungsdiagramm (Fischgräten-Diagramm) erstellen.
  6. Lösung vorschlagen und bewerten.
  7. Neue Kennzahlen für die Lösung aufstellen.
  8. Mitarbeiter und Materialaufwand bestimmen.
  9. Kosten im Vergleich zum Nutzen abschätzen.
  10. Umsetzungsplan aufstellen, Aufgaben verteilen, neue Prozesse ankurbeln und Widerständen begegnen.
  11. Unterstützung sichern.
  12. Lösung umsetzen, dokumentieren und gegebenenfalls im Ablauf anpassen.
  13. Verbesserte(n) Ablauf beziehungsweise Situation beobachten, bis Routine eingekehrt ist; dann neue Kennzahlen erheben.
  14. Neuen Kennzahlen ins Planungs- und Kontrollsystem aufnehmen.
  15. Projekt abschließen.
  16. Im Abschlussbericht der Projektgruppe die Bilanz des Projektnutzens und die Erfahrungen auswerten.
  17. Alle Ergebnisse dokumentieren.

Fazit

Wenn alle Beteiligten eine positive Einstellung zur Arbeit in den Qualitätszirkeln haben und bereit sind, diese Form der Mitarbeiterinitiative aktiv zu unterstützen, wird die ständige Qualitätsverbesserung nach mehreren Jahren zum Selbstläufer.

Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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