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ÜbersichtlichWie Sie mit der E-Mail-Flut richtig umgehen

Viel zu viel Zeit verbringen wir mit Lesen, Löschen, Weiterleiten und Schreiben von E-Mails. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie die E-Mail-Flut besser bewältigen können.
erschienen: 05.10.2009

Viel zu viel Zeit verbringen wir mit Lesen, Löschen, Weiterleiten und Schreiben von E-Mails. Immer mehr genervte Mitarbeiter reagieren deshalb mit der Vogel-Strauß-Taktik und ignorieren einfach alle eingehenden Mails: Bei einem Drittel der Banken und Versicherungen in Deutschland bleiben elektronische Kundenanfragen mittlerweile unbeantwortet liegen.

Das ist die Kehrseite der Kommunikations-Revolution. Dabei hat alles so gut angefangen: Wer eine Mail versendet, weiß, dass sie in wenigen Sekunden Informationen und sogar Dokumente auf andere Kontinente und an beliebig viele Personen bringt. Und das nahezu kostenlos. Dabei ist die zeitversetzte Kommunikation ein riesiger Vorteil.

„You have mail!“

Rein theoretisch erlaubt die Mail also, die E-Post einmal täglich am Stück effizient zu erledigen. Die Praxis sieht anders aus. Denn wenige schaffen es, ihre Neugierde zu bezwingen, wenn das Fenster auf dem Computermonitor aufpoppt oder ein Tonsignal „You have mail!“ signalisiert. Sofort wird alles stehen und liegen gelassen und geprüft, welche Neuigkeiten in die Mailbox geflattert sind. Es könnte ja was wichtiges und dringendes sein. Doch während der Postbote nur einmal am Tag klingelt, landen E-Mails im 10-Minuten-Takt in unseren Postkästen. Ärgerlich nur, dass der Arbeitstag hier keineswegs von relevanten Informationen und Arbeitsanweisungen unterbrochen wird, sondern in der Regel von Werbemails, wenig relevanten Mail-Kopien, Witzen und Newslettern.

Lösungsansätze für Firmen

Unternehmen müssen sich grundsätzlich überlegen, dass und wie sie Regeln für den meist ungesteuerten, planlosen Umgang mit der E-Post aufstellen, erklärt Business-Coach Ludwig Lingg in einem Fachbeitrag zum Thema. Er nennt drei Möglichkeiten, um die E-Mail-Flut und den dadurch verursachten Stress zu reduzieren.

1. E-Mail Spielregeln einführen

Geklärt werden muss laut Lingg folgende wichtige Gesichtspunkte, die in einer E-Mail-Policy berücksichtigt werden sollten:

  • Welche Konventionen und Sicherheitsauflagen müssen beim E-Mailversand eingehalten werden? Möglich ist z.B. bestimmte Codes für den BETREFF abzusprechen. Auch dies hilft, Mails effizient zu filtern.
  • Welche Sicherheitsauflagen müssen beim E-Mailempfang eingehalten werden?
  • Was muss bei Archivierung und Löschung von E-Mails beachtet werden?
  • Unter welchen Umständen darf ein Kollege oder Vorgesetzter notfalls die elektronische Korrespondenz eines Mitarbeiters einsehen?
  • Ist privater Mail-Verkehr erlaubt?

2. Optimierung der Infrastruktur

Definierte E-Mail-Verteilerlisten oder auch Intranet-Foren für bestimmte Gruppen können die Produktivität erhöhen. Denn dann erreichen die Nachrichten die richtigen Mitarbeiter, und diese haben die Möglichkeit, effiziente Filter für ihre Mails zu installieren. So landet jedes Mail im richtigen Ordner und kann beizeiten bearbeitet werden.

Vertrauliche Daten sollten mit einem E-Mail-Verschlüsselungsprogramm versendet werden. Nützlich sein können auch Programme, die doppelte E-Mails und Viren löschen und entfernen.

3. Schulungen und Workshops

Wenn die Mitarbeiter die Regeln für den hausinternen E-Mail-Verkehr nicht kennen und anwenden können, ist die beste Software nutzlos. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie Filter verwendet werden und wie eine effiziente Ornderstruktur in ihrem Mailprogramm eingerichtet und genutzt werden kann. Sie müssen über gängige Kürzel im Betreff informiert sein. Hier können Workshops und Schulungen helfen, auf denen diese Regeln und gewünschten Verhaltensweisen kommuniziert und eingeübt werden. Leisten Sie selbst einen Beitrag:

  1. Nicht alle Informationen eignen sich für die E-Mail-Kommunikation. Vertrauliche Informationen sind in einem Brief besser aufgehoben, viele Absprachen mit Kollegen sind oft am Telefon schneller getroffen und Fragen geklärt.
  2. Achten Sie auf aussagekräftige Titel im Betreff. Das hilft dem Adressaten, sich schneller zu orientieren. Möglich sind hier auch Vereinbarungen, wie sie in vielen Mailinglisten gelten: z.B. reine Info-Mails mit „FYI“ (For your Information) zu kennzeichnen oder Fragen mit „F“, Aufgaben mit „A“ und ähnliches. Wenn sich alle im Unternehmen daran halten, ist schon viel an Zeit gewonnen, denn Mails können schneller eingeordnet werden.
  3. Nutzen Sie die cc: und bc: - Funktion mit Bedacht. Es ist für den Absender zwar bequem, eher einen Kollegen zuviel als zuwenig zu informieren. Doch langfristig hilft es, die Mailflut beträchtlich zu reduzieren, wenn Sie sich wieder mehr Gedanken darüber mache, wer über bestimmte Themen mit informiert werden soll und wer nicht. Wer im cc: steht muss üblicherweise nichts tun, aber Bescheid wissen. Bei Adressaten, die nichts miteinander zu tun haben, ist es angemessener, alle in den „bcc“ zu stellen. Nicht jeder freut sich darüber, wenn seine E-Mail-Adresse in großen cc.-Verteilern herumgereicht wird.
  4. Nutzen Sie die „Dringend!“ und „Wenig Dringend!“ – Funktion in den Mailprogrammen. (Das ist bei Outlook zum Beispiel ein rotes Ausrufezeichen und ein blauer Pfeil nach unten). Auch das hilft den Empfängern, die Mail schnell einzuschätzen.
  5. Achten Sie auf Sprache und Form der E-Mails. Vermeiden sie Full-Quotes (komplett zitierte Mails) und verwenden Sie internet-typische Formen der E-Mail-Kommunikation, wie z.B. Emoticons oder Kommentierung direkt im Text des Absenders nur, wenn der Adressat sie sicher versteht.

Managen Sie Ihre eingehenden Mails effizienter

  1. Versuchen Sie, sich feste Lesezeiten einrichten und beantworten Sie die eingegangenen Mails in einem Arbeitsgang.
  2. Öffnen Sie jede Mail möglichst nur einmal und tun sie gleich, was zu tun ist: Beantworten, löschen oder weiterleiten.
  3. Reduzieren Sie die Zahl Ihrer eingehenden E-Mails: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie diesen Newsletter und jene Mailinglisten wirklich brauchen – und bestellen Sie konsequent unwichtige ab. Die Gefahr, etwas zu verpassen, ist gering. Informieren Sie Bekannte und Freunde freundlich darüber, dass Sie keine weiteren Informationen über angebliche Viren, Würmer, russische Kinder mit Leukämie, nigerianische Connections und sonstige Hoax benötigen. (und leiten Sie diese auch sebst nicht weiter!)

Hinweis

Filter effizient nutzen

Filter helfen, die ankommenden E-Mails automatisch zu verteilen und in Kategorien einzuteilen. Diese Praxis ist allerdings nicht unkritisch. Ludwig Lingg berichtet von Forschungen der Amerikaner Steve Whitaker und Candace Sidner, die entdeckten, dass viele E-Mail Anwender die Eingangs-Mailbox als "To-Do " Liste verwenden. Die Anwender befürchten, wenn sie die E-Mails sofort in die Mailboxen verschieben, denken sie nicht mehr daran. Lingg schlägt deshalb vor, die E-Mails in drei Kategorien einzuteilen.

* Diejenigen die bedenkenlos weitergeleitet werden,

* diejenigen, die zunächst im Eingangskorb bearbeitet werden, und

* Spam-Mails (Unerwünschte Werbe-E-Mails). Diese landen bei Lingg im Mailordner mit dem Namen "Suspekt".

Sinnvoll ist es auf jedenfall, Newsletter und E-Mails aus Diskussionslisten gleich in entsprechende „Lese-Ordner“ zu stellen. Hier landet nur, was gelegentlich gelesen werden kann.

Weniger Zeit mit Antworten verbringen

Auch beim Beantworten von Mails können Sie Zeit sparen:

  • Sie müssen nicht alle Nachrichten beantworten. Reine Danke-Mails oder "Sehe ich auch so!" können Sie sich getrost sparen.
  • Antworten Sie nur, wenn Sie im "To" -Feld stehen
  • Speichern Sie Standard-Antworten und verwenden Sie diese immer wieder. Tipps, wie das technisch geht , finden Sie bei Robert Chromow auf akademie.de.

[jf; Svetlana Miassoedov; Bild: Fotolia.com]

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