UrlaubSo klappt es mit der Urlaubsvertretung

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Wenn Sie Ihre Urlaubsvertretung gut organisieren, können Sie Ihren Urlaub entspannt antreten und ungestört verbringen. Tipps, wie es gehen kann.
erschienen: 03.07.2015
Schlagwörter: Arbeitszeit
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Viele Arbeitnehmer sind für ihren Arbeitgeber auch im Urlaub telefonisch oder per E-Mail erreichbar. Darunter leidet die Erholung und damit auch die Leistungsfähigkeit, wenn man wieder an den Arbeitsplatz zurückkehrt. Um den Urlaub ungestört zu verbringen und dadurch den Erholungswert zu maximieren, sollten Sie Ihre eigene Urlaubsvertretung so gut wie möglich organisieren. Die folgenden Tipps können dabei helfen:

Vertretung festlegen

Lassen Sie sich möglichst nur von einer Person vertreten. Je mehr Personen Sie vertreten, desto höher ist der Abstimmungsbedarf und auch die Unruhe unter den Vertretern. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Person, die Sie vertritt, auch genügend Zeit dafür hat. Definieren Sie bestenfalls auch gleich einen Termin, wann die Rückübergabe Ihrer Urlaubsvertretung erfolgen kann, sobald Sie wieder im Unternehmen sind.

Übergabeliste erstellen

Erstellen Sie eine Übergabeliste, in der Sie alle offenen Vorgänge dokumentieren. Vermerken Sie auch die Priorität der jeweils offenen Punkte. Hinterlegen Sie zudem pro Aufgabe einen Termin, bis wann eine weitere Aktion erfolgen muss und definieren Sie möglichst genau, was zu tun ist. Besprechen Sie mit Ihrer Vertretung die Liste und klären Sie alle Fragen. Denken Sie in Ihrer Übergabeliste auch an regelmäßige Arbeiten wie zum Beispiel die Datensicherung oder das Öffnen der Post.

Kontakte prüfen

Gehen Sie sicher, dass die Kontaktdaten der Personen, die Ihre Vertretung kontaktiert, aktuell und verfügbar sind.

Aufgabenübersicht erstellen

Erstellen Sie parallel zur Übergabeliste zudem noch eine Übersicht mit Aufgaben beziehungsweise Ideen, die Sie nach Ihrem Urlaub angehen möchten. So können Sie sicher sein, dass Sie die offenen Punkte nicht vergessen.

Entscheidungsträger festlegen

Verfügen Sie über Entscheidungsbefugnisse, wie zum Beispiel Prokura, stellen Sie sicher, dass während Ihrer Urlaubszeit ein Entscheidungsträger anwesend ist, der befugt und in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen. Stimmen Sie mit ihm ab, wie weit seine Kompetenzen gehen und was zu tun ist, wenn der Handlungsspielraum erschöpft ist.

Erreichbarkeit regeln

Wenn Sie es nicht umgehen können, erreichbar zu sein, definieren Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung möglichst feste Zeitfenster, in denen Sie erreichbar sind. Falls Sie in einer Gruppe unterwegs sein sollten, stimmen Sie diese Zeitfenster mit Ihren Begleitern ab. Es ist auch sinnvoll festzulegen, wie Sie im Bedarfsfall kontaktiert werden möchten, falls Sie dringend gebraucht werden: per E-Mail, per SMS oder per Telefon.

Rückkehrzeitpunkt klären

Klären Sie den genauen Tag ihrer Rückkehr ins Unternehmen, um möglichen Missverständnissen vorzubeugen. Oft spricht nämlich jemand vom letzten Urlaubstag, während ein anderer dabei an den ersten Arbeitstag denkt.

Abwesenheitsassistent einrichten

Richten Sie den Abwesenheitsassistenten für Ihre E-Mails ein. Dieser kann den Absender einer E-Mail darauf hinweisen, dass Sie im Urlaub sind und Ihre E-Mails nicht gelesen werden. In der automatischen Abwesenheitsantwort können Sie auch alternative Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer nennen, bei denen sich der Absender gegebenenfalls melden kann. Oder Sie richten gleich eine Umleitung Ihrer E-Mails an Ihre Vertretung ein. Stellen Sie hierbei sicher, dass die Umleitung technisch einwandfrei funktioniert.

Anrufe weiterleiten

Wenn Sie eine direkte Durchwahl haben, dann richten Sie entweder einen Anrufbeantworter ein, oder Sie leiten eingehende Anrufe an Ihre Vertretung um.

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Über die Autorin
Kristin Steinweg

Kristin Steinweg ist geschäftsführende Personalberaterin bei der LIGHTHOUSE Personalberatung. Mit über 15 Jahren Erfahrung im Personalbereich – vom Recruiting bis zur Personalentwicklung – ist sie Ansprechpartnerin für Fach- und Führungskräfte zu allen Themen rund ums Personal. Ihr Tätigkeitsschwerpunkt ist die Vermittlung und Beratung von Firmen und Bewerbern.

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