VertretungsregelungWelche Vollmachten es in Unternehmen gibt und was sie bedeuten

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Überblick über die Vollmachten in Unternehmen und die Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Bevollmächtigung.
erschienen: 18.07.2016
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Unternehmen agieren notwendigerweise nicht allein über gesetzliche Vertreter, sondern in vielen Fällen über Bevollmächtigte, also beispielsweise Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigte. Zur Ausgestaltung im Einzelnen stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Prokura

Die Prokura wird durch den gesetzlichen Vertreter erteilt und muss im Handelsregister eingetragen werden. Damit verbunden ist die Berechtigung zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtsgeschäften des Unternehmens, auch zu branchenfremden. Ausgenommen vom Handlungsumfang sind:

  • Geschäftsauflösung
  • Veräußerung von Grundstücken
  • Aufnahme neuer Gesellschafter
  • Unterzeichnung der Firmenbilanz

Zulässig ist die Prokura in Form der Einzelprokura und der Gesamtprokura, das heißt die Vertretung nur gemeinsam mit einem Geschäftsführer und/oder anderen Prokuristen. Möglich ist auch eine so genannte Filialprokura, das bedeutet die Beschränkung der Prokura auf eine einzelne Niederlassung. Weitere Einschränkungen der Prokura sind nicht möglich. Aber: Dies gilt nur im so genannten Außenverhältnis, also gegenüber Dritten, damit sich diese auf die entsprechende Eintragung im Handelsregister verlassen können.

Einschränkungen im Innenverhältnis sind zulässig und weit verbreitet. Man denke an die vielen „Titularprokuristen“, bei denen diese Positionsbezeichnung mehr eine innerbetriebliche „Anerkennung“ denn eine handelsrechtliche Vollmacht bedeutet. Hier ist Vorsicht geboten, denn: Verpflichtet dieser Prokurist die Gesellschaft zu mehr als er im Innenverhältnis darf, haftet er der Gesellschaft gegenüber im Zweifel persönlich. Ein Beispiel: Seine Unterschrift unter einen Liefervertrag und die Annahme der Ware sind gegenüber dem Partner rechtsgültig, im Innenverhältnis ist er dazu jedoch nicht entscheidungsbefugt. Eine GmbH könnte ihn also im Schadensfall gegebenenfalls haftbar machen.

Handlungsvollmacht

Die Handlungsvollmacht ist vom Umfang her unterhalb der Prokura angesiedelt. Sie ermächtigt zu einer bestimmten Art von Geschäften (sogenannte „Artvollmacht“), also beispielsweise im Bereich Personal oder Einkauf. Die Handlungsvollmacht kann aber auch nur zu einzelnen, zum Unternehmen gehörenden Geschäften berechtigen („Spezialvollmacht“), beispielsweise zu bestimmten Bankgeschäften.

Wird eine Handlungsvollmacht erteilt, erstreckt sie sich auf alle Geschäfte, die diese Art der Handlungen gewöhnlich mit sich bringen. Das kann sogar so weit gehen, dass sie als so genannte „Generalvollmacht“ fast mit dem Umfang einer Prokura deckungsgleich ist, ohne dass sie im Handelsregister eingetragen wird. Ausgenommen vom Bereich der (regulären) Handlungsvollmacht sind folgende Punkte:

  • Veräußerung oder Belastung von Grundstücken
  • Eingehen von Wechselverbindlichkeiten
  • Darlehensaufnahme
  • Prozessführung

Eine solche Befugnis muss ausdrücklich erteilt werden. Wichtig: Da Handlungsvollmachten nicht im Handelsregister eingetragen sind, sollten sie gegebenenfalls durch Vorlage einer entsprechenden Berechtigung des gesetzlichen Vertreters nachgewiesen werden. Vom Handlungsbevollmächtigten selbst kann diese Vollmacht nicht auf Dritte übertragen werden.

Einzelvollmacht

Falls von den zuvor genannten handelsrechtlichen Vollmachten nicht Gebrauch gemacht wird, sind grundsätzlich die Regelungen des allgemeinen Zivilrechts maßgebend. Danach gelten erteilte Vollmachten nur exakt für den Vorgang und Zeitraum, für den sie erteilt werden und erlöschen danach wieder.

Duldungsvollmacht

Die Duldungsvollmacht ist eine Form der Vollmacht, bei der ein Vertretener das eigentlich nicht rechtsgültige Handeln eines Mitarbeiters kennt, aber hierzu nicht ausdrücklich ermächtigt hat – eine Situation, die in der täglichen Betriebspraxis häufig vorkommt.

Beispiel: Ein Sekretär tätigt im laufenden Geschäftsverkehr ohne ausdrückliche Ermächtigung immer wieder Bestellungen, so dass der Geschäftspartner auf eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vertrauen kann. Schon im Interesse des Vertragspartners muss der Vertretene die Folgen dieser Handlungen akzeptieren und dafür einstehen, so als hätte er wirksam eine Vollmacht erteilt. Im Zweifel wirkt eine solche Duldung auch nach Innen. Für das Beispiel heißt das: Ein Regress gegen den handelnden Sekretär ist ausgeschlossen.

Anscheinsvollmacht

Die Anscheinsvollmacht geht einen Schritt weiter. Hier hat der Vertretene (bewusst oder unbewusst) dem anscheinend Bevollmächtigten eine Stellung eingeräumt, aus welcher der Dritte schließen durfte, dass zu daraus folgenden Rechtsgeschäften tatsächlich eine Bevollmächtigung vorliegt. Auch diese Konstellation kommt im Unternehmensalltag immer wieder vor.

Beispiel: Schon allein die Ausstattung eines Mitarbeiters mit einer Visitenkarte und der Funktion „Einkauf“ begründet im Zweifel einen Anschein, zulasten der Gesellschaft Einkäufe tätigen zu dürfen. Wird der Anschein bewusst gesetzt und im Innenverhältnis keine abweichende Regelung getroffen, scheidet ein Regress gegen den handelnden Mitarbeiter aus. Wird dagegen im Innenverhältnis festgelegt, dass der Mitarbeiter keine wirkliche Einkaufsberechtigung hat, haftet er der Gesellschaft auf Schadensersatz, sofern er dennoch Bestellungen tätigt und der Dritte sich auf den Anschein und die damit erteilte Vollmacht nach außen verlässt.

Untervollmacht

Soll eine Vollmacht „weitergegeben“ werden, bedarf dies einer entsprechenden Ermächtigung des Vollmachtgebers. Dies betrifft in der Regel Fälle der Abwesenheit des Bevollmächtigten wegen Urlaub, Krankheit oder auch Geschäftsreisen. Aber: Untervollmachten sind nur dann wirksam, wenn der ursprüngliche Vollmachtgeber seinen Vertreter ausdrücklich ermächtigt hat, eine solche Untervollmacht erteilen zu können. Lediglich bei der sogenannten Generalvollmacht gilt eine solche Befugnis zur Erteilung einer Untervollmacht regelmäßig als erteilt. In der Praxis wird das Problem der Vertretung von Abwesenden häufig durch für ein Unternehmen geltende Unterschriftsregelungen, die zugleich die Vertretung darstellen, gelöst. Beispiel: Die in Bankfilialen im Eingangsbereich für jeden Besucher gut sichtlich platzierten Zeichnungsberechtigungen.

Wer unterschreibt wie?

Gesetzlicher Vertreter

Mit Funktion als Unterschriftszusatz: Inhaber, Vorstand, Geschäftsführer oder geschäftsführender Gesellschafter

Prokurist

ppa. (per Prokura), §§ 48 - 53 HGB

Handlungsbevollmächtigter

i.V. (in Vollmacht), §§ 54 - 58 HGB

Berechtigter mit Vollmacht

i.A. (im Auftrag),  § 167 BGB

Unterschrift von zwei Personen

Der Ranghöhere steht links, DIN 5008

Bei E-Mails

Auch hier mit Unterzeichnungsvollmacht

Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Bevollmächtigung

Beim Abschluss von Verträgen durch nicht ausreichend ermächtigte Vertreter ist der Vertrag (zunächst) nicht wirksam. Er ist schwebend unwirksam und bleibt unwirksam, wenn der Berechtigte – zum Beispiel die Gesellschaft, vertreten durch den Geschäftsführer – ihn nicht nachträglich genehmigt (§ 177 BGB). Wird eine solche Genehmigung nicht erteilt, bleibt der Vertrag für den nicht richtig Vertretenen, also die Gesellschaft, unwirksam. Jedoch kann der Vertreter, also der seine Befugnis überschreitende Arbeitnehmer, vom Vertragspartner auf Erfüllung oder Schadensersatz (§ 179 BGB) in Anspruch genommen werden (Haftung des Vertreters ohne Vertretungsmacht.

Wichtig bei einseitigen Willenserklärungen, insbesondere Kündigungen: Dem Erklärungsempfänger (Vertragspartner) sollte stets nachgewiesen werden, dass der Erklärende ordnungsgemäß bevollmächtigt ist. Denn durch Bevollmächtigte ausgesprochene einseitige Willenserklärungen, insbesondere Kündigungen, können vom Empfänger zurückgewiesen werden, wenn die Vollmacht nicht bekannt oder die Urkunde nicht im Original beigefügt ist (§ 174 BGB). Dies hat mitunter gravierende Rechtsfolgen: Kündigt ein Nichtberechtigter einen Vertrag kurz vor Fristablauf, und wird diese Erklärung wegen nicht vorgelegter Vollmachtsurkunde zurückgewiesen, kann möglicherweise nur zu dem danach liegenden nächsten Termin gekündigt werden.

[Redaktion in Zusammenarbeit mit W&W Publishers, Hanau]

Über den Autor
Dr. Jürgen Breitenstein

Jürgen Breitenstein ist spezialisiert auf Handels- und Gesellschafts- sowie auf Arbeitsrecht. Er hält Seminare für leitende Angestellte und Geschäftsführer.

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