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Virtuelle BürosVom Home Office zur Top-Adresse

Gerade für Start-ups oder Selbständige lohnt es sich meistens nicht, ein eigenes Büro zu haben. Ein virtuelles Büro kann hier die Lösung sein.
erschienen: 19.11.2010

Leistungen nach Bedarf

Das Prinzip ist schnell erklärt. Für einen festen monatlichen Preis erhalten die Nutzer eine professionelle Büroadresse und eine eigene Geschäftsrufnummer mit einem geschulten Post- und Telefondienst. Zusatzangebote wie tatsächliche Büro- und Konferenzräume an der repräsentativen Adresse können kurzfristig wie ein Hotelzimmer gebucht werden – für einige Stunden, ein paar Tage oder auch pro Monat.

Der Anlass entscheidet über die genaue Art der Nutzung. Das heißt, Unternehmer sollten sich zunächst überlegen, welche Bedürfnisse ihre Firma hat und welche Leistungen daher infrage kommen. Soll lediglich die Post weitergeleitet werden? Oder braucht man einen professionellen Telefonservice? Möchte man eine Top-Adresse in einer Finanzmetropole oder lieber nah an zu Hause, sodass man die Büros, Besprechungsräume und Videokonferenzstudios vor Ort jederzeit nutzen kann?

Repräsentative Adresse

Virtuelle Büros befinden sich in der Regel an renommierten Adressen wie der Münchner Maximilianstraße, auf dem Kudamm in Berlin, den Champs-Elysées in Paris oder im New Yorker Chrysler Building. Eine solche Adresse auf dem Briefkopf klingt professioneller als eine Hausadresse in einem Vorort und ist zudem ein geeigneter Ort, um Kunden und Investoren zu treffen, sagen entsprechende spezialisierte Anbieter wie Regus. Um zu gewährleisten, dass die Virtual-Office-Kunden keine Schein- oder Briefkastenfirmen sind, kontrollieren seriöse Anbieter diese im Vorfeld des Vertragsabschlusses. Nur wer persönlich seinen Personalausweis vorlegt und einen Handelsregistereintrag nachweisen kann, darf die Geschäftsadresse verwenden.

Nicht an den Schreibtisch gefesselt

Für Selbstständige, die von zu Hause aus tätig sind, ist es ein nur zu gut bekanntes Schreckgespenst, wenn ein potenzieller Investor anruft und der dreijährige Sohn ans Telefon geht. Genauso wenig ist gewünscht, dass beim Anruf eines wichtigen Kunden die Kinder im Hintergrund um das liebste Spielzeug streiten.

Bei einem virtuellen Büro dagegen nimmt ein geschulter, professioneller Telefondienst die Anrufe entgegen oder leitet sie weiter. Dieser Service ermöglicht dem Nutzer zudem, auf Reisen zu sein oder Kunden zu besuchen und dabei sicher zu gehen, dass Anrufe auf seiner Geschäftsnummer professionell beantwortet werden. Dadurch kann er dem Gefühl entkommen, an den Schreibtisch gefesselt zu sein. Auch ein kurzer Abstecher zum Supermarkt oder zum Sport ist jederzeit möglich.

Zudem gewinnt der Unternehmer mehr Zeit für seine Kunden. Er muss weder eine Sekretärin einstellen, noch das Büro ausstatten und unterhalten, noch Briefe selbst zur Post bringen. Bei einem virtuellen Büro übernimmt geschultes Personal sämtliche administrativen Aufgaben, sodass sich der „Mieter“ auf sein Kerngeschäft und die Kunden konzentrieren kann.

Neue Märkte erschließen

Neben Existenzgründern und Freiberuflern kommt das virtuelle Büro auch für kleine und mittlere Unternehmen infrage, die sich in einem neuen Markt vortasten möchten. Das kann ein zweiter Standort in Deutschland sein oder eine neue Niederlassung in Shanghai. In diesem Fall bietet die virtuelle Büroversion eine vor allem risikoarme Möglichkeit, Präsenz zu zeigen, bevor man sich tatsächlich am jeweiligen Standort niederlässt. Wer dann Fuß gefasst hat und über einen längeren Zeitraum Räumlichkeiten benötigt, kann das Virtual Office jederzeit in ein richtiges Büro umwandeln. Der Vorteil liegt auf der Hand: Man muss weder seine Geschäftsadresse ändern noch zeitraubend nach Räumlichkeiten suchen.

Leitfaden für das Büroraummanagement

Wer einen Büroraum wählt, ganz gleich ob virtuell oder real, sollte nicht nur die monatlichen Kosten in Betracht ziehen. Büroraumplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Managementkonzepts. Sechs Punkte, die man dabei beachten sollte:

1. Flexibel bleiben

Herkömmliche über einen längeren Zeitraum abgeschlossene Mietverträge sind teuer. Sie machen es auch schwer, sich an wechselnde Marktbedingungen anzupassen. Flexible Arbeitsplatzlösungen wie virtuelle Büros bieten die Möglichkeit, Kapazitäten und benötigte Leistungen kurzfristig zu erweitern, wenn man expandieren will, oder zu verringern, wenn die Einnahmen sinken.

2. Sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren

Wer sich ständig um administrative Aufgaben wie die Post oder den Empfang von Kunden kümmern muss, verliert wichtige Zeit. Wer die Wartung der IT-Infrastruktur, die Pflege der Büros oder den Telefondienst auslagert, kann sich hingegen auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

3. Professionelles Firmenimage bieten

Eine renommierte Geschäftsadresse und professionelle Konferenzräume verschaffen ein gutes Image bei Kunden und Geschäftspartnern. Derart ausgestattete Räumlichkeiten permanent zu mieten, ist in vielen Fällen zu teuer. Wer sie bedarfsweise anmietet, bezahlt nur das, was er tatsächlich in Anspruch nimmt.

4. Ausgaben unter die Lupe nehmen

Häufig wird nicht beachtet, dass leer stehende Büroräume und ungenutzte Schreibtische echte Geldschlucker sind. Auch viele Geschäftsreisen lassen sich durch kostengünstigere Videokonferenzen ersetzen. Wer hier spart, kann das Geld für Dinge einsetzen, die wirklich wichtig sind, wie zum Beispiel gute Mitarbeiter und effektives Marketing.

5. Vorausschauend expandieren

Wer seine Firmenpräsenz national oder international ausbauen will, sollte erst einmal vorsichtig die Fühler ausstrecken, anstatt sich Hals über Kopf für viele Jahre zu verpflichten. Virtuelle oder flexible Büros können kosteneffizienter sein als der Abschluss eines fünf- oder zehnjährigen Mietvertrags in einem unbekannten Markt.

6. Kontakt halten

Ein Nachteil von Home Offices oder Einzelbüros ist die damit verbundene isolierte Arbeitsweise. Netzwerke im Beruf sind äußerst wichtig, um neue Kunden zu gewinnen oder neue Geschäftsideen zu verwirklichen. In sogenannten Coworking Spaces kommen Selbstständige und Kleinunternehmer zusammen. Bei einem zufälligen Gespräch an der Kaffeemaschine sind schon manchmal neue Geschäftsmöglichkeiten entstanden.

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