WeihnachtsfeierSchon jetzt an die Planung und Vorbereitung denken

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Gerade für größere Unternehmen ist die Planung der Weihnachtsfeier mit erheblichem Aufwand verbunden. Deshalb lohnt es sich, die Vorbereitung schon im Frühsommer zu beginnen.
erschienen: 10.06.2015
Schlagwörter: Budgetplanung
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Die Organisation einer Weihnachtsfeier ist aufwendig. Daher macht es Sinn, bestimmte Planungsschritte bereits im Frühsommer in Angriff zu nehmen.

Teilnehmerkreis festlegen

Im ersten Schritt sollten Sie klären, für wen Sie die Weihnachtsfeier organisieren. Wer soll eingeladen werden? Diese Festlegung ist wichtig, um eine Vorstellung vom Charakter und dem Ablauf der Weihnachtsfeier zu gewinnen, die Gästeanzahl zu ermitteln und ein Pro-Kopf-Budget zu kalkulieren. Bei der Festlegung des Teilnehmerkreises haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können nur mit Ihren derzeitigen Mitarbeitern feiern oder auch ehemalige Mitarbeiter einladen. Falls Ihre Mitarbeiter auch ihre Lebenspartner und Kinder mitbringen dürfen, müssen Sie auf jeden Fall darauf achten, dass die Weihnachtsfeier familienfreundlich abläuft.

Geschäftliche Kontakte einladen

Sie können Partner, Kunden oder Pressevertreter zu Ihrer Weihnachtsfeier einladen. Dies kann sich positiv auf Ihre geschäftlichen Kontakte auswirken. Allerdings geht für Ihre Mitarbeiter dann eventuell der Charakter des gemütlichen Beisammenseins verloren und die Weihnachtsfeier wird zur Pflichtveranstaltung.

Budget kalkulieren

Das Budget ist einer der wichtigsten Planungspunkte. Nur mit einem konkreten Budget können Sie abschätzen, in welchen preislichen Dimensionen Sie Ihre Weihnachtsfeier veranstalten. Die Höhe der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ist in der Regel abhängig vom Teilnehmerkreis. Generell sollten Sie das Budget nicht zu niedrig ansetzen, damit im Notfall ein Puffer für unvorhergesehene Kosten vorhanden ist. Mit der festgelegten Teilnehmerzahl können Sie das Pro-Kopf-Budget ermitteln. Da viele Veranstaltungselemente mit Preisen pro Person versehen sind, können Sie mit einem Pro-Kopf-Budget einfacher kalkulieren.

Organisationsteam einberufen

Nach der Festlegung des Budgets können Sie mit der eigentlichen Organisation der Weihnachtsfeier beginnen. Klären Sie, wer diese Aufgabe übernimmt. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können eine einzelne Person beauftragen, ein Organisationskomitee zusammenstellen oder eine externe Agentur engagieren. Jede Lösung hat bestimmte Vor- und Nachteile. Sind Ihre Mitarbeiter in die Organisation einbezogen, bindet das zeitliche Ressourcen und sie können sich weniger am Tagesgeschäft beteiligen. Eine externe Agentur verursacht höhere Kosten.

Überlegen Sie bereits zu Beginn der Organisationsphase, welche zusätzlichen Dienstleister Sie für weitere anfallende Aufgaben und Schritte hinzuziehen können, zum Beispiel eine externe Event-Agentur für Fotografen oder Floristen.

Termin festlegen

Damit Sie sich rechtzeitig um eine geeignete Location kümmern können, müssen Sie den Termin für die Weihnachtsfeier frühzeitig festlegen. Dabei sollten Sie beachten, keinen Feiertag auszuwählen, da die Mitarbeiter an diesen Tagen meist schon private Unternehmungen geplant haben. Sie können die jährliche Mitarbeiterfeier statt im Winter aber auch im Sommer veranstalten. Der Nachteil dieser Lösung: Es fehlt der gemeinschaftliche Jahresabschluss.

Generell kommt es darauf an, wie ausgeprägt die weihnachtliche Stimmung sein soll. Nicht geeignet ist deshalb die Wahl eines besonders stressigen Arbeitsmonates als Zeitpunkt für die Weihnachtsfeier. Bei vielen Unternehmen floriert das Tagesgeschäft in der Weihnachtszeit und die Mitarbeiter haben häufig private Verpflichtungen. Verlegen Sie Ihre Weihnachtsfeier deshalb in die Monate vor oder nach dem Dezember.

Wochentag auswählen

Der Wochentag spielt eine wichtige Rolle bei der Festlegung des Termins. Für viele Unternehmen ist der Donnerstag sehr beliebt, da die Arbeitswoche fast vorbei ist und man gedanklich fast schon beim Wochenende ist. Freitage oder Samstage wiederum eignen sich für eine ausgelassenere Feier mit Party-Charakter. 

Passende Location finden

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können bei sich im Unternehmen feiern, wobei je nach Umfang der Weihnachtsfeier unterschiedliche Kosten wie zum Beispiel für die Organisation des Caterings entstehen. Eine Location außerhalb Ihres Unternehmens hingegen sorgt für Abwechslung für Ihre Mitarbeiter.

Um die richtige Location zu finden, müssen Sie im Vorfeld verschiedene Kriterien festlegen. So muss der Veranstaltungsort die notwendigen Kapazitäten für die festgelegte Zahl der Teilnehmer vorweisen. Informieren Sie sich über die technische Ausstattung und die Bestuhlung der Location. Je nachdem, wie das Programm Ihrer Weihnachtsfeier ausfällt, müssen Sie an verschiedene Komponenten wie Licht- und Tontechnik, geeignete Tische und Stühle denken.

Achten Sie auch auf die Lage des Veranstaltungsorts. Von Vorteil für die Anreise ist eine zentrale Lage. Sofern Sie allerdings eine abgelegene und idyllische Lage vorziehen, sollten Sie Mitfahrgelegenheiten für Ihre Gäste organisieren. Achten Sie auch auf genügend vorhandene Parkplätze. Für Gäste, die anreisen, sollten Sie Übernachtungsmöglichkeiten organisieren.

Cateringangebote einholen

Parallel zur Suche nach dem passenden Veranstaltungsort können Sie sich auch über erste Catering-Angebote informieren. Viele Locations verfügen über eine hauseigene Küche oder einen festen Catering-Partner, den Sie für Ihre Veranstaltung nutzen können. Ist dies nicht der Fall, brauchen Sie ein externes Catering-Unternehmen. Um ein passendes Speisenangebot zu finden, sollten Sie sich vorab über die kulinarischen Vorlieben und eventuelle Unverträglichkeiten Ihrer Mitarbeiter informieren. Bei einer festen Bestuhlung haben Sie die Wahl zwischen einem Buffet und einem gesetzten Menü.

"Flying Buffet"

Für Steh-Empfänge empfiehlt sich das "Flying Buffet". Dabei werden den Gästen eine Auswahl kleiner, portionierter Speisen durch Servicepersonal zum Verzehr im Stehen angeboten.

Beim Getränkeangebot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern alle Getränke zu bezahlen oder ihnen einen Willkommensdrink zu spendieren, sodass sie für weitere Getränke selbst aufkommen müssen. Sofern Sie sich für die erste Variante entscheiden, sollten Sie eine Getränkepauschale mit dem Caterer aushandeln.

Checkliste: Vorbereitung der Weihnachtsfeier

  • Teilnehmerkreis der Weihnachtsfeier festlegen
  • Budget mit Puffer kalkulieren
  • Entscheiden, ob internes oder externes Organisationsteam beauftragt wird
  • Sofern notwendig: Abgabe von Teilaufgaben an externe Dienstleiter
  • Organisationsteam einberufen
  • Organisationsteam briefen, Budgethöhe und konkrete Vorstellungen mitteilen
  • Tagesgeschäft der Wintermonate prognostizieren
  • Termin in stressfreier Zeit festlegen
  • Locations suchen, die zu dem gewünschten Stil der Weihnachtsfeier passen
  • Über technische Ausstattung, Bestuhlung, Personal, Parkmöglichkeiten, Kosten und Buchungsbedingungen der Location informieren
  • Besichtigung verschiedener Locations
  • Passende Location mieten
  • Sofern notwendig: Mitfahrgelegenheit für Gäste arrangieren
  • Sofern notwendig: Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste organisieren
  • Umfrage über kulinarische Vorlieben und Unverträglichkeiten der Gäste starten
  • Ergebnisse auswerten
  • Über Cateringangebot der Location informieren
  • Sofern dies abgelehnt wird: Cateringangebote von externen Dienstleistern recherchieren, die zu Vorgaben der Gäste passen
  • Für gesetztes Essen, Buffet oder Flying Buffet entscheiden
  • Festlegen, welches Getränkeangebot zur Verfügung gestellt werden soll
  • Eventuell Getränkepauschale mit dem Caterer aushandeln

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Über die Autorin
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