ZeitmanagementAblenkungen vermeiden und Zeit gewinnen

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Alle paar Minuten checken wir unsere E-Mails. Selbst dann, wenn wir wichtige Aufgaben erledigen müssen. Unser Drang, immer und überall informiert zu sein, macht einen anderen Umgang mit Zeit erforderlich.
erschienen: 01.10.2016
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Technologien und Kommunikationsmittel wie E-Mails, SMS, soziale Netzwerke oder Apps haben Flexibilität und eine höhere Geschwindigkeit für den Informationsaustausch geschaffen. Für Unternehmen ist dies bereits zum essenziellen Vorteil im Wettbewerb geworden. Eine repräsentative Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Aris etwa kommt zu dem Ergebnis, dass rund 70 Prozent der deutschen Unternehmen für die interne Kommunikation Online-Medien nutzen. Auch interne soziale Netzwerke, in denen Mitarbeiter sich verlinken können, Status-Updates schicken und Arbeitsgruppen bilden können, sind kaum mehr wegzudenken. Diese Arbeitsformen verlangen von den Beschäftigten ein regelmäßiges Abrufen aller eingesetzten Medien, um immer aktuell informiert zu sein. Die Arbeit wird dadurch schneller und einfacher. Doch: Das mehrmalige Abrufen der unterschiedlichen Medien benötigt Zeit.

Das Abrufen aller Kommunikationsmedien wird zum Zielzustand

Die Bereitschaft zu ständiger Informiertheit erklären Psychologen mithilfe des Belohnungsstrebens. Durch die Forderung nach Aktualität wird der Moment, in dem alle Medien abgerufen und alle neuen Informationen aufgenommen wurden, zum Zielzustand. Ist dieses Ziel erreicht, stellt sich ein Gefühl der Zufriedenheit ein. Da sich ständig Neues ereignen könnte, ist dieses Zufriedenheitsgefühl aber nur von kurzer Dauer. Infolgedessen werden wieder alle Medien überprüft, um das Ziel abermals zu erreichen. Oft werden die Inhalte dann nur kurz wahrgenommen und nicht richtig verarbeitet.

Durch die modernen Hilfsmittel ist dies aber auch nicht mehr nötig. Viele Informationen, für die man früher die Leistungen seines Gedächtnisses benötigte, werden heute auf Festplatten, auf Servern im Internet oder auf Smartphones abgelegt und können dort jederzeit abgerufen werden. Dieses Abladen von Informationen macht unser Gehirn frei für neue Informationen, zum Beispiel für das Bearbeiten komplexer Sachverhalte oder für Kreativität. Die Technik verändert also auch das Wahrnehmen und Verarbeiten von Informationen.

Das Problem von Informationen in Echtzeit

Achteten wir früher bewusst auf bestimmte Informationen und wiederholten diese aktiv, um sie im Gedächtnis zu verankern – zum Beispiel Termine oder Kontaktdaten – so nehmen wir diese Informationen heute zwar ebenfalls wahr. Wir gehen aber auch automatisch davon aus, dass diese nicht mehr gespeichert werden müssen, sondern eben auch im Internet oder auf dem Smartphone abrufbar sind. So schafft die Technik Zeit für andere Prozesse und nimmt damit direkt Einfluss auf unser Zeitmanagement.

Moderne Kommunikationstechnologien beeinflussen aber auch unsere Aufmerksamkeit. Diese immer auf die Arbeit zu richten, fällt uns heute oft schwer. Unterschiedliche Medien signalisieren in Echtzeit, wenn sich etwas ereignet. Die Folge: Die Gefahr der Ablenkung ist hoch. Die Aufmerksamkeitsspanne kann gleichzeitig maximal sieben Reize verarbeiten. Sobald mehr Reize zur Verfügung stehen, kann keines der Signale mehr richtig verarbeitet werden. Die Folge ist ein Sinken der Arbeitsleistung. Bei mehr als sieben Reizen, kann das Gehirn nicht mehr präzise filtern, was gerade relevant ist und was nicht. Deshalb muss die Aufmerksamkeit so gesteuert werden, dass generell nicht zu viele Reize in der Umgebung auf einen einwirken.

Dazu gehört zum Beispiel auch ein aufgeräumter Schreibtisch, ein geordneter Desktop, ein aufgeräumtes Postfach oder ein vernünftiges Ablagesystem. Erfordern bestimmte Aufgaben viel Aufmerksamkeit, sollten alle Geräte, die Ablenkung schaffen können, abgeschaltet werden: das Telefon auf lautlos stellen oder die akustische Benachrichtigungsfunktion beim Eintreffen einer neuen E-Mail deaktivieren.

Eine Ablenkung dauert im Schnitt bis zu neun Minuten

Sinnvoll ist es zudem, alle nicht erforderlichen Programme auf dem PC abzuschalten oder soziale Netzwerke nicht regelmäßig zu aktualisieren. Gerade zu Beginn erfordert diese neue Arbeitsweise viel Selbstdisziplin, doch dafür reduzieren wir die Quellen für Ablenkungen und schaffen ein Mehr an Aufmerksamkeit für die eigentliche Aufgabe. Studien haben ergeben, dass eine Unterbrechung beziehungsweise eine starke Ablenkung durchschnittlich sechs bis neun Minuten dauert. Zusätzlich vergehen noch in etwa vier bis sechs Minuten, bis wir uns wieder vollständig ins Thema hineingedacht haben und die Aufgabe auf dem gleichen Niveau fortführen können.

Wir überprüfen alle 1,5 Minuten unsere E-Mails

Gerade Social-Media-Nutzer werden zunehmend ungeduldig. Sie gewöhnen sich daran, dass alles zu jeder Zeit verfügbar ist. Die Fähigkeit zu fokussieren nimmt ab. Gleiches gilt für die Aufmerksamkeitsspanne. Sie soll heute bei gerade einmal fünf Sekunden liegen. Zum Vergleich: Noch vor zehn Jahren sprach man von zwölf Minuten. Im Durchschnitt überprüft ein Sachbearbeiter pro Stunde 30 bis 40 Mal seine E-Mails – also alle 1,5 Minuten!

Dabei würden wir fest eingeplante Zeiten, in denen wir E-Mails bearbeiten, effektiver nutzen und damit sogar ein höheres Befriedigungsniveau erreichen als durch das Bearbeiten einzelner Nachrichten zwischendurch. Faustregel: Nicht jede neu eintreffende E-Mail kurz lesen, dann auf später verschieben und sich dadurch von der eigentliche Aufgabe ablenken lassen! E-Mails besser am Stück bearbeiten. Dadurch reduzieren wir Ablenkungen und schieben die E-Mail-Bearbeitung nicht auf. Wählen wir zum Beispiel die blockweise Bearbeitung, können wir E-Mails auch nach Prioritäten ordnen.

Wichtige von weniger wichtigen Aufgaben unterscheiden

Je mehr Signale auf uns einströmen, desto wichtiger wird eine bewusste Priorisierung. Oft erledigen wir vor den eigentlich wichtigen Aufgaben die dringlichen, weil uns dies die Forderung nach Aktualität suggeriert. Meist sind aber die vermeintlich dringlichen Aufgaben unwichtig und können auch delegiert oder deren Erledigung gar verschoben werden. Wir sollten uns in solchen Situationen folgende Frage stellen: Welche Aufgabe würde ich erledigen, wenn ich nur noch Zeit für eine einzige Aufgabe hätte? Durch diese einfache Methode gelingt es, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Fazit

Die Möglichkeiten zahlreicher Kommunikationstechnologien bringen die Gefahr des Verzettelns bei der Erledigung von Aufgaben mit sich. Oft verlieren wir dabei den Überblick für das, was wirklich wichtig ist. Für den richtigen Umgang mit diesen Technologien ist daher ein angepasstes Zeitmanagement hilfreich.

Checkliste: So erledigen Sie Ihre Aufgaben effektiv

  • Quellen für Ablenkungen minimieren
  • Immer feste Zeiten einplanen
  • Richtig und vernünftig priorisieren
  • Alles, was nicht länger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen
  • Zeitintensive oder anstrengende Aufgaben morgens während der höchsten Leistungskurve erledigen
Über den Autor
Rüdiger Maas

Rüdiger Maas ist Psychologe und geschäftsführender Gesellschafter der Maas Beratungsgesellschaft mbH. Das Unternehmen bietet professionelle Beratung für Unternehmen sowie Coaching und Mediation für Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Berater vereinen Expertenwissen aus Wirtschaft und Psychologie mit langjähriger und internationaler Beratungserfahrung.

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