ZeitmanagementTipps gegen Zeitfresser

Die Kollegen gehen pünktlich nach Hause und Sie sitzen immer noch im Büro? Sagen Sie Zeitfressern den Kampf an!
erschienen: 17.06.2014

Zeitdiebe

Lassen Sie sich von Kollegen nicht in endlose Gespräche verwickeln. Wenn Sie auf dem Flur angesprochen werden, dann bleiben Sie stehen. So kann der Kollege Sie nicht in Ihr Büro begleiten und sich dort „einnisten“. Auf die Frage „Hast du kurz Zeit?“ antworten Sie: „Wann genau?“ Dann suchen Sie den Kollegen in seinem Büro auf, damit Sie bestimmen können, wann die Besprechung für Sie zu Ende ist.

Meetings

Ist die genaue Dauer nicht festgelegt, kann das Meeting zu einem echten Zeitfresser werden. Ist keine Agenda festgelegt, wissen Sie nicht, worauf Sie sich vorbereiten sollen. Lassen Sie sich die Agenda und die Zeitplanung vorab geben. Wenn das nicht möglich ist, klären Sie mit dem Moderator gleich zu Beginn: Was sind die Ziele? Was soll besprochen werden? Wann ist die Besprechung in jedem Fall zu Ende?

E-Mails

Schalten Sie die automatische Posteingangsmeldung Ihres E-Mail-Programms ab! Kümmern Sie sich zu festgelegten Zeiten um die Bearbeitung der E-Mails. Drei Mal am Tag können schon ausreichend sein, beispielsweise zu Beginn am Morgen, nach dem Mittagessen und zirka eine Stunde vor Feierabend.

Biorhythmus

Beobachten Sie Ihre Tagesform im Laufe einer durchschnittlichen Woche. Wann sind Sie besonders produktiv? Wann haben Sie Ihr Leistungstief? Gerade dann, wenn Sie müde und schlapp sind (nach dem Mittagessen), kommen Sie mit den schwierigen Aufgaben nicht voran. Planen Sie hier einfache Routineaufgaben wie Post sortieren oder E-Mails bearbeiten ein. Die wichtigen und schwierigen Aufgaben gehen Sie an, wenn Sie in Topform sind.

Aufgabenliste

Erstellen Sie eine Aufgabenliste und sortieren Sie die einzelnen Aufgaben nach Priorität. Arbeiten Sie die Aufgaben von oben nach unten ab. Selbst wenn Sie am Ende des Arbeitstages nicht alle Aufgaben der Liste abgearbeitet haben, wissen Sie, dass Sie die wichtigsten Aufgaben erledigt haben.

Nein sagen

Lehnen Sie alle Aufgaben und Anfragen ab, die für Ihre Ziele und Ergebnisse nicht wichtig sind. Besonders dann, wenn Sie schon sehr viel zu tun haben. Geben Sie zu jedem Nein eine Begründung oder bieten Sie eine Alternative an; zum Beispiel, dass Sie die Anfrage später bearbeiten werden. Schreiben Sie mögliche „Nein-Antworten“ schon vorher auf, damit Sie die Formulierung gleich parat haben.

Ihr Tipp gegen Zeitfresser

Wie gehen Sie persönlich gegen Zeitfresser vor? Haben Sie einen Tipp für unsere Leser? Schreiben Sie an: redaktion@business-wissen.de.

Über die Autorin
Alexandra Neidhardt
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