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ZeitmanagementWie Sie mit besserem Zeitmanagement Stress abbauen

Jeder hat ihn, keiner will ihn. Gemeint ist der Stress, der vor allem durch ständigen Zeitdruck erzeugt wird: Scheinbar müssen immer mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigt werden. Und das möglichst bei einer Fehlerquote von Null. Ein wirksames Gegenmittel besteht darin, mit der Ressource Zeit möglichst effizient umzugehen und diese so gut wie möglich zu nutzen.
erschienen: 21.08.2009

Planen Sie gut, aber nicht detailliert

Projekte und komplexe Arbeitsschritte sollten gut überlegt sein, deshalb lohnt es sich selbstverständlich, Zeit darauf zu verwenden. Wie viel davon sinnvoll angelegt ist? Als Faustregel gilt: Je stabiler die wichtigen Faktoren sind (Verfügbarkeit von Ressourcen, Zuverlässigkeit von Abläufen), desto detaillierter kann die Planung sein. Je unsicherer die relevanten Faktoren sind, desto weniger sollten Sie planen und sich darauf verlassen, dass Sie mit auftauchenden Schwierigkeiten schon fertig werden können.

Wenn also Entscheidungsvorlagen terminiert werden, fragen Sie nach, wie die geplante Vorgehensweise ist. Bei zeitintensiven Punkten fragen Sie nach: "Was bringt das?" Gibt es darauf keine stichhaltige Antwort, streichen Sie den Punkt aus der Vorbereitung und gewinnen so Zeit für Wichtigeres. Für Meetings gilt dasselbe: Probleme sollten möglichst zeitnah zu dem Zeitpunkt, an dem sie voraussichtlich auftreten werden, besprechen.

Ändern Sie Gewohnheiten

So mancher Stress ist hausgemacht, weil zur Verfügung stehende Hilfsmittel nicht konsequent genutzt werden. Dabei ist vieles nur eine einfache Umstellung der Gewohnheiten: Handschriftliche Telefonnotizen sollten der Vergangenheit angehören. Schreiben Sie besser direkt in ein leeres E-Mail-Formular. Dann haben Sie es mit der Weitergabe der Informationen viel einfacher und können auch hastig notierte Daten später noch gut lesen.

Erstellen Sie grobe Checklisten Ihrer wichtigsten, wiederkehrenden Tätigkeiten. Nehmen Sie sich dann die größten Zeitfresser vor und prüfen Sie, ob Sie durch eine Veränderung Ihrer Arbeitsgewohnheiten nicht schneller werden können. Müssen bestimmte Informationen immer wieder neu beschafft werden oder können diese nicht automatisiert vorliegen, in dem Sie sich in diverse Verteiler eintragen? Nutzen Sie alle Möglichkeiten der vorhandenen Software konsequent? Befragen Sie gegebenenfalls Ihren IT-Betreuer, welche Möglichkeiten es gibt.

Lassen Sie sich helfen

Wer alles konsequent selbst macht, ist bei erhöhtem Arbeitsanfall schnell überlastet. Entlastung muss auch und gerade dann eingeübt werden, wenn der Arbeitsanfall normal ist. Nur dann haben Sie Zeit, mit Mitarbeitern und Kollegen die Zusammenarbeit einzuüben und effizient zu gestalten. Prüfen Sie deshalb vor allem wiederkehrende Abläufe auf die Möglichkeit, sie permanent oder zeitweise outzusourcen. Eine weitere Möglichkeit ist das Vier-Augen-Prinzip: Sprechen Sie mit einer anderen Person, die räumlich in Ihrer Nähe arbeitet, regelmäßig über Ihre Aufgaben. Durch den Austausch weiß der andere im Ernstfall dann sofort Bescheid und kann Ihnen unter die Arme greifen. Hier gilt natürlich das Prinzip der Gegenseitigkeit, sonst funktioniert es auf Dauer nicht.

Nutzen Sie die Zeitachse

Stress entsteht, weil in sehr kurzer Zeit eine verhältnismäßig große Menge an Arbeit zu erledigen ist. Bei kühler Betrachtung zeigen sich aber häufig Möglichkeiten, Arbeit auf der Zeitachse zu verschieben: Es gibt in fast jedem Arbeitsgebiet Zeitphasen, in denen es ruhiger ist. Die Kunst ist es also, alle Aufgaben, wo das möglich ist, von einer stressigen Phase in eine ruhigere zu verschieben. Versuchen Sie also, wenn es wieder mal drunter und drüber geht, den Überblick zu behalten und bewusst zu entscheiden, was warten kann und was nicht. Dabei gilt es, einer weiteren Gefahr zu entgehen: Nämlich ständig einen Berg von Arbeit, der zwar nicht zeitkritisch, aber dennoch wichtig ist, vor sich herzuschieben. Das dadurch erzeugte Gefühl, nie mit der Arbeit fertig zu werden, ist nämlich ein häufiger Stressauslöser.

Erhöhen Sie Ihren Autonomiegrad

Viele stressreduzierende Maßnahmen funktionieren nur, wenn Sie sich Ihr Arbeitsgebiet einigermaßen selbständig gestalten können. Je mehr Sie durch Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte fremdbestimmt sind, desto weniger können Sie gegen Stress unternehmen. Versuchen Sie deshalb ständig, den Grad Ihrer Autonomie zu erhöhen.

Dies gelingt Ihnen dadurch, dass Sie sich bei allen Aufgaben stets über das Woher und Wohin Gedanken machen. Denn wenn Sie die Abläufe des Ihnen zuliefernden Arbeitsbereiches kennen, deutet sich eine erhöhte Arbeitsbelastung schon frühzeitig an, und Sie können sich darauf vorbereiten. Dasselbe gilt auch für jenen Arbeitsbereich, an den Sie Ihre fertige Arbeit liefern: Mit Kenntnis der dortigen Abläufe können Sie sehr gut selbst einschätzen, welche Ihrer Aufgaben wirklich dringend ist und welche nicht.

Tipp

Ein gutes Zeitmanagement hat sehr viel mit einer Wochen- und Tagesplanung zu tun. Diese sollte ca. 40 Prozent Ihrer Zeit im Vorhinein mit den wichtigsten Problemen beinhalten. Die restlichen 60 Prozent der Zeit stehen für die Erledigung unvorhersehbarer und dringender Angelegenheiten zur Verfügung. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nicht immer nur reagieren, sondern wirklich vorankommen.