Chefassistenz - So unterstützen Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin

Fachbeitrag von Management-Institut Dr. A. Kitzmann
Die Vielzahl der Aufgaben macht eine optimale Chefassistenz immer wichtiger. Halten Sie Ihrer Chefin oder Ihrem Chef den Rücken frei. Lernen Sie in diesem Seminar Arbeitsmethoden und Kommunikationstechniken aus der Praxis für Ihre Arbeit kennen.

Die linke oder rechte Hand des Unternehmers, des Geschäftsführers oder der leitenden Führungskraft zu sein, ist ein Ziel vieler junger Frauen und Männer in Unternehmen. Auch wenn die Gleichberechtigung am Arbeitsplatz ein vereinbartes Ziel ist, so ist die Chefassistenz häufig noch immer ein Arbeitsgebiet von Frauen. Einerseits werden Frauen aufgrund des Vorurteils Multi-Tasking bevorzugt behandelt, andererseits ist diese Zuordnung historisch gewachsen.

            TIPP: Können Sie Auto fahren? Dann sind Sie ein Mulit-Tasking-Talent: unterschiedliche motorische Handlungen zu gleicher Zeit veranlassen, Schalter betätigen, Schilder erkennen und entsprechend reagieren sowie nebenbei noch ein Gespräch führen oder das Radioprogramm verfolgen. All das bedeutet: Multi-Tasking.

Gegen Ende des 19. Jahrhunderts und mit Beginn des 20. Jahrhunderts waren Sekretärinnen fast ausschließlich weiblich. Dies ist zum einen eine Folge der Geschichte und dem daraus resultierenden männlichen Arbeitskräftemangel, zum anderen hatten Frauen lange Zeit weder Zugang zu allen Ausbildungen noch war jeder Beruf für Frauen erlaubt. Die Sekretärin als Hilfskraft und Unterstützung des männlichen Vorgesetzten war zu jener Zeit vor allem für junge Frauen ein begehrter Beruf, bot er doch auch die Möglichkeit, einen Partner kennenzulernen. Bis in die 60er und 70er Jahre des 20. Jahrhunderts gehörte für Frauen die Eheschließung zum festen Bestandteil im jungen Erwachsenenleben. Und je besser ein Ehemann verdiente, desto schöner konnte eine gemeinsame Zukunft sein. All das ist heute Vergangenheit und höchstens historisch interessant. Das Berufsbild der Chefassistenz ist allerdings noch immer mehrheitlich weiblich und die Anforderungen an diesen Beruf sind mit der Vergangenheit nicht zu vergleichen. Waren früher Diktat und Schreibmaschine ausreichend, brauchen Chefassistentinnen heute

  • umfassendes EDV-Wissen von Office-Anwendungen bis hin zu Grafik- oder Bildbearbeitungssoftware
  • hervorragende administrative Fähigkeiten; von der Delegation einfacher Aufgaben bis hin zur Organisation von Werbemaßnahmen, kompletter Büroausstattung oder Personalangelegenheiten
  • Sach- und Fachwissen: von allgemeinen Aufgaben eines Unternehmens bis hin zur Organisation originärer Sachaufgaben
  • Sprachkenntnisse
  • psychologisches Grundwissen
  • hervorragende kommunikative Fähigkeiten

sowie das Talent, für alles und jeden eine freundliche Ansprechpartnerin zu sein, die das entgegengebrachte Vertrauen verdient.

Eine besondere Rolle nimmt hierbei der Chef bzw. die Führungskraft ein, für die eine Chefassistentin bzw. ein Assistent tätig ist. Offenheit, Vertrauen und Ehrlichkeit sollten oberstes Gebot sein, denn auch eine Chefsekretärin ist darauf angewiesen, Kenntnis von wesentlichen Inhalten, Terminen, Personen und Strategien zu haben. Vielleicht muss sie nicht jede Einzelheit beherrschen – souveräne Assistenten und Assistentinnen können mit plötzlichen Wissenslücken umgehen – aber sie muss wissen, wo Prioritäten liegen und welche Themen vorrangig zu behandeln sind. Eine gute Chefassistentin weiß, was ihre Führungskraft will und bis wann die Dinge auf den Weg gebracht werden müssen. Besteht eine besonders enge Bindung zwischen Führungspersönlichkeit und Chefassistenz erinnert sie auch an private wichtige Termine oder weist auf kommende Besonderheiten hin.

            TIPP: Wenn Sie Chefassistentin oder Assistent der Geschäftsleitung werden möchten, schauen Sie sich den Menschen an, mit dem Sie eng zusammenarbeiten werden. Was wissen Sie schon jetzt über sie oder ihn und können Sie dieser Person gegenüber loyal sein?

Insbesondere eine Chefassistentin bzw. ein Assistent ist mehr als ein Aushängeschild des Unternehmens. In diesem Büro gehen wichtige Personen ein und aus; es kommen Anrufe an, die die Zukunft des Unternehmens maßgeblich beeinflussen können. Eine Chefassistentin muss das Gefühl vermitteln, für alle Fragen ansprechbar zu sein, jedes Problem lösen zu können und nicht böse zu sein, wenn sie übersehen, nicht erwähnt oder einfach an die Seite gedrängt wird. Dies gelingt nur

  • mit einer gesunden Portion Selbstbewusstsein,
  • umfassender Handlungskompetenz, 
  • Kreativität und Erfindungsreichtum,
  • Humor.

Gelingt es der Chefassistentin, für eine angenehme Atmosphäre zu sorgen, in der Gäste sich wohl und Gesprächspartner sich willkommen fühlen, dann hat sie die Voraussetzungen für konstruktive Gespräche und erfolgreiche Verhandlungen geschaffen. Für Inhalte und Fakten sind die Vorgesetzten zuständig, deshalb ist auch das Abgeben eine wesentliche Kompetenz für Chefassistentinnen und Assistenten.

» Chefassistenz - So unterstützen Sie Ihren Chef

erstellt am: 04.08.2016

Über den Autor
Management-Institut Dr. A. Kitzmann

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