Entwicklungsprojekte priorisieren und Projektentscheidungen vereinfachen

Fachbeitrag von SolidCreativity GmbH
Erfolgreiche Projekte brauchen zügiges und gutes Entscheiden. Während sich die meisten Projektorganisationen damit schwer tun, haben andere ihre Entscheidungskompetenz zu einem echten Wettbewerbsvorteil entwickelt. Und sie beweisen: Kluges und effizientes Entscheiden und Priorisieren ist kein Hexenwerk - wenn in die Entwicklung weniger, einfacher Entscheidungsregeln investiert wird.

Manchen Organisationen geht das Priorisieren ihrer Entwicklungsprojekte leicht von der Hand. Sie treffen rasch sinnvolle Entscheidungen. Dem überwiegenden Teil fällt diese Aufgabe jedoch schwer. Grund für die Schwierigkeit ist, dass solche Entscheidungen stets mit unvollständigen Informationen, in einem dynamischen Umfeld zu treffen sind.

Dabei sehen wir bei unseren Beratungen immer wieder, welchen Nutzen zügiges Entscheiden bringt:

- Die Projekte gelangen rascher zur Ausführung

- Der Erfolg der Projekte ist im Durchschnitt höher

- Zeitersparnis durch weniger interne Diskussion

- Die Arbeitszufriedenheit aller Beteiligten steigt

Das Erfolgsgeheimnis effektiver Entscheider?

Zunächst geht es bei Entwicklungsprojekten nie nur um eine einzige Entscheidung, sondern um verschiedene Fragen: Wird ein Entwicklungsprojekt überhaupt angenommen? Falls ja: Welchen Stellenwert hat das neue Projekt im Vergleich zu anderen? Müssen bestimmte Aufgaben outgesourct werden oder kann sie das eigene Team übernehmen?

Statt in die "Paralyse-durch-Analyse-Falle" zu geraten, folgen die effektiven Entscheider meist wenigen, einfachen Regeln. In fast allen Fällen, die wir beobachtet haben, kommen solche Regeln zur Anwendung.

Einfache Entscheidungsregeln

Rufen Sie sich zwei Entscheidungsteams vor Ihr geistiges Auge: Jedes der beiden Teams steht vor der Aufgabe, einige neue Vorschläge für Entwicklungsprojekte zu beurteilen.

Die Entscheider von Team 1 haben im Vorfeld bereits einige wenige, leicht nachvollziehbare Kriterien für sich festgelegt. Daher evaluieren sie die präsentierten Vorschläge ohne lange Umschweife aufgrund dieser Entscheidungskriterien. Sie brauchen nur eine halbe Stunde, um eine Entscheidung zu treffen, hinter der alle stehen.

In Team 2 indessen debattiert das Komitee vier Stunden lang, kommt auf drei unterschiedliche Meinungen – und eine Entscheidung ist noch lange nicht in Sicht. Damit wenigstens irgendetwas passiert, wird beschlossen, dass eine Arbeitsgruppe den Fall prüfen und bewerten - und verschiedene Szenarien durchspielen sollen. Nach Ablauf eines Monats sollen die Ergebnisse den Projektentscheidern vorgelegt werden.

Machen es die Entscheider von Team 2 richtig? Ist gewissenhaftes Vorgehen nicht unumgänglich, vor allem dann, wenn es sich um Entscheidungen von großer Bedeutung handelt?

Das Argument hätte etwas für sich - falls hoher Entscheidungsaufwand tatsächlich bewirkt, dass am Ende sinnvollere Entscheidungen gefällt werden.

Doch dies ist nicht der Fall!

Warum, möchten ich Ihnen im Folgenden erläutern:

Entscheidende Erkenntnisse 

Der erste Hinweis stammt aus einer Studie aus Israel, die im Jahr 2011 publiziert wurde. Untersucht wurde, wie sich bestimmte Rahmenbedingungen auf richterliche Beschlüsse auswirken. Die Studie nennt über 1000 Fälle, bei denen immer die gleiche Frage im Mittelpunkt stand: Muss ein Beschuldigter die Zeit bis zu seiner Gerichtsverhandlung in Untersuchungshaft absitzen oder darf er vorerst auf freiem Fuß bleiben?

Was denken Sie: Welcher Faktor beeinflusste die Entscheidung der Richter am stärksten?

Antwort: Die Zeitspanne, die seit ihrer letzten Essenspause vergangen war.

Unglaublich, aber wahr: Wenn die Richter unmittelbar nach ihrer letzten Mahlzeit Entscheidungen fällten, kamen 60% der Angeklagten frei. Je weiter ihr letzter Snack zurücklag, desto seltener neigten die Richter dazu, die Angeklagten nach Hause zu schicken. Und nur 10% der Beklagten wurden freigelassen, wenn die nächste Mahlzeit der Richter bereits kurz bevorstand.

Trotzdem sind natürlich Richter im Allgemeinen überzeugt, dass für ihre Entscheidung nur die Faktenlage relevant ist.

Was bedeutet das für die Präsentation eines Innovationsprojekts? Die wissenschaftlichen Ergebnisse sprechen eine deutliche Sprache: Wenn die Entscheidungsträger Ihr Projekt erschöpft und mit niedrigem Blutzuckerspiegel beurteilen, stehen die Chancen für ein positives Urteil deutlich schlechter. Idealerweise sollten Sie Ihr Projekt dann präsentieren, wenn Ihre Zuhörerschaft satt und erholt ist, also etwa nach dem Mittagessen!

Klingt lustig, ist aber ernst gemeint: Gewisse Rahmenbedingungen, die den Beteiligten meist nicht einmal bewusst sind, wirken sich dramatisch auf die Entscheidungsfindung aus. Da aber diese Bedingungen mit dem eigentlichen Projekt gar nicht in Verbindung stehen, können sie zu gravierenden Entscheidungsfehlern führen - oder einer gezielten Entscheidungsmanipulation Tür und Tor öffnen.

Wenige, simple Entscheidungsregeln sind notwendig, um weitgehend sachliche Entscheidungen zu gewährleisten. Denn sie reduzieren den Energieverbrauch der Entscheidungsarbeit deutlich – und sorgen dafür, dass die Entscheidungen nach vereinbarten Kriterien und nicht aktuellen Stimmungen getroffen werden.     

Nicht verzetteln, sondern einfach und richtig entscheiden!

Hinweis Nummer Zwei: Die „Portfolio-Theorie“ von Harry Markowitz. Für diese Formel zum Anlageerfolg wurde der amerikanische Ökonom 1990 mit dem Nobelpreis für Wirtschaftswissenschaften ausgezeichnet. Finanzexperten nutzen sie, um die perfekte Verteilung eines Anlagevermögens auf unterschiedlich riskante Projekte zu berechnen. Dazu werden eine Reihe komplexer Variablen verwendet wie historische Renditen, Renditen-Varianz und Kovarianz der verschiedenen Anlagen.

Maximale Rendite bei gleichem Risiko – das verspricht Markowitz' komplexe Theorie. Und doch: Als der gefeierte Ökonom Jahre später von Journalisten gefragt wurde, wie er seine eigene Altersversorgung gestaltet, gestand er, dass er in persönlichen Belangen ein deutlich simpleres Konzept bevorzugte: Die 1/n-Regel. Hierbei wird - ganz einfach - der anzulegende Betrag gleichmäßig auf die verschiedenen Anlagen verteilt.

Beide Prinzipien – die komplizierte Portfolio-Theorie und die einfache 1/n-Strategie – wurden in der Zwischenzeit wissenschaftlich verglichen. Das erstaunliche Resultat: Die einfachste Regel funktioniert am besten! Bei Anwendung der komplexen Formel waren teilweise sogar finanzielle Verluste zu beklagen, während dies mit der 1/n-Regel nie passierte. In 80% aller Testläufe wurden mit der einfacheren Strategie höhere Profite erzielt.

Was lernen wir daraus? Mit Ausnahme weniger Spezialfälle schlagen einfache Entscheidungsregeln ihre komplexen Alternativen um Längen.

Daher gilt: Um richtig und sinnvoll zu entscheiden, sind Regeln unentbehrlich. In komplexen und dynamischen Entscheidungsfeldern führen komplizierte Regelwerke meist nicht zum Erfolg, gefragt sind stattdessen wenige, einfache Richtlinien. Beim Setzen wichtiger Prioritäten dienen sie uns als Kompass, um keine Zeit zu verschwenden und unser Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. 

Wie kommen Sie zu solchen einfachen, stabilen Entscheidungsregeln für Ihr Unternehmen und Ihre Entwicklungsprojekte?

Wir haben dazu ein effektives Vorgehen entwickelt:

  • Schritt 1: Festlegen des Entscheidungsthemas. Welche komplexen Entscheidungsprozesse wiederholen sich regelmäßig und bedürfen daher einfacher Entscheidungsregeln?

In unserem Feld geht es dabei oft um die Freigabe oder Priorisierung von Innovations- und Entwicklungsprojekten - oder um Gate-Entscheidungen, wie Sie sie vielleicht von Stagegate® oder vergleichbaren Vorgehensmodellen kennen. 

Bewährt ist aber auch eine globalere Vorgehensweise, bei der zuerst die wichtigsten Entscheidungsthemen der Organisation aufgedeckt werden. Über eine Visualisierung der Ursache-Wirkungsbeziehungen zwischen den Themen werden dann die besten Hebelpunkte ermittelt. Das sind die Entscheidungsthemen mit den größten Auswirkungen auf alle anderen Entscheidungen. Mit diesen Themen geht es dann zum nächsten Schritt.

  • Schritt 2: Entscheidungsziele. Welches sind die wichtigen Ziele, die durch die Einzelentscheidung verfolgt werden sollen?

Sie kennen Ihre Ziele ohnedies? Sicherlich - aber die Ziele müssen so formuliert werden, dass Sie deren Verfolgung direkt beobachten können. So wird es möglich, die Nachhaltigkeit der Maßnahmen zu messen, Abweichungen zu beobachten und gelungene Strategien nachzuvollziehen. Mit anderen Worten: Ihr Ziel braucht eine Gestalt.

  • Schritt 3: Entwicklung einfacher Regeln für Ihre Entscheidungsprozesse.

Zielführende und praktikable Entscheidungsregeln entwickeln Sie am besten im Team. Vergleichbare Themen werden gruppiert, die Vorschläge überprüft und hinterfragt. Stimmen die Annahmen, auf welchen die neuen Regeln basieren? Einigen Sie sich auf drei bis vier Regeln, die im Entscheidungsfall zur Anwendung kommen sollen. Machen Sie den „Einfachheits-Test“ - und investieren Sie in noch mindestens zwei Denk- und Gesprächsrunden mit dem erklärten Ziel, die Regeln nochmals zu vereinfachen. Planen Sie die Umsetzung Ihrer neu gefundenen Entscheidungs-Strategie. Und vergessen Sie dabei nie die Reaktionen der beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter – denn nur, wenn „alle an Bord sind“, wird die Theorie zur erfolgreichen Praxis.

  • Schritt 4: Anwenden, beobachten und nachjustieren.

Ihre neu erarbeiteten, einfachen, aber kraftvollen Entscheidungs- und Priorisierungsregeln sollten Sie nun eine Weile lang im realen Geschäftsbetrieb einsetzen und Erfahrungen sammeln.

Danach wird es Zeit für den letzten Schritt: In dem erfolgen die Feinabstimmung und eventuell nötige Korrekturen.

Professionell moderierte Entwicklung von einfachen Entscheidungsregeln

Klingt kompliziert? Ist es gar nicht. Aber wir verstehen durchaus, wenn Sie Ihren Fokus auf den Inhalt und nicht die Methode legen möchten. Warum also nicht die Planung, Gestaltung und Moderation dieser Workshops den Profis übertragen?

Wir haben die Erfahrung, setzen kreative und wirksame Tools ein und unterstützen Sie gerne dabei, künftig einfacher und zügiger zu entscheiden und zu priorisieren.

» http://www.solidcreativity.de/entwicklungsprojekte/entscheid…

erstellt am: 26.04.2016

Über den Autor
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Create-Ing. : Innovieren für Profis