Fokus als Schlüsselfaktor für erfolgreiche Projekte

Fachbeitrag von VISTEM GmbH & Co. KG
Studie zeigt: Multitasking schadet Mensch und Unternehmen

Negatives Multitasking gilt als Hauptursache für Probleme in der Multiprojekt-Steuerung in Unternehmen. Zu viele Aufgaben laufen parallel bzw. können nicht ohne Unterbrechung abgeschlossen werden. Woran liegt das? Und wie kann das geändert werden? Eine Studie, die das Unternehmen Vistem gemeinsam mit Prof. Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, durchführte, liefert Antworten.

von Claudia Simon und Wolfram Müller, Vistem*

Dank moderner Informationstechnologien kommunizieren wir auf allen Kanälen. Gleichzeitig versuchen wir eine ständig wachsende Anzahl an anstehenden Aufgaben mit höchster Geschwindigkeit zu erledigen. Der Ruf nach Effektivität und Effizienz ist allgegenwärtig. Wie ein Computer sollen wir möglichst viele Prozesse gleichzeitig steuern und dabei das Tempo weiterhin steigern. Was vielen Menschen längst bewusst ist, bestätigt nun auch eine große Studie zum negativen Multitasking 2016: Multitasking ist nicht nur eine Sackgasse, es schadet Mensch und Unternehmen in einem enormen Ausmaß. Die langfristigen Folgen, wenn auch ansatzweise bereits deutlich durch eine drastische Zunahme von körperlichen, vor allem aber psychischen Erkrankungen, sind für uns alle noch nicht abschätzbar.

Von Wertschöpfung keine Spur!
Regelmäßig werden in Unternehmen Arbeiten nicht zu Ende geführt, bevor neue begonnen werden. Mehr als 60 Prozent der Befragten denken, dass ein erheblicher Teil des Aufwands (>20%) nicht wertschöpfend eingesetzt wird. Das ist nur eines der Ergebnisse der Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“. Befragt wurden dafür 498 Teilnehmer aus 20 Branchen, darunter ca. 50 % aus Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie 50 % mit einer Zahl zwischen 1.000 und 10.000 Beschäftigen. Auch wenn die schädliche Wirkung von Multitasking im Projektmanagement in der Unternehmenspraxis bereits seit langem diskutiert wird, gab es aufgrund mangelnder systematischer Untersuchungen bislang keine gesicherten Erkenntnisse. Diese liefert nun die aktuelle Studie:

  • 25 % der Teilnehmer mit hohem Multitasking-Anteil schätzen den Erfolg ihres Unternehmens durchschnittlich schlechter ein: Potential zur Verbesserung des Projektdurchlaufs über 25 %.
  • Fast 70 % der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30 % der Projektlaufzeit eingespart werden können.
  • Nur 2 % der Befragten arbeiten nicht parallel an mehreren Aufgaben.
  • Nur 10 % der Befragten können Aufgaben ohne Unterbrechungen fertig stellen.
  • Bei fast 80 % gibt es eine erhebliche Anzahl an Spezialisten, die nicht vertreten werden können.
  • Fast 70 % der Gruppenleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen.
  • In knapp 70 % der Fälle muss auf Managementunterstützung gewartet werden bzw. verzögert sich das Projekt.
  • Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.
  • Bei fast 60 % der Befragten sind im Projektplan nur „gefühlte“ Puffer enthalten.
  • Bei 80 % der Befragten führen ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen.

Deutliches Verbesserungspotential
Ein besseres Verständnis zugrunde liegender Zusammenhänge  ermöglicht es, konkrete Verbesserungspotentiale aufzuzeigen: Wenn Projekte fließen, können mehr Projekte in kürzerer Zeit bei gleichen Ressourcen durchgeführt werden. Gut gemanagte Projekte führen zu nachhaltig florierenden Unternehmen und sichern eine zunehmende Gewinnsteigerung. Spannend an dieser Stelle: Die Einsparpotentiale wurden dort als besonders hoch eingestuft, wo die Indikatoren für Multitasking besonders ausgeprägt waren. Übermäßiges Multitasking und Einsparpotentiale bedingen sich also. Um diese Potentiale weiterhin zu heben, spielen laut Studie die Nutzung agiler Methoden sowie einer entsprechenden Projektmanagement-Methodenkompetenz eine wichtige Rolle.

Unternehmen mit einem hohen negativen Multitasking-Anteil sind deutlich weniger erfolgreich. Umgekehrt gilt: Wird in Unternehmen Projektmanagement tatsächlich gelebt, ist der negative Multitasking-Einfluss deutlich geringer.

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erstellt am: 10.11.2016

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