Fünf Fehler bei der Rechnungsstellung...die Kundenbeziehungen unnötig belasten

Meldung von Oliver Schumacher
Der Kauf ist abgeschlossen, alles hat wunderbar funktioniert. Jetzt kommt die Rechnung! Tauchen hier Fehler auf - große oder auch kleine - kann das beim Kunden Kaufreue aufkommen lassen und man hat das letzte Geschäft mit ihm gemacht.

Die Freude beim Anbieter ist verständlicherweise groß, wenn er eine Rechnung stellen kann – und sie auch noch fristgerecht bezahlt bekommt. Ebenfalls sollte es so sein, dass Kunden sich über die Rechnung freuen, da sie ja eine entsprechende Gegenleistung bekommen haben. Trotzdem gibt es viele kleine und große Fehler auf Rechnungen, die doch bei dem einen oder anderen Kunden schnell Kaufreue aufkommen lassen, oder aber zumindest Irritation und Unverständnis verursachen.

Fehler 1: Rabattspalte ohne Rabatt
Es gibt Kunden, die fordern und/oder bekommen keinen Rabatt. Umso irritierender, wenn dann auf der Rechnung doch plötzlich eine Rabattspalte zu sehen ist. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass der Kunde sich verschaukelt fühlt oder zumindest beim nächsten Mal auf einen Rabatt drängt. Denn wenn andere Rabatte bekommen, warum er dann nicht auch? Mögliche Lösung: Zwei unterschiedliche Rechnungsformulare in der EDV hinterlegen – einmal mit Rabattspalte und einmal ohne.

Fehler 2: Skonto wird nicht ausgewiesen
Häufig bekommt der Kunde Skonto angeboten, wenn er die Rechnung frühzeitig begleicht. Auf vielen Rechnungen steht dann beispielsweise „Zahlbar innerhalb von 7 Tagen mit 2 % Skonto“. Doch warum mutet man nun dem Kunden unnötig zu, die Euro-Werte Skonto und Rechnungsendbetrag womöglich händisch auf dem Beleg zu vermerken? Mögliche Lösung: Beide Beträge werden ebenfalls in Euro ausgewiesen.

Fehler 3: Zu früher Mahnlauf
In manchen Unternehmen ist das Leistungsdatum auch das Rechnungsdatum. Warum Kunden allerdings oft die Rechnung nicht gleich am Folgetag bekommen, sondern teilweise zehn Tage später, ist rätselhaft. Erst recht dann, wenn aufgrund des späten Versanddatums die Skontofrist verstrichen ist, oder kurz darauf auch schon die Mahnung eintrudelt, nur weil die Rechnung noch eine Woche liegen geblieben ist. Mögliche Lösung: Das Rechnungsdatum sollte dem Versanddatum der Rechnung entsprechen.

Fehler 4: IBAN in einem Block gesetzt
Seit einigen Monaten ist die Zahlung mithilfe der IBAN Pflicht. So manch einer, der ein Rechnungsformular entwirft, scheint sich keine Gedanken darüber zu machen, was anschließend damit geschieht. Wer die IBAN in einzelne Blöcke zerlegt, tut jedem in der Buchhaltung einen Gefallen, da sie so einfacher zu übertragen ist. Mögliche Lösung: Die IBAN auf dem Rechnungsbeleg lesefreundlich darstellen – also nicht in einem Stück schreiben.

Fehler 5: Kein Danke
In der heutigen Zeit scheint Vieles selbstverständlich, auch ein Auftrag – gerade wenn dieser von einem Stammkunden kommt. Doch warum sollte man nicht öfter einmal Danke sagen? Beispielsweise für die Bestellung, die nun berechnet wird? Mögliche Lösung: Auch auf der Rechnung lohnt es sich, noch einmal Danke zu sagen/schreiben.

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erstellt am: 18.08.2016

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Oliver Schumacher

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