Informationsflut in den Griff bekommen

Fachbeitrag von Management-Institut Dr. A. Kitzmann
Ein Tsunami ist die Informationsflut im heutigen Medienzeitalter nicht. Wäre dem so, wären Mobiltelefone, Computer und das Telefon schon längst aus den Büros verbannt worden und würden auch im Alltag gemieden. Trotzdem führt die Informationsflut zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen, für die es inzwischen auch Krankheitsbilder und Diagnosen gibt.

Ein Tsunami ist die Informationsflut im heutigen Medienzeitalter nicht. Wäre dem so, wären Mobiltelefone, Computer und das Telefon schon längst aus den Büros verbannt worden und würden auch im Alltag gemieden. Trotzdem führt die Informationsflut zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen, für die es inzwischen auch Krankheitsbilder und Diagnosen gibt:

  • ADHS (Aufmerksamkeits-Defizit-Hyperaktivitäts-Syndrom)
  • ADT (Attention-Deficit-Trait)
  • Online-Sucht

Im  Berufsleben werden viele das Aufmerksamkeits-Defizit-Merkmal (ADT) kennen:

  • Konzentrationsprobleme
  • nur kurze Aufmerksamkeitsspannen
  • Stressempfinden
  • Kopfschmerzen
  • Verspannungen

Eine geringe Frustrationstoleranz führt zu unpassenden Ausbrüchen, Aufschieben von komplizierten Aufgaben, Klagen und Mutlosigkeit. Und das alles „nur“ wegen der Informationsflut?

Folge der Informationsflut sind Verhaltensänderungen. Um jederzeit informiert zu sein, um nichts zu verpassen, um Kontakte zu halten, um Aufträge zu erledigen und die Anweisungen von Vorgesetzten umzusetzen, müssen wir jederzeit online sein, Telefonanrufe annehmen, E-Mails beantworten, den Nachrichtenticker lesen und das soziale Netzwerk mit Nachrichten versorgen. Da die elektronischen Medien schneller sind als eine Handbewegung, prasseln sekündlich Botschaften in die Postfächer und Leitungen. Je mehr Kontakte, desto mehr Antworten. Dass jemand in diesem prasselnden Dauerregen untergeht, ist kein Wunder.  Sich in Sicherheit zu bringen, scheint unmöglich. Den Aus-Knopf zu betätigen, ist nahezu ein Sakrileg. Wer diesen Ansichten zustimmt, kommt dem schädigenden Suchtverhalten gefährlich nah.  

Dass es ohne digitale Medien nicht geht, ist verständlich. Ein gesunder Umgang mit der elektronischen Kommunikation ist möglich, wenn man sich von den ungesunden Annahmen befreit:

  • jederzeit erreichbar sein zu müssen
  • alles mitteilen zu wollen
  • alles wissen zu wollen

Um dieses zu schaffen, braucht es Selbstbewusstsein, eine schnelle Auffassungsgabe, Mut zu Entscheidungen sowie einiges Handwerkszeug.

Mit Hilfe von Selektionskriterien lassen sich E-Mails sortieren und kategorisieren. Je nach Absender, Datum oder Betreffzeile kann in Sekundenschnelle entschieden werden, welche E-Mail zu lesen ist. So müssen nur wenige sofort beantwortet werden, manche gehören in einen Dateiordner und die meisten in den Papierkorb. Um die Zahl der Unterbrechungen während der Arbeit zu reduzieren, gehören den E-Mails nur noch 3 Zeiträume:

  • nach Arbeitsbeginn
  • nach der Mittagspause (oder davor)
  • eine halbe Stunde vor Feierabend

Während der übrigen Zeit sind alle Aufmerksamkeitsfunktionen wie Klingelton oder Pop-up-Fenster geschlossen. Die Verfasserinnen und Verfasser von E-Mails müssen lernen: Mein Adressat liest meine Mails und meldet sich, aber nicht sofort. Dies reduziert in manchen Fällen auch den Drang, überhaupt eine E-Mail zu schreiben, denn mancher Inhalt erweist sich nach einer kurzen Bedenkzeit bereits als überflüssig.

Ein effektives Zeitmanagement kann auch für andere online-Dienste sinnvoll sein. Wer eine dringende Antwort braucht, kann das Telefon benutzen oder persönlich nachfragen. Ist die Telefonleitung besetzt oder der Kollege im Gespräch, kann er keine Antwort geben, weil seine Aufmerksamkeit anderweitig besetzt ist. Insofern hat die geistige Abwesenheit einen guten Grund und ist somit zu akzeptieren. Auf mehreren Kanälen gleichzeitig sinnvolle Arbeit zu leisten, ist unmöglich. Dies ist die Erlaubnis, es gar nicht erst zu versuchen.

Dass Telefonate bzw. E-Mails nach Feierabend, im Urlaub oder am Wochenende nicht beantwortet werden müssen, wissen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Dieses Recht in Anspruch zu nehmen, fällt vielen schwer, denn

  • unersetzbar zu sein
  • wichtig zu sein
  • gebraucht zu werden

sind Gefühle, die stolz machen. Die Kehrseite dieser Medaille ist mangelnde Selbstfürsorge. Wenn schon Vorgesetzte oder Chefs ihrer Fürsorge-Pflicht für ihre Beschäftigten nicht nachkommen, ist es Aufgabe des bzw. der Angestellten selbst, gut für sich zu sorgen. Und um gut durch die Arbeitswoche, den Monat, das Jahr zu kommen, sind Auszeiten überlebenswichtig. Das Argument für einen uneinsichtigen Vorgesetzten lautet: „Um auch morgen effizient für Sie arbeiten zu können, braucht mein Gehirn eine Pause. Sonst dreht es durch und dann bin ich krank. Und das werden Sie nicht wollen, oder?“


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erstellt am: 20.02.2017

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