Wichtiges zuerst, Dringendes gar nicht erledigen!

Fachbeitrag von INTEGRAL-MANAGEMENT
Zu beobachten ist, dass viele Führungskräfte auch beim Thema Zeit mehr der Effizienz als der Effektivität folgen. Das hat zur Folge, dass mehr Wert auf das Managen (ver-Planen) derselben als auf inhaltlich Qualität gelegt wird.

In letzter Zeit habe ich wieder viel über "zu wenig Zeit" und "Zeitprobleme" gehört. Vielleicht klingeln Ihnen bei diesem Thema auch die Ohren. Dies hat mich zu folgendem Führungs-Tipp angeregt: 
"Eine gute Führungskraft erledigt die wichtigen Dinge zuerst und die dringlichen gar nicht!"

Vorab sei gleich festgestellt:
1. Es gibt nicht zu wenig Zeit, da jeder von uns die bekannten 24 Stunden am Tag mit jeweils 60 Minuten und jeweils 60 Sekunden hat. Punkt!
2. Aufgrund dessen gibt es kein Zeitproblem, sondern höchstens eine individuell problematische Sicht auf die eigene Zeit bzw. den Umgang mit dieser.

Zu beobachten ist, dass viele Führungskräfte auch beim Thema Zeit mehr der Effizienz als der Effektivität folgen. Das hat zur Folge, dass mehr Wert auf das Managen (ver-Planen) derselben als auf inhaltlich Qualität gelegt wird. Dies erklärt auch den Erfolg der vielen Planungsinstrumente. Natürlich ist vernünftige Planung unentbehrlich!
Es ist aber Nonsens, einen Plan gut abzuarbeiten, wenn die Inhalte nicht zum Wesentlichen meiner Arbeit gehören.
Es ist ebenfalls ein Unding etwas zu optimieren, wenn es mich gar nichts angeht. Das Reiten toter Pferde hat aber immer noch gute Konjunktur.

Ergo: Erfassung vor Planung!

Der entscheidende erste Schritt ist, dass Führungskräfte einen Überblick gewinnen, wo bzw. wofür ihre Zeit wirklich verbraucht wird.
Ich schließe hier an meinem  FührungsTipp http://fuehren-ohne-leiden.de/arbeits-kontra-leistungsbilanz/ vom Juni des Jahres an, dass die Arbeitsbilanz überhaupt nichts mit der Leistungsbilanz zu tun haben muss. Sollte sie, tut sie aber nicht immer, wie Sie bei aufmerksamer Beobachtung Ihrer Mitarbeiter oder gar sich selbst schon festgestellt haben.
Genauso wenig trägt die Erledigung von Dringlichem zur Erreichung Ihres Zieles bei; eher dem von  Anderen!

Widmen Sie sich also wieder einmal konkret Ihrer Zeiterfassung und machen Sie keine Doktorarbeit daraus. Eine Woche ein Blatt Papier pro Tag genügen für den Anfang. Meine Anregung wäre:

  1. Sie schreiben sich auf, welche wesentlichen (zielführenden) Aufgaben Sie am Tag zu erledigen wollen.
    • Jede wird daraufhin hinterfragt, welchem Ziel sie dient bzw. welchen Beitrag sie leistet.
    • Idealerweise markiert nach Prioritäten
  2. Jede dieser Aufgaben erhält eine Zeitprognose
  3. Sie führen parallel dazu auf dem gleichen Blatt eine Dringlichkeitsliste, in der Sie die Zeiten festhalten:
    • Wer Sie wann wie lange unterbricht.
    • Angenommene Anrufe, die nur für den Anrufer wichtig sind.
    • Post und Berichte lesen, die für Sie nicht wichtig sind, weil sie keinerlei Zielbeitrag leisten.
    • An welchen "sekundären" Meetings Sie teilnehmen.
    • Mit wem Sie reden, ohne dass Ziel und Handlung eine Relevanz haben (Lustgespräche).
    • Wo Sie Kontrollzeit verbrauchen, obwohl das unnötig ist.
    • Wann Sie Ihren "pastoralen Krankenschwesterntrieb" ausleben, um es irgendwem rechtzumachen oder um ihn von Denk-Kopfschmerz zu befreien.
    • Sie sich um Nichtigkeiten kümmern, die Sie einfach nichts angehen.
    • Wo Sie und andere Pedanterie und Perfektionismus zeigen, obwohl Sie wissen, dass der Aufwand in keinem Verhältnis und Bezug zu Ihrem Ziel stehen.

Davon ziehen Sie 25% Beziehungspflege-Rabatt ab. Konnten Sie Blöcke abarbeiten oder hat es Ihre Planung regelrecht zerrissen? Derlei Zeitprotokolle beweisen, dass wir viel zu viel Dringliches tun und uns den wichtigen Aufgaben zu wenig widmen.
Und Vorsicht: Basteln Sie sich keine neuen Ziele, nur um Ihren Zeitverbrauch zu rechtfertigen. Fragen Sie sich eher, welche Dringlichkeiten Sie vom Punkt 3 selbst initiiert haben.

Erst wenn Sie wissen wo Ihre Zeit eigentlich bleibt, können Sie anfangen, Ihre Zeitgestaltung zu optimieren. Und das bleibt als weiterer Schritt anspruchsvoll genug.
Wenn Sie alle 6 Monate eine solche Zeiterfassung durchführen, werden Sie auch bei bestem Willen feststellen, wie schnell Sie immer wieder aus der Spur kommen. Affenwerfer und Zeitdiebe haben ein hohe Präsenz.

Ich rechne es Ihnen gerne vor:
"1 verplemperte Stunde einer Führungskraft am Tag kosten in 10 Jahren ca. 300.000 - 500.000€!"
Managementpapst Peter Drucker hat zu diesem Fakt einmal bemerkt:
"Mir ist noch nie eine Führungskraft untergekommen, die unabhängig von ihrem Rang oder ihrer Position nicht etwa ein Viertel der an sie gestellten Zeitansprüche einfach so in den Papierkorb werfen könnte, ohne dass deren Verschwinden jemals bemerkt würde".
Oooops, das wären ja 2 - 3 Stunden täglich.

Sie sagen: “Das kenn´ ich schon!”, dann lautet meine Frage: “Machen Sie das, was Sie "eigentlich" wissen?

Herzliche Grüße
Ihr Spezialist für das "Eigentlich"

Peter Saulus

Zu diesem und weiteren Führungsthemen veranstalten wir offene Kompetenz-Seminare für Führungskräfte in München.
Ergänzendes ist auch Nachzulesen in meinem Buch "Führen ohne Leiden", Springer-Gabler.

» http://www.integral-management.de/

erstellt am: 02.03.2016

Über den Autor
INTEGRAL-MANAGEMENT

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